PCOGV
De Protestants Christelijke Organisatie voor opvang en onderwijs in de Gelderse Vallei (PCOGV) biedt opvang en onderwijs aan op 15 kindcentra. Meer dan 450 professionals werken samen om ruim 3.000 kinderen te stimuleren en ondersteunen in hun ontwikkeling. Het stichtingsbureau PCOGV faciliteert en ondersteunt de afzonderlijke kindcentra vanuit een heldere visie en missie én duidelijke waarden. Daardoor kunnen zij zich maximaal bezighouden met de ontwikkeling van de kinderen. De kindcentra bieden kinderen een vertrouwde, veilige en stimulerende plek waar zij de mogelijkheid krijgen om ontdekkingen te doen, elkaar te ontmoeten en zich te ontwikkelen op weg naar de volwassenheid.
De behoefte
PCOGV werkte met een pakket voor de verwerking van inkomende documenten. Na binnenkomst gingen facturen naar de verschillende locaties, waar ze werden uitgeprint, verwerkt en geaccordeerd. Daar waren veel handelingen mee gemoeid. Dat kon anders, vond PCOGV. De organisatie besloot om een digitaliseringsslag te maken en de zaken daarbij direct bovenschools te trekken. Meer eenduidigheid was van belang. Dé stap die daartoe moest leiden: een overstap naar ERP-pakket AFAS in combinatie met een automatiseringsoplossing voor inkoopfactuurverwerking.
De oplossing
Een projectbegeleider van een extern bureau begeleidde PCOGV bij de implementatie van AFAS. Deze adviseerde de organisatie eveneens omtrent een oplossing voor het verwerken van inkomende facturen. PCOGV legde diverse leveranciers naast elkaar, waaronder Whitevision. Daarbij bekeek het de koppeling, de mogelijkheden en de ervaringen van bestaande klanten. Een demo van Whitevision gaf de doorslag: Whitevision begreep goed waar PCOGV tegenaan liep en de oplossing bleek precies aan te sluiten bij de wensen van de organisatie.
De voordelen van Whitevision
- Tijdwinst en meer efficiëntie.
- Automatisering van veel handelingen in het inkoopfactuurverwerkingsproces.
- Zeer goede koppeling met AFAS.
- Prima begeleiding tijdens én na de implementatie.
“Whitevision heeft ons veel gebracht, vooral op het gebied van efficiëntie,” zegt Robert van de Ven. Naast leerkracht is hij ook ICT-coördinator en functioneel beheerder van AFAS bij PCOGV, waardoor hij nauw betrokken is geweest bij de implementatie van AFAS én Whitevision. “Het factuurverwerkingsproces verloopt nu veel soepeler. De medewerkers op de verschillende locaties hebben er nu bijna geen omkijken naar.”
De overstap naar deze nieuwe werkwijze ging overigens niet zonder slag of stoot. “Intern moesten we de processen echt omgooien. Zo hebben medewerkers nu andere rollen en rechten binnen het systeem. En toen we besloten om de zaken bovenschools te trekken, kregen zij ook te maken met een andere manier van werken. Bepaalde verantwoordelijkheden — bijvoorbeeld voor het doorzetten en betaalbaar stellen van facturen — zijn weggevallen. Dat was best even wennen. Maar uiteindelijk heeft dit iedereen opgeleverd waarnaar we op zoek waren: tijdwinst.”
Hóe Whitevision het verwerkingsproces rondom inkoopfacturen heeft versoepeld, legt Robert haarfijn uit: “Veel handelingen zijn geautomatiseerd. Facturen komen tegenwoordig binnen in één speciale mailbox. De SMART E-mail handler bewerkt en sorteert de ontvangen facturen, waarna ze automatisch het systeem in gaan. Vervolgens bekijken de administratief medewerkers op ons stafbureau of de facturen op de goede locatie terechtkomen.
Uiteindelijk zal de slimme OCR-software van Whitevision dit ook geheel automatisch verzorgen, maar momenteel voeren we nog controles uit. Zo trainen we het zelflerende systeem. Zodra de factuur op de juiste locatie is beland, bekijkt een administratief medewerker even of alle gegevens kloppen. Is dit het geval, dan gaat de factuur naar de leidinggevende. Daarmee is de herkenning rond!” Omdat PCOGV de daaropvolgende procuratie via AFAS laat verlopen, is de koppeling met Whitevision extra handig: “Vanaf dag één van de livegang heeft de koppeling heel goed gewerkt. Daar profiteren wij zeker van!”
Tijdens de implementatie is PCOGV uitstekend begeleid door een Whitevision-consultant. “Het was heel plezierig om te werken met een vaste contactpersoon,” zegt Robert. “Onze Whitevision-consultant heeft het systeem duidelijk uitgelegd, onze medewerkers getraind in het gebruik van Whitevision en zeer goede begeleiding gegeven. Daardoor waren wij goed klaargestoomd voor de livegang.”
Daarbij bleek gauw dat Whitevision een gebruiksvriendelijk systeem is: “Het werkt heel intuïtief, waardoor je er makkelijk mee kan werken.”
Support heeft PCOGV dan ook vrijwel nooit nodig. Maar als dat tóch eens het geval is, verloopt het proces zeer soepel: “Een melding schiet je in via het klantportaal. De supportmedewerkers handelen deze snel en keurig af. Net als onze Whitevision-consultant pakken zij alles goed en adequaat op.”
Het meest positieve aspect aan Whitevision? “Het verhaal klopt gewoon,” vindt Robert. “Whitevision belooft dat je met de oplossing tijd bespaart en een efficiëntieslag maakt. En in de praktijk is dat ook zo. Bovendien werk je met een hele prettige, betrouwbare partner: Whitevision reageert snel, denkt met je mee en komt afspraken na. Tegenwoordig is het bijna een uitzondering als een bedrijf dat doet. Daarom is dit echt een positief punt.”
Of Robert Whitevision zou aanbevelen aan andere organisaties? “Absoluut! In de oriëntatiefase hebben wij verschillende systemen naast elkaar gelegd om een weloverwogen beslissing te nemen. En wij zijn erg tevreden met onze keuze. Als je erover denkt om met Whitevision in zee te gaan, zou ik dit 100% aanbevelen. Daar is geen twijfel over mogelijk!”
