NVD Beveiligingsgroep

De behoefte

Eén medewerker van NVD was elke week 40 uur bezig met crediteurenbeheer. Het gehele inkoopfactuurverwerkingsproces verliep handmatig – van facturen inscannen tot een boeking afronden in AFAS. Dat moest slimmer en sneller, vond NVD. Daarom ging het op zoek naar een geschikte oplossing voor het digitaal verwerken van inkomende facturen.

De oplossing

De zoektocht startte bij ERP-leverancier AFAS. Deze gaf aan dat diverse partners een koppeling met het ERP-pakket boden. Daarop ging NVD om de tafel met twee partijen, waaronder WhiteVision. Vervolgens brachten NVD-medewerkers een bezoek aan klanten van beide aanbieders om te bekijken hoe deze in de praktijk met de pakketten werkten. De keuze viel snel op WhiteVision: de oplossing bood alles wat NVD zocht én de manier van communiceren sprak het beveiligingsbedrijf aan.

“WhiteVision heeft ons probleem opgelost: wij werken nu een stuk prettiger, sneller en makkelijker,” zegt Frank Meijer, coördinator van de afdeling Finance van NVD. “Vrijwel alle facturen komen via de digitale route binnen. Deze worden rechtstreeks vanuit onze mailbox naar WhiteVision gestuurd. Een koppeling met AFAS maakt het mogelijk dat de factuurgegevens worden opgehaald. Het resultaat is dat wij onze inkoopfacturen veel eenvoudiger en vlotter verwerken dan voorheen.” Hierdoor bespaart NVD aanzienlijk veel tijd: “Voorheen moest één medewerker 40 uur per week wijden aan crediteurenbeheer. Deze werkzaamheden hebben we nu verdeeld over de afdeling. Er werken 2 mensen in WhiteVision – op een zeer efficiënte manier. Een taak die vroeger 28 uur in beslag nam, kost nu nog maar 8 uur!”

Dat het efficiënter werken is met WhiteVision, komt door het gestroomlijnde automatische inkoopfactuurverwerkingsproces. Frank: “Bij de inrichting van onze omgeving heeft onze WhiteVision-consultant een mapje aangemaakt in de crediteurenmailbox. Hier slepen we inkoopfacturen naartoe, die vervolgens als losse documenten worden ingeschoten in WhiteVision. De pdf én de bijbehorende e-mail worden meegestuurd en opgeslagen als bijlages. Op dat moment kunnen wij de facturen gaan boeken.”

Ook daar helpt WhiteVision bij: “Wanneer een factuur op het scherm verschijnt, heeft de slimme OCR-software van WhiteVision de meeste gegevens al herkend en ingevuld. De software heeft eerst gecontroleerd of de crediteureninformatie overeenkomt met de gegevens in ons systeem. Zaken als factuur-, bankrekening- en btw-nummer staan meestal al in de juiste velden. En wanneer de OCR-software iets niet direct herkent, kun je het systeem trainen. Wij hebben bijvoorbeeld specifieke kostenplaatsen aangemaakt die bepaalde unitmanagers moeten goedkeuren. Zoiets hoef je maar één keer aan te geven aan het systeem – de volgende keren weet het precies wat het moet doen!”

Een boeking wordt samen met alle bijlages naar AFAS doorgeschoten – een proces dat vlekkeloos verloopt. “WhiteVision-AFAS is voor ons de gouden combinatie,” zegt Frank. “De koppeling is achter de schermen zeer goed geregeld. Daarom hebben wij er geen omkijken naar.”

Datzelfde geldt voor de oplossing van WhiteVision. “Vorig jaar zijn wij overgestapt op de onlineversie van WhiteVision en die werkt heel prettig. Omdat het een cloudoplossing is, krijgen we vanzelf updates, waardoor we steeds werken met de laatste versie.” De onlinevariant zorgt bovendien voor extra tijdwinst: “Het scheelt ons nóg meer kostbare uren, omdat we zelf niet meer aan beheer hoeven te doen. Wij hebben jarenlang met een eigen server gewerkt, wat veel meer tijd kostte en ervoor zorgde dat we niet altijd meegingen met de laatste updates. Nu verloopt het allemaal automatisch. Heel prettig!”

Over de samenwerking met WhiteVision is Frank erg te spreken. “Bij de aanvankelijke implementatie kwam onze WhiteVision-consultant 5 dagen lang over de vloer. Hij dacht heel goed met ons mee over de juiste procesinrichting. Toen we overstapten van onpremise naar online, heeft een WhiteVision-consultant dit binnen 1 dag bij ons op locatie geregeld.” Na de livegang heeft NVD nog weleens support nodig gehad. Ook dat verliep prima: “Via het klantportaal stuurden we onze vragen in, die snel en goed werden opgepakt. Binnen een dag was alles altijd geregeld.”

Weten hoe snel jij aan de slag kunt gaan met WhiteVision? Vul dan onze calculator in!

Wat Frank heel fijn vindt aan WhiteVision is de klantgerichte aanpak: “Elk bedrijf heeft zijn eigen wensen en werkwijze. WhiteVision levert een standaardoplossing, maar bekijkt heel aandachtig hoe deze kan worden aangepast aan de klant in kwestie.” Frank zou andere bedrijven dan ook absoluut aanraden om met WhiteVision te werken: “Als je op zoek bent naar een pakket waarmee je een efficiëntieslag maakt en tijdwinst boekt, beveel ik WhiteVision absoluut aan. Bedenk wel van tevoren hoe je je processen wilt (her)inrichten. Dan kan de WhiteVision-consultant je uitstekend adviseren over de beste aanpak en inrichting. Dat hebben wij zelf ervaren.”

NVD is ondertussen druk bezig met de volgende stap: “We zijn intern aan het bekijken of we andere facetten aan WhiteVision kunnen koppelen. Vanaf het begin hebben we aangegeven dat we niet alleen inkoopfacturen, maar ook andersoortige documenten door WhiteVision willen laten verwerken. Want zo maak je papierverwerking nóg efficiënter. Dat WhiteVision deze mogelijkheid biedt, is voor ons een belangrijke reden geweest om met het bedrijf in zee te gaan. Een beslissing waar we tot op de dag van vandaag tevreden mee zijn!”

Download hier de hele klantcase