PALI Group
PALI Group is een grote speler op de Europese kalfsvleesmarkt. Het familiebedrijf, dat inmiddels zo’n 60 jaar bestaat, wil vanuit zijn passie voor vee het beste uit zichzelf en zijn ketenpartners halen. Zo wil het laten zien dat goede bedrijfsresultaten uitstekend samengaan met twee zaken: prachtige producten en respect voor het vee. Als betrokken partner biedt PALI Group advies en begeleiding. Het streven: toegevoegde waarde leveren in de hele keten. PALI Group verzorgt namelijk handel, logistiek, slacht, het maken, opslaan, verkopen en transporten van vlees en de verwerking van de huiden. Klanten kunnen altijd rekenen op kwaliteit en flexibiliteit.
De behoefte
Voor PALI Group was het belangrijk om inkomende facturen op een zo simpel mogelijke manier te verwerken. Een voorwaarde was dat medewerkers alle handelingen binnen het systeem zouden kunnen verrichten. Na het scan- en herken-proces wilde PALI Group facturen met één druk op de knop in het ERP-systeem kunnen boeken. Met deze wensen in het achterhoofd ging het bedrijf op zoek naar de juiste automatiseringsoplossing.
De oplossing
Whitevision biedt diverse mogelijkheden die nuttig bleken voor PALI Group. Omdat het bedrijf met allerlei uitzonderingen te maken heeft (mede vanwege de aard van de industrie waarin het opereert), was de flexibiliteit van de oplossing een doorslaggevende factor. Zeker in vergelijking tot andere partijen kon Whitevision aanpassingen gemakkelijk meenemen. Ideaal voor PALI Group, die zo een efficiëntieslag kon doorvoeren.
De voordelen van Whitevision
- Flexibele oplossing die ook voor een complexe administratie een efficiëntie boost realiseert.
- Soepel inkoopfactuurverwerkingsproces door zelflerende slimme OCR-software en de Whitevision Workflow.
- Meer efficiëntie en een lager foutgehalte.
- Innovatieve OCR-leverancier die altijd meedenkt met de klant.
- De oplossing voorziet in alle behoeftes én is goedkoper dan vergelijkbare alternatieven.
“WhiteVision heeft het systeem dusdanig geïmplementeerd dat de oplossing aan al onze wensen en eisen voldoet,” zegt Arnaud Rijkeboer, manager bedrijfsvoering bij PALI Group. Hij is verantwoordelijk voor informatiegerichte verbeterprojecten en stuurt een administratie van 14 personen aan. Zij zetten zich in voor alle bedrijven die onder PALI Group vallen, wat betekent dat ze veel verschillende handelingen moeten verrichten.
Wat in dat kader essentieel is? Flexibiliteit. Arnaud: “Wij werken vaak op verschillende dimensies. Whitevision bleek deze heel makkelijk te kunnen meenemen in het inkoopfactuurverwerkingsproces. En hoewel wij met 17 administraties werken, zet Whitevision de facturen daarvoor netjes in één overzicht. Wij hoeven niet in te loggen op meerdere accounts — het systeem herkent een inkoopfactuur en zet deze in de juiste administratie bij het boeken. Whitevision is dus flexibel genoeg om ook voor onze complexe administratie een efficiëntie boost te realiseren.”
Met het gebruik van WhiteVision verloopt het verwerkingsproces van inkoopfacturen zeer soepel. “Wanneer een factuur binnenkomt in ons mailaccount, wordt deze automatisch doorgezet naar Whitevision,” legt Arnaud uit. “Nadat de slimme OCR-software de factuurgegevens heeft herkend, controleert een medewerker of dit goed is gegaan. Bij een nieuwe leverancier is het soms nodig om het systeem even te trainen. Omdat de software zelflerend is, hoef je dit maar één keer te doen. Wij vinden de trainingsfunctie daarom heel handig.”
Wanneer alle gegevens in de juiste velden staan, zetten de financieel-administratief medewerkers van PALI Group de factuur met één druk op de knop door naar het ERP-systeem. Het bedrijf is vorig jaar overgestapt op de cloudversie van Microsoft Dynamics Business Central en gebruikt sindsdien ook de workflow-software van Whitevision: “Deze heeft voor veel meer overzicht gezorgd. Voorheen moesten goedkeurders namelijk alle 17 bedrijven doorbladeren om te kijken waar facturen klaarstonden. Met de oplossing van WhiteVision krijgen zij één lijst van alle bedrijven te zien. En we hebben ingesteld dat ze iedere week een seintje krijgen omtrent facturen die klaarstaan.”
Wat de oplossing van Whitevision PALI Group concreet heeft opgeleverd? “Efficiëntie en correcte informatie,” zegt Arnaud. “Vanuit mijn rol let ik heel goed op deze zaken. Want je moet altijd streven naar een zo foutloos mogelijke administratie, zowel in het kader van accuraatheid als tijdbesparing. Met het gebruik van Whitevision is het foutgehalte absoluut afgenomen — zeker nu we de trainingsfunctie goed weten te gebruiken.”
PALI Group heeft de implementatie van het nieuwe ERP-systeem aangegrepen om op dit gebied nóg een efficiëntieslag te maken: “Wij hebben ons nog eens extra verdiept in het trainen van Whitevisions SMART-OCR. Dat heeft zijn vruchten afgeworpen. Nu de trainingen nog beter gaan, verloopt het hele proces ook efficiënter: we verrichten nóg minder handmatige handelingen en hebben het foutgehalte verder naar beneden gebracht.”
Arnaud prijst de bereidheid van Whitevision om op een oplossingsgerichte manier mee te denken met de klant: “Whitevision kijkt altijd hoe de zaken voor óns kunnen werken. Toen ik bijvoorbeeld aangaf dat wij e-facturen via een bepaald e-facturatienetwerk wilden ontvangen, heeft Whitevision voorgesteld om een pilot met ons op te pakken. Deze is succesvol verlopen, waardoor wij onze goedkeuringen in één systeem kunnen blijven doen.”
Aangezien Whitevision innovatief te werk gaat en blijft inspelen op trends als e-facturatie, ziet Arnaud een langdurige samenwerking voor zich: “Met Whitevision behalen we de doelen die wij onszelf gesteld hebben. Vroeger stonden er aan het eind van de week bijvoorbeeld 600-700 facturen open. Wij wilden dat aantal drastisch omlaagbrengen. Nu we Whitevision in combinatie met ons nieuwe ERP-systeem gebruiken, zijn er tegen vrijdagmiddag maximaal 50 openstaande facturen.”
Arnaud denkt er niet over om met een ander systeem te werken: “Whitevision voorziet in onze behoeftes en is ook nog eens goedkoper dan alternatieven die claimen hetzelfde te kunnen. Als je inkoopfacturen efficiënt wilt verwerken met een automatiseringsoplossing, zou ik zeker aanraden om Whitevision serieus te overwegen.”
