REMONDIS Smart Infra:

De behoefte

Hoewel inkoopfacturen digitaal binnenkwamen bij REMONDIS Smart Infra, geschiedde het verwerkingsproces op papier. De administratie-afdeling printte facturen uit, verwerkte deze handmatig en legde ze voor aan de goedkeurders. Na accordering was het tijd om de afwachtcode van de factuur te halen en tot betaling over te gaan. Tijdens dit arbeidsintensieve proces raakten facturen weleens weg. Het overzicht was ver te zoeken. REMONDIS Smart Infra, vond dat het beter kon. Het bedrijf ging op zoek naar een inkoopfactuurverwerkingsoplossing.

De oplossing

Via ERP-leverancier 4PS kwam REMONDIS Smart Infra in contact met WhiteVision. Het stevige partnership tussen 4PS en WhiteVision en de goede koppeling tussen de systemen wekten de interesse van REMONDIS Smart Infra. Toen WhiteVision ook nog eens bleek te kunnen voldoen aan de behoefte van REMONDIS Smart Infra, was de beslissing snel genomen: het bedrijf koos voor de oplossing van WhiteVision.

“Sinds wij WhiteVision gebruiken, hebben we veel meer tijd en overzicht,” zegt Nicole Boom, administratief medewerkster bij REMONDIS. “Vroeger moesten we alle inkomende facturen uitprinten en handmatig verwerken. Vervolgens liepen we het hele gebouw rond om handtekeningen te verzamelen. Met de scan- en herken-oplossing en workflow-software van WhiteVision is dat verleden tijd. De SMART E-mail handler en de matching-module helpen ons nóg optimaler te werken. Inkoopfactuurverwerking kost ons nu veel minder inspanning. En we zien alles in één oogopslag!”

REMONDIS Smart Infra heeft ervoor gekozen om het inkoopfactuurverwerkingsproces vanaf de eerste stap te vereenvoudigen met WhiteVision. “De SMART E-mail handler bewerkt en sorteert inkomende facturen automatisch,” vertelt Nicole. “Een tijdbesparende tool!”

En dat is nog maar het begin. Want ook over SMART-OCR is Nicole erg tevreden: “Je kan heel gemakkelijk met het systeem werken. De factuurgegevens worden herkend en ingevuld, zodat je deze alleen nog even hoeft te controleren. De herkenning is vanaf het begin heel hoog. En als een leverancier eens niet direct wordt herkend, kan je het zelflerende systeem trainen.” Volgens Nicole is dit heel eenvoudig: “Je hoeft alleen enkele zaken aan te klikken. Dan weet het systeem voortaan wat het in een soortgelijke situatie moet doen.”

Een groot voordeel vindt Nicole dat WhiteVision voor meer overzicht heeft gezorgd. “Soms worden we gebeld met een vraag over een factuur,” vertelt zij. “Vroeger moesten we in zo’n geval eerst uitzoeken waar de factuur zich bevond. Met WhiteVision kunnen we dat heel makkelijk zien. Alles staat digitaal en is met een druk op de knop inzichtelijk. Het helpt enorm dat het systeem zo gebruiksvriendelijk is. Ik had het heel snel onder de knie.”

Dat de ingebruikname van de oplossing soepel verliep, komt óók door de implementatiefase. Wilfred Stinissen, Business Logic Manager bij REMONDIS, geeft aan dat de samenwerking met WhiteVision vanaf het begin prima is verlopen: “Tijdens de implementatie van WhiteVision hadden wij last van coronaperikelen. Daardoor was er natuurlijk sprake van enige vertraging. Maar de medewerkers van WhiteVision waren tijdens het project goed bereikbaar. Hun bereidheid om nét dat stapje extra te doen in deze bijzondere tijd heeft ertoe geleid dat het project toch bijtijds werd opgeleverd. En nadat wij de oplossing in gebruik hebben genomen, is gebleken dat het supportteam ook goed bereikbaar is.”

Wat Nicole zeer positief vindt, is dat papierloos werken een feit is sinds REMONDIS WhiteVision gebruikt. “We hoeven facturen niet meer in mappen te stoppen. Het digitale archief zorgt voor veel meer werkgemak. Het mooie is dat alle verwerkte facturen ook direct in 4PS staan. De koppeling tussen WhiteVision en 4PS werkt erg goed!”

Of REMONDIS Smart Infra voorlopig met WhiteVision blijft werken? “Dat lijkt mij wel,” zegt Nicole. “WhiteVision levert ons minder werk en meer tijd op.”