Raedts
Bouwbedrijf Raedts werkt voor professionele opdrachtgevers. Serviceverlening, onderhoud, verbouwingen, renovaties en gebouwbeheer vallen onder de werkzaamheden van het bedrijf. Goed opgeleide vakmensen werken in een collegiale sfeer aan (huur)woningen, scholen en bedrijven. Kwaliteit, ambachtelijkheid en degelijkheid zijn daarbij sleutelwoorden. Voor de 70 medewerkers van het bedrijf staat een hoge klanttevredenheid centraal. Een perfecte organisatie van het bouwproces vormt het fundament voor een vlekkeloze samenwerking met klant en toeleverancier.
De behoefte
Raedts krijgt veel serviceorders binnen. Verzoeken om reparatie en preventief onderhoud leveren een toestroom aan facturen en bonnen op, die het bedrijf snel én correct moet verwerken. Toen de groei van Raedts in een stroomversnelling raakte, liepen de 3 administratief medewerkers op hun tenen. Het was tijd om de ICT-omgeving te optimaliseren. Daarbinnen moest onder andere een techniek beschikbaar komen waarmee het bedrijf serviceorders en facturen met veel regels nóg efficiënter zou kunnen verwerken.
De oplossing
Sinds 1994 gebruikt Raedts ERP-systeem 4PS. Daarnaast werkt het bedrijf al jaren naar grote tevredenheid met de inkoopfactuurverwerkingsoplossing van Whitevision, die daaraan is gekoppeld. Toen Raedts steeds sneller groeide, besloot het in gesprek te treden met zijn Whitevision-consultant om nóg meer uit de oplossing te halen. Al snel kwamen beide partijen tot de conclusie dat enkele aanvullende functies het bedrijf zouden helpen om nog slimmer en sneller te werken.
De voordelen van Whitevision
- Tijdbesparing zorgt ervoor dat administratief medewerkers op een hoger niveau kunnen meedenken in het bedrijfsproces.
- Kleinere foutmarges omdat overtypwerk is geëlimineerd.
- Enorme tijdwinst door matching en regelherkenning.
- Goede integratie tussen Whitevision en 4PS: inkoopfactuurverwerking geschiedt in 1 systeem.
- Deskundige, behulpzame Whitevision-consultant en goede support
“We hebben veel geïnvesteerd in het uitbreiden van onze Whitevision-oplossing, maar die investering hebben we dubbel en dwars terugverdiend,” zegt Rob Kessels, manager financiën en controlling bij Raedts. “Onze administratief medewerkers hebben nu veel meer tijd om mee te denken in het inkoopfactuurverwerkingsproces. Zij hoeven niet langer gegevens over te typen, waardoor ze kunnen meekijken op een hoger niveau . Dát is wat je wilt.”
Zeker binnen een organisatie als Raedts is dit belangrijk, omdat er meer dan 20.000 facturen per jaar binnenkomen die stuk voor stuk een goede verwerking vereisen. “Wij hadden echt klantspecifieke oplossingen nodig, zodat de handling sneller zou verlopen en wij minder menselijke fouten zouden maken. Onze Whitevision-consultant heeft ons fantastisch geadviseerd. Hij kent de bouw erg goed, stelde de juiste vragen en kon zich uitstekend inleven in onze situatie. Bovendien heeft hij de implementatie van de aanvullende functies prima georganiseerd. Het verliep allemaal zeer soepel en prettig, net zoals al ons contact met Whitevision!”
Raedts breidde zijn oplossing van WhiteVision uit met 3 aanvullende functies. “Allereerst hebben we het fiatteringsproces aangepast,” vertelt Rob. “Enkele simpele wijzigingen hebben ervoor gezorgd dat we nu 2 fiatteringsrondes hebben en dat een factuur toch snel kan rondgaan binnen de organisatie.”
Daarnaast heeft het bedrijf gekozen voor matching, zodat inkoopfacturen automatisch worden gematcht met bestellingen. Ook regelherkenning is geïmplementeerd: “Wij ontvangen facturen waarop veel gegevens staan. Op een leasefactuur van een auto zie je bijvoorbeeld het kenteken en de bestuurder staan. Daarom staan er veel regels op. Onze Whitevision-consultant heeft ons geholpen met het aanmaken van een aantal standaardsjablonen. Hierdoor herkent het systeem de crediteur, de kostenplaats en de regels automatisch en kan het zulke facturen direct verwerken. Vroeger moesten we de regels overtypen, maar nu kunnen we facturen meteen doorzetten. Dat heeft een enorme tijdwinst opgeleverd!”
Toen Rob 3 jaar geleden aan de slag ging bij Raedts, had hij enige scepsis over een inkoopfactuurverwerkingsoplossing die is gekoppeld aan het ERP-systeem. Maar het bedrijf werkte al een tijd met Whitevision, wat betekende dat Rob zich hierin moest verdiepen. Al snel verdwenen zijn bedenkingen als sneeuw voor de zon: “De verwerking van de binnenstromende facturen gaat zó gemakkelijk! Je merkt helemaal niet dat je met 2 systemen werkt, omdat Whitevision en 4PS ontzettend goed geïntegreerd zijn. Wij handelen alles gewoon af in 1 systeem: Whitevision. Switchen is niet nodig.”
Dat de oplossing heel prettig in gebruik is, merkt Rob ook aan het feit dat hij het supportteam van Whitevision bijna nooit hoeft in te schakelen. “Wij hebben het meest te maken gehad met onze Whitevision-consultant. Ik vind dat we het enorm met hem hebben getroffen. Maar de enkele keer dát we het supportteam moesten inschakelen, werden onze verzoeken goed opgepakt en opgelost. Dat wil ik ook benadrukken. Bovendien verstuurt het supportteam altijd keurige meldingen omtrent automatisch onderhoud, zodat wij hier rekening mee kunnen houden. Whitevision denkt in alle opzichten met klanten mee en dat is zeer prettig.”
Zolang Raedts facturen blijft ontvangen, blijft Rob graag werken met Whitevision. Hij heeft de oplossing zelfs al meerdere keren aangeraden aan bedrijven in de regio. “Organisaties die geïnteresseerd waren in WhiteVision, hebben ons ook weleens gebeld. Ik heb hen telkens met plezier uitgelegd wat de voordelen zijn. Mijn aanbeveling heeft vruchten afgeworpen – ook zij zijn nu heel blij dat ze met Whitevision aan de slag zijn gegaan!” Logisch, vindt Rob: “Je weet wat je aan Whitevision hebt. Werken met Whitevision is gewoon een hele positieve ervaring!”
