Proxsys: Meer structuur, controle en inzichten: “Met WhiteVision verwerken we inkoopfacturen zoals het móet”

De behoefte

Proxsys gebruikte een boekhoudpakket met OCR-herkenning, maar kon zelf weinig inrichten in het systeem. Daarom kon het bedrijf inkoopfacturen niet zo efficiënt verwerken als het wilde. Daarin moest verandering komen, want Proxsys wilde in vele opzichten groeien. Met het oog op de toekomst was het automatiseren van de inkoopfactuurverwerking een must. Toen Proxsys overstapte op ERP-systeem AFAS, besloot het de zaken grondig aan te pakken: het was ook tijd voor een nieuwe scan- en herken-oplossing.

De oplossing

WhiteVision was al een tijdje in beeld bij Proxsys. Het bedrijf nam enkele andere partijen onder de loep, maar deze boden niet alle functionaliteiten waarnaar Proxsys op zoek was. Een livedemo op het kantoor van Proxsys wees uit dat WhiteVision dit wél deed: slimme OCR-software, geavanceerde functies (zoals regelherkenning) en de mogelijkheid om het systeem feedback te geven, spraken het bedrijf aan. Proxsys hakte de knoop door: het ging met WhiteVision in zee.

“Met WhiteVision verloopt onze inkoopfacturenflow veel gestructureerder,” vertelt Niels Vermeulen, assistent controller bij Proxsys. “We hebben er meer controle over dan voorheen. En de scanfunctie zorgt dat we de boekhouding beter kunnen organiseren.”

Collega Diana Euser, die ook bij Proxsys werkt als assistant controller, is het daar mee eens: “WhiteVision heeft ons vooral meer inzichten opgeleverd, wat ons oude systeem niet deed. Nu verwerken we inkoopfacturen zoals dat eigenlijk moet. We zijn dan ook heel tevreden met WhiteVision!”

Volgens Proxsys maken diverse aspecten WhiteVision bijzonder. Een voorbeeld: de feedbackfunctie. “Wanneer je de eerste factuur van een leverancier binnenkrijgt, komt het voor dat de software bepaalde factuurelementen niet in één keer herkent,” vertelt Niels. “In zo’n geval kan je het zelflerende systeem feedback geven. Alle volgende keren verloopt de herkenning dan vlekkeloos. WhiteVision onthoudt niet alleen zaken als het factuurnummer en de leverancier, maar ook de grootboekrekening en de standaardomschrijving. Heel handig!”

Diana voegt hieraan toe: “Als je WhiteVision feedback moet geven, is dat in principe alleen nodig bij de eerste factuur van een leverancier. Daarna vult het systeem alles zelf in. Zelfs als één leverancier verschillende factuurtypes stuurt, want daarvoor kan je binnen WhiteVision een template opzetten. Zo herkent het systeem drie verschillende soorten facturen van één leverancier. De regelherkenningsfunctie zorgt dat het systeem zelfs de afzonderlijke regels herkent, ongeacht de grootte van een factuur.”

Alles staat of valt bij een goede inrichting van het systeem. “Als je de initiële fase goed aanpakt, zal je altijd profijt hebben van WhiteVision,” zegt Niels. “Want dan levert de oplossing tijdwinst op en helpt zij je de kwaliteit van elke boeking hoog te houden.” Is dat bij Proxsys het geval? “Jazeker. De implementatie verliep namelijk heel goed. Onze WhiteVision-consultant heeft samen met ons bekeken welke factuurtypen we binnenkrijgen en met welke uitzonderingen we te maken hebben. Daarna hebben we alles geleerd over het feedback geven op facturen.”

Dat gebeurde ruim vóór de livegang. “Toen wij WhiteVision op 1 januari 2021 in gebruik namen, hadden we veel ingewikkelde facturen al van feedback voorzien,” vertelt Diana. “Onze WhiteVision-consultant had ons hierbij geholpen.”

Het support was overigens niet afgelopen na de livegang: “Gedurende de eerste maand sorteerden we moeilijke boekingen waar we zelf niet uitkwamen,” legt Niels uit. “Eind januari bespraken wij deze met onze WhiteVision-consultant tijdens een meeting. De maand erop was alles ingericht!”

Nu Proxsys volop met WhiteVision werkt, lopen de medewerkers weleens tegen vragen aan. “Deze kan je heel makkelijk bij het supportteam melden via WhiteVisions klantportaal,” zegt Diana. “WhiteVision reageert altijd en lost problemen op.” In de praktijk kampt Proxsys echter niet vaak met vragen: “Het systeem ziet er geavanceerd uit, maar het is heel gebruiksvriendelijk. Als je er enkele keren mee hebt gewerkt, spreekt alles voor zich.”

Diana en Niels zijn er dan ook van overtuigd dat Proxsys met de oplossing zal blijven werken. “We weten ook dat WhiteVision nog meer opties biedt,” zegt Niels. “Als ons bedrijf klaar is voor de volgende stap op het gebied van procesverbetering, kan WhiteVision meegroeien. Dat is fijn om te weten!”