Prohles
Bij Stichting Prohles, een stichting voor Protestants-Christelijk en Hervormd basisonderwijs in Katwijk, werken bezielde professionals. Zij dagen de leerlingen op hun scholen dagelijks uit om zelfbewuste, eigentijdse burgers met compassie te worden die deel uitmaken van een gemeenschap. Wederzijds respect en acceptie in de ontmoeting met de ander staan bij Stichting Prohles voorop. In alle handelingen blijft zij dicht bij haar vier speerpunten: onderwijskwaliteit, ontwikkeling, netwerk en identiteit. De stichting staat voor hoogwaardig basisonderwijs, waarbij de christelijke identiteit wordt beleden en beleefd. Vanuit deze overtuiging werken circa 300 leerkrachten aan goed onderwijs voor ongeveer 3.300 leerlingen.
De behoefte
Stichting Prohles werkte al bijna 10 jaar met een scan- en herken-oplossing inclusief workflow-software. Maar de overstap naar AFAS vroeg om vernieuwing. Het plan was om de personeels- én financiële administratie in één systeem te gaan beheren. Vanuit die gedachte besloot de stichting om voor het verwerken van inkoopfacturen een softwareoplossing te zoeken die uitstekend met AFAS zou koppelen.
De oplossing
Toen Stichting Prohles bij AFAS aanklopte voor advies, viel de naam ‘Whitevision’ direct. Een kennismakingsgesprek leidde tot een demo. Deze toonde aan dat Whitevision het automatisch scannen, herkennen en boeken van inkoopfacturen zou faciliteren. Daarmee streefde het de OCR-oplossing die Stichting Prohles destijds gebruikte voorbij. Bovendien was de prijs-kwaliteitverhouding prima in orde. De laatste stap in het besluitnameproces was om een kijkje te nemen bij een andere scholengroep die WhiteVision al gebruikte. Deze referentie trok Stichting Prohles over de streep: zij besloot om met Whitevision in zee te gaan.
De voordelen van Whitevision
- Tijdbesparing en efficiëntie boost.
- Meer ruimte voor controlerend en adviserend werk door automatisering van handmatige taken.
- Hoog herkenningsgehalte dat almaar beter wordt door het zelflerende vermogen van de slimme OCR-software.
- Automatische meldingen omtrent afwijkingen door uitstekende koppeling met AFAS.
- Uitstekende begeleiding bij het gebruik van een zeer gebruiksvriendelijke oplossing.
“Whitevision scheelt veel werk, levert tijdbesparing op en zorgt voor meer efficiëntie,” zegt Sander, adviseur financiën bij Stichting Prohles. Hij heeft de livegang van Whitevision en AFAS begin januari 2022 samen met een team uitgerold binnen de organisatie.
“De totaaloplossing van Whitevision is heel innovatief,” aldus Sander. “Het systeem leest facturen standaard goed in. De automatisering van een administratief proces als inkoopfactuurverwerking past goed bij de manier waarop we tegenwoordig met elkaar leven. Het scheelt heel veel tijd en frustratie. Omdat wij facturen niet meer handmatig hoeven te boeken, hebben we meer ruimte voor andere taken. Ik kan bijvoorbeeld meer controlerend en adviserend werk verrichten!”
Sander legt uit waarom hij in de praktijk zeer tevreden is met Whitevision. “Nadat een factuur terecht is gekomen in het systeem, kan een medewerker deze bekijken en beoordelen. Eigenlijk hoef je alleen even te controleren of het systeem alles goed heeft herkend. Is dat eens niet zo, dan kan je een factuur makkelijk trainen. Dat hoef je maar één keer te doen. Daarna gaat de herkenning voor de betreffende crediteur automatisch.”
Heel soms is er — door de wijze van aanlevering — sprake van een slecht herkenbare factuur, maar zelfs dan is er geen handmatig typewerk nodig: “Je hoeft alleen in de betreffende velden te klikken om de informatie in te voeren. Dat is erg efficiënt werken.”
Wat Sander ook heel handig vindt, is dat Whitevision wijst op afwijkende informatie: “Als het KvK- of btw-nummer op de factuur afwijkt van de crediteureninformatie in AFAS, signaleert Whitevision dat. En ook als een factuur al eerder geboekt is in AFAS, geeft het systeem ons een seintje. De koppeling werkt dus uitstekend. Dat scheelt ons tijd!”
Volgens Sander is de gebruiksvriendelijkheid van Whitevision een pluspunt. “Tijdens de implementatie heeft onze Whitevision-consultant twee dagen lang het proces met mij doorgenomen. Hij zorgde dat alles tiptop in orde was, zodat we direct met de oplossing aan de slag konden. En in de praktijk bleken we heel makkelijk met het systeem te kunnen werken. Alles spreekt voor zich.”
Lopen Sander en zijn collega’s toch eens tegen een vraag aan, dan schakelen zij het supportteam van Whitevision in. “Daarvoor gebruiken we het klantportaal. Whitevision reageert dan heel accuraat. De enkele keer dat wij een incident hebben ingeschoten, wisten we binnen een dag precies waar we aan toe waren.”
Het meest positieve aspect van Whitevision? Dat kan Sander helder definiëren: “Whitevision is een toevoeging voor mijn organisatie. Het sluit heel goed aan op AFAS en geeft realtime inzicht in de kosten. Zo behouden wij de controle. Bovendien automatiseert de oplossing handmatige handelingen omtrent het boeken van inkoopfacturen. Daardoor houden wij tijd over.”
Sander meent dat Stichting Prohles niet meer zonder Whitevision kan: “Wij hebben een structureel goed programma dat onze basisadministratie ondersteunt. Whitevision heeft ons prima begeleid en de oplossing bevalt ons. Ik ben zeer enthousiast!”
