NEOS
Neos maakt zich sinds 2000 hard voor mensen die (dreigend) dak- of thuisloos zijn en voor slachtoffers van huiselijk geweld en mensenhandel. Zij helpen hen o.a. op het gebied van wonen, werk of dagbesteding en het opbouwen van een sociaal netwerk. Dit alles met als doel dat zij weer volwaardig kunnen meedraaien in de maatschappij. Hiervoor werkt de netwerkorganisatie samen met diverse partners, waaronder wijkteams, instanties en onderwijsinstellingen. Zij gaat verbindingen aan met uiteenlopende zorgaanbieders, gemeentes, woningcorporaties en welzijnsorganisaties. De inzet van publieke middelen, giften en donaties maakt het werk van NEOS mogelijk. De organisatie verantwoordt haar presentaties en resultaten bij opdrachtgevers én het algemene publiek.
De behoefte
NEOS had het hele proces rondom factuurbetalingen al een tijdje geautomatiseerd. Maar toen de organisatie overstapte op ERP-systeem AFAS, werd de volledige dossiervorming rondom facturen dáár opgeslagen. Het gevolg: wanneer administratief medewerkers een vraag kregen over een factuur, moesten zij twee systemen naast elkaar leggen. NEOS besloot om op zoek te gaan naar een systeem dat een integratie tussen deze zaken mogelijk zou maken.
De oplossing
Een aanbeveling leidde NEOS naar Whitevision. Het eerste gesprek en de daaropvolgende demo waren dusdanig succesvol dat NEOS geen andere partijen meer wilde overwegen.
De slimme OCR-software, de naadloze koppeling met AFAS en de uitgebreide mogelijkheden binnen Whitevision waren stuk voor stuk doorslaggevende factoren. Het feit dat het systeem te trainen is, sprak NEOS ook enorm aan. De beslissing was snel genomen: de organisatie wilde met Whitevision aan de slag.
De voordelen van Whitevision
- Veel efficiëntere en snellere inkoopfactuurverwerking.
- Vlekkeloos, prettig en eenvoudig werken door de uitstekende koppeling met AFAS.
- Automatisch boeken van facturen door effectieve trainingsfunctie.
- Whitevision denkt mee, biedt ondersteuning en ontzorgt van implementatie tot support.
- Aandacht voor het up-to-date houden van kennis via trainingen.
“Sinds we Whitevision gebruiken, profiteren we dagelijks van twee grote voordelen: we werken duidelijk een stuk efficiënter én we zijn veel minder tijd kwijt aan factuurverwerking,” zegt Geke Jelsma, stafmedewerker IT en gegevensbescherming bij NEOS. “De combinatie van SMART E-mail handler, slimme OCR-software en regelherkenning werkt goed voor ons.”
Geke vertelt dat de koppeling tussen Whitevision en AFAS haar ook erg verrast heeft: “Ik weet niet hoe het er allemaal uitziet aan de achterkant, maar voor ons als eindgebruikers is het enorm vlekkeloos, prettig en eenvoudig werken. Ik heb ook weleens andere koppelingen gebruikt en dat is echt niet altijd het geval. Normaliter zit je als klant een beetje tussen de twee partijen in, terwijl het niet jouw expertisegebied betreft. Maar je merkt dat Whitevision samen met AFAS heel goed over alles heeft nagedacht. Whitevision ontzorgt je volledig. Ook dat draagt bij aan een veel snellere, makkelijkere verwerking van onze wekelijkse en maandelijkse facturen!”
De efficiëntieboost is reeds voelbaar bij binnenkomst van de factuur. “De SMART E-mail handler sorteert en bewerkt de facturen die wij ontvangen in onze facturen-mailbox,” legt Geke uit. “Als je de tool goed traint, worden ze automatisch gesorteerd en heb je er eigenlijk geen omkijken naar. Zo is de mailbox zonder moeite geordend.”
Ook bij de slimme OCR-software komt de trainingsfunctie goed van pas: “Als je regelmatig facturen van dezelfde leverancier ontvangt, kan je Whitevision leren om te herkennen op welke plekken de verschillende factuurelementen staan. Denk aan zaken als KvK-nummer, btw-nummer, IBAN-nummer, bedrag en omschrijving. Deze worden allemaal automatisch klaargezet in de boeking. Medewerkers op de financiële administratie hoeven die gegevens dus niet meer over te typen.
Whitevision kan boekingen automatisch voorstellen, mits je het systeem goed traint. En daarin word je maximaal ondersteund tijdens de implementatiefase.”
Voor Neos zat er een duidelijke deadline op de ingebruikname van de oplossing van Whitevision. Zij wilden starten met het systeem in 2022, in het nieuwe boekjaar.
Geke was zeer tevreden over de heldere, gestructureerde aanpak van de Whitevision-consultant: “Via het klantportaal kreeg ik netjes teruggekoppeld wat we samen hadden gedaan en hoe het vervolg eruit zou zien. En nadat we de oplossing in gebruik hadden genomen, konden we bij Whitevision terecht met onze aanvullende vragen.”
Ook nu verloopt de samenwerking nog altijd prima. Geke: “Als je een vraag stelt via het klantportaal, geeft Whitevision altijd heel snel een reactie. Het fijne is dat gebruikers zelfstandig vragen kunnen stellen. Zo hoeft niet alles via één persoon te verlopen aan onze kant. Bovendien is het klantportaal niet alleen effectief, maar ook heel overzichtelijk. Daardoor zie je in één oogopslag waar je moet zijn.”
Voor Geke reflecteert dit Whitevision als organisatie: “Whitevision is heel professioneel, maar je kan de mensen op een laagdrempelige manier benaderen. Onze consultant had bijvoorbeeld duidelijk diepgaande kennis — van de oplossing én de financiële processen binnen een organisatie — maar dacht op een zeer toegankelijke manier met ons mee. Wij hadden nooit het gevoel dat we een stomme vraag stelden.”
Dat Whitevision veel doet aan het up-to-date houden van kennis, waardeert Geke ook: “Mijn collega’s hebben een training gevolgd op de Whitevision Academy en we hebben tussentijds een dag op locatie georganiseerd met onze Whitevision-consultant. Wij hadden wat wisselingen van de wacht gehad en zo kon iedereen de oplossing optimaal blijven gebruiken. Beide dagen zijn enorm goed bevallen!”
Of Geke Whitevision zou aanbevelen aan andere bedrijven? “Sowieso! Ik ben echt tevreden over het gehele proces: van de duidelijke offerte en de implementatie tot de nazorg en het support. En het systeem doet alles wat wij ervan verwachten!”
