Tijdsbesparing tips?

Paardekooper

Steeds meer efficiëntie: “WhiteVision faciliteert onze continue procesverbetering”

    • Een gebruiksvriendelijk programma: “alles spreekt voor zich”
    • De workflow helpt ons om facturen snel te accorderen
    • Veel mogelijkheden om je processen te verbeteren
    • Iedereen doet er alles aan om je te ondersteunen

Lees verder

Branche
Handel

Koppeling
RAW

Klant
Sinds 2010

Over Paardekooper

Paardekooper is dé autoriteit op het gebied van duurzame verpakkingen. Van oorsprong is Paardekooper een familiebedrijf, maar in de afgelopen 102 jaar is het van een kleine winkel uitgegroeid tot een flinke onderneming. Door diverse overnames en een indrukwekkende groei kan Paardekooper een compleet productassortiment aanbieden aan klanten. Het bedrijf is een betrouwbare, enthousiaste partner van ieder bedrijf dat opereert in de wereld van foodservice, industrie, retail, horeca, horti en AGF. Of het nu gaat om koffiebekers, stokbroodzakken of inpakpapier bij een parfumerie, Paardekooper verzorgt het. Niet voor niets onderscheidt het bedrijf zich keer op keer door nieuwe, inspirerende verpakkingsconcepten!

“WhiteVision is een klantvriendelijk bedrijf en biedt een oplossing waarmee je écht efficiënter kan werken. Wij blijven voorlopig zeker met WhiteVision werken!”

 

Wilco van der Wal
Teamleider crediteurenafdeling bij Paardekooper

De behoefte

Paardekooper ontving inkoopfacturen op papier en liet deze in een map het bedrijf rondgaan. Deze traditionele werkwijze vergde veel tijd. Met de opkomst van digitaal werken was het tijd voor een verandering: Paardekooper wilde inkomende facturen op een snellere, eenvoudigere manier verwerken. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een automatiseringspartij.

 

De oplossing

Om een gedegen keuze te kunnen maken, nodigde Paardekooper een aantal partijen uit voor een kennismaking. WhiteVision bleek een totaaloplossing te bieden voor alle inkoopfacturen — óók de varianten met ontvangst van goederen op regelniveau. Daarom besloot Paardekooper te gaan werken met de slimme OCR-software en de workflow van WhiteVision.

De voordelen die Paardekooper

ervaart van WhiteVision:

  • Efficiënter inkoopfacturen verwerken (met SMART-OCR) en goedkeuren (met workflow-software).
  • Veel mogelijkheden om continu je processen te verbeteren.
  • Gebruiksvriendelijk programma met een lage leercurve.
  • Uitstekend supportteam dat vlot reageert om problemen op te lossen.
  • Duidelijke, flexibele, betrouwbare leverancier.

“Wij zijn continu bezig met procesverbetering en WhiteVision kan ons daarin uitstekend faciliteren met een totaaloplossing,” zegt Wilco van der Wal, teamleider crediteurenafdeling bij Paardekooper. Samen met zijn collega’s draagt hij zorg voor een goede verwerking en een tijdige betaling van inkoopfacturen.

 

“De slimme OCR-software van WhiteVision heeft het proces veel efficiënter gemaakt,” vertelt Wilco. “En de workflow helpt ons om facturen snel te accorderen. Momenteel kijken we naar een nieuwe optimalisatie: het inbouwen van verschillende accorderingsniveaus, waardoor we facturen nóg sneller kunnen goedkeuren. Onze WhiteVision-consultant heeft aangegeven dat dit mogelijk is. Ondertussen onderzoeken we ook eventuele volgende stappen, zoals het laten afhandelen van de facturen-mailbox door de SMART E-mail handler. Zoals ik al aangaf: WhiteVision biedt erg veel mogelijkheden om je processen te verbeteren!”

“In de afgelopen 6,5 jaar hebben we 2 aanvullende efficiëntieslagen gemaakt”

Toen Wilco 6,5 jaar geleden bij Paardekooper in dienst trad, werkte het bedrijf al met WhiteVision. Hoewel dat voor een efficiënte werkwijze zorgde, was er binnen het bedrijf ruimte voor procesverbetering. “Alle facturen werden nog uitgeprint en door een scanapparaat gehaald,” vertelt Wilco. “Pas daarna kwamen ze terecht in WhiteVision. Gaandeweg gingen we bekijken hoe we nog meer profijt van het systeem konden hebben. Daarop hebben we besloten om alle facturen via de digitale weg te laten binnenkomen. Nu kunnen we ze eenvoudig naar het juiste mapje slepen, van waaruit ze in WhiteVision terechtkomen.”

Eind 2019 heeft Paardekooper ook het grootboek geïmplementeerd in WhiteVision. “Dit betekent dat we de codering (die we eerst handmatig meegaven in ons ERP-systeem) in WhiteVision doen, waarna er een XML-bestand naar het ERP-systeem gaat. De factuur is dan geboekt, maar er zit een betalingsblokkade op. Pas wanneer we het document hebben geaccordeerd via de WhiteVision Workflow, wordt de factuur vrijgegeven voor betaling. Een heel handig systeem!”

“Iedereen bij WhiteVision is bereidwillig om je te helpen”

Wilco van der Wal
Teamleider crediteurenafdeling bij Paardekooper

Volgens Wilco is WhiteVision een gebruiksvriendelijk programma: “Alles spreekt voor zich. Nieuwe collega’s krijgen een training, tips en tricks. Maar als je zelf even goed rondkijkt in het systeem, leer je vrij snel hoe het werkt. Het is namelijk zeer logisch ingericht.”

 

Wanneer Paardekooper tóch eens support nodig heeft, weet het supportteam van WhiteVision het bedrijf goed te ondersteunen. “Wanneer wij een vraag hebben, schieten we een ticket in via het klantportaal,” vertelt Wilco. “WhiteVision reageert daar heel snel op. Het supportteam houdt je altijd op de hoogte via berichten in het klantportaal. Je wordt daarvan op de hoogte gesteld via e-mail. En soms kijkt een supportmedewerker even met je mee om het probleem vlot op te lossen.”

 

Ook over het contact met de WhiteVision-consultant is Wilco erg tevreden: “De samenwerking verloopt soepel. Tijdens de coronacrisis konden we bijvoorbeeld digitaal de agenda van onze consultant inzien en een meeting met hem inplannen.” Deze bereidwilligheid om klanten te helpen is volgens Wilco overigens kenmerkend voor WhiteVision: “Mijn ervaring is dat iedereen bij WhiteVision er alles aan doet om je te ondersteunen.”

“WhiteVision is duidelijk, flexibel en betrouwbaar”

Hoe Wilco WhiteVision zou samenvatten? “Een fijne partij om mee samen te werken,” zegt hij stellig. “WhiteVision is duidelijk en lekker informeel. Het is geen logge partij. Het bedrijf is uitstekend te bereiken en je treft altijd medewerkers aan die voor je klaarstaan. Dat geeft ook de bedrijfscultuur weer: iedereen is flexibel en vindt klantvriendelijkheid erg belangrijk.”

 

Wilco zou WhiteVision dan ook zeker aanbevelen aan andere bedrijven: “De oplossing werkt heel goed en kan zich richten naar jouw wensen. Bovendien werk je met een betrouwbare, fijne leverancier!”

Aan de slag met een betrouwbare automatiseringsoplossing?

Benieuwd wat onze software kan betekenen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Tim van Esdonk – consultant

contact opnemen

Meer klantverhalen lezen?

IP Zanten

“Tijdbesparing, efficiëntie en overzicht: WhiteVision stelt ons in staat om ons proces steeds verder te verbeteren”

Koppeling: AGP

Lees meer over deze case

Safety Group

Tijdbesparend, gebruiksvriendelijk en innovatief: “WhiteVision kan ons blíjven helpen bij het optimaliseren van onze processen”

Koppeling: AFAS

Lees meer over deze case