Het Parkhuis
Het Parkhuis is een veelzijdige zorgorganisatie die langdurige zorg biedt aan 325 intramurale en ruim 250 extramurale cliënten. Kwaliteit van leven staat voorop. Daarnaast hanteert de organisatie enkele belangrijke kernwaarden: hartverwarmend en bekwaam, respectvol, betrouwbaar en gastvrij. Het Parkhuis ontwikkelt zich tot hét expertisecentrum voor dementie, Korsakov en gerontopsychiatrie in Dordrecht en omgeving. Met circa 700 medewerkers en ruim 300 vrijwilligers werkt de organisatie structureel aan kwaliteit en voortdurende verbetering. Het Parkhuis zoekt actief naar samenwerking met andere sectoren.
De behoefte
Het Parkhuis ontvangt circa 12.000 facturen per jaar. De financiële administratie verwerkte deze van oudsher handmatig: medewerkers schreven de codering van een factuur op, boekten deze in op de computer, creëerden een controlestrookje in Excel, lieten de factuur nakijken en accorderen, sorteerden het document en deden de betaling. Al met al hadden zij een factuur zo’n 10 keer in handen voordat deze de ordnerkast in ging. Dat kon beter, vond het Parkhuis. Daarom ging de organisatie op zoek naar een tijdbesparende automatiseringsoplossing.
De oplossing
In 2018 stapte het Parkhuis over op een ander ERP-pakket: AFAS. Toen de organisatie haar nieuwe ERP-leverancier vroeg naar een inkoopfactuurverwerkingsoplossing, vertelde AFAS over zijn partnership met Whitevision. Het feit dat AFAS de oplossing zelf naar tevredenheid gebruikte, wekte vertrouwen. Het Parkhuis ging in gesprek met Whitevision en kreeg een demo. Het klikte goed en de oplossing bleek precies te bieden wat de organisatie zocht. Daarom besloot het Parkhuis zijn inkoopfacturen met Whitevision te gaan verwerken.
De voordelen van Whitevision
- Meer tijd en efficiëntie.
- Nieuwe functionaliteit: matchen inclusief btw.
- Zelflerende OCR-software: je regelt zaken één keer in, waarna het systeem facturen automatisch verwerkt.
- Digitaal archief, waardoor facturen nooit meer wegraken.
- Deskundig, klantvriendelijk supportteam dat accuraat te hulp schiet.
“Wat Whitevision ons heeft opgeleverd? Tijdwinst en efficiëntie,” zegt Martin Batenburg, teamleider administratie en automatisering bij het Parkhuis. “Wij wilden onze processen simpeler maken en dat is met deze oplossing gelukt. Whitevision heeft zelfs een nieuwe functionaliteit voor ons toegevoegd: matchen inclusief btw. Wij moeten namelijk altijd btw betalen, omdat we een zorgorganisatie zijn. Whitevision bediende voorheen vooral klanten die niet met dit probleem kampten en heeft deze functionaliteit samen met ons opgezet. Nu kunnen alle zorgklanten van Whitevision gebruikmaken van de functionaliteit. Heel fijn dat Whitevision openstaat voor zulke ontwikkelingen en uitbreidingen. Daardoor hoeven wij niet meer handmatig te bekijken of bepaalde orders overeenkomen met de facturen. Whitevision verwerkt die orders direct!”
Sinds het Parkhuis Whitevision gebruikt, kost het verwerken van inkoopfacturen véél minder tijd. Martin: “De meeste facturen komen tegenwoordig in pdf-vorm binnen in onze facturenmailbox, die Whitevision automatisch uitleest. De enkele papieren factuur die we ontvangen, scannen we in. Ook deze komt in het systeem terecht. Vervolgens herkent de slimme OCR-software van Whitevision de factuurgegevens: van leverancier en factuurnummer tot boekingsdatum en bedrag. Dat scheelt enorm veel verwerkingstijd.”
Tijdens de coronacrisis is dit extra merkbaar voor het Parkhuis: “Wanneer personeelsleden zijn getroffen, zetten we uitzendbureaus in. Via hen werken we soms met zzp’ers, die wekelijks een factuur sturen. Dit betekent dat we zomaar 100 facturen in een week kunnen ontvangen. Als we die handmatig hadden moeten verwerken, waren we daar zeker een dag mee bezig geweest. Maar nu kost het hele proces ons hoogstens een uur!”
Wat Martin ook positief vindt aan Whitevision, is dat je het systeem kunt leren op welke grootboekrekening je de artikelen van een bepaalde leverancier geboekt wilt hebben. “Dat hoef je maar één keer in te regelen. Zeer handig, want daarna verloopt het proces automatisch: je leest een factuur in, ziet de boeking staan en klikt op ‘verwerken’. Dan gaat de factuur regelrecht je financiële systeem in.”
Daarnaast raken facturen niet meer weg: “Wanneer je met papieren facturen werkt, gebeurt dit weleens. Maar in het digitale archief van Whitevision vind je alle facturen altijd met één druk op de knop terug!”
Over het contact met Whitevision kan Martin zich alleen maar positief uitlaten: “Via de supportdesk kun je meldingen inschieten. Het supportteam bestaat uit hele fijne mensen die verstand van zaken hebben en je graag helpen. Toen wij de functionaliteit ‘matchen inclusief btw’ onder de knie wilden krijgen, moesten we hen een aantal keren inschakelen. Dan logden zij in op afstand om met ons mee te kijken. Ze deden berekeningen en testten direct of een oplossing wel of niet werkte. Daar waren wij heel blij mee, want zo waren we snel geholpen.”
Of het Parkhuis met Whitevision wil blijven werken? “Absoluut. De oplossing biedt heel veel voordelen voor ons. En het team van Whitevision is zeer prettig om mee te werken.”
Martin zou de oplossing dan ook zeker aanbevelen aan anderen: “Je wint er veel tijd mee. Bovendien sla je de handen ineen met een organisatie die veel kennis heeft én graag met je meedenkt om jouw processen te optimaliseren!”
