Tijdsbesparing tips?

Munckhof “Tijd voor kwalitatieve taken door 60% tijdbesparing: met WhiteVision hebben we precies gekregen wat we wilden”

Over Munckhof

Met 90 jaar aan vervoerservaring mag Munckhof zich expert noemen in personenvervoer en reizen. Munckhof zet deze expertise met passie en overtuiging in voor al haar relaties. Munckhof biedt totaaloplossingen en maatwerk voor onder andere zakelijke reizen in binnen- en buitenland, zorg gerelateerd personenvervoer, pendeldiensten voor de toeristische en recreatieve sector, logistiek vervoersmanagement rondom evenementen en mobiliteitsoplossingen voor onderwijsinstellingen.

Ze zijn in staat om al deze verschillende diensten te combineren en dat maakt hen uniek in Nederland. Munckhof heeft de expertise in eigen huis en coördineert en stuurt haar vervoers- en travelpartners aan. Zo kunnen klanten en relaties met al hun vragen en wensen op één plaats terecht.

 

 

“Sleuteltermen die WhiteVision omschrijven?
‘Kwaliteit’ en ‘snel schakelen’. Het is gewoon
een hele goede organisatie.”

 

De behoefte

Als bedrijf groeide Munckhof hard. Daardoor veranderden de behoeftes in de loop der tijd. De stroom aan inkoopfacturen nam almaar toe en daardoor ook de werkdruk op de administrateurs. Toen de inkoopfactuurverwerking te zwaar op hun schouders begon te drukken, was automatisering een noodzakelijke stap.

De oplossing

Aangezien Munckhof reeds werkte met ERP-pakket Profit van AFAS, was een samenwerking met een AFASpartner een randvoorwaarde. Het bedrijf wist dat het zo volledig zou kunnen focussen op efficiëntie. Munckhof behandelde de zoektocht als een project: na het uitwerken van een PID selecteerde de projectgroep 3 geschikte partijen. WhiteVision sprong snel naar voren. Na een kijkje achter de schermen te hebben gekregen bij WhiteVision-klanten, was Munckhof overtuigd: WhiteVision zou het best in de behoeftes van het bedrijf kunnen voorzien.

Bekijk onze webinars

Met alles wat je wilt weten over digitale factuurverwerking. In welke fase van het oriëntatieproces jij ook zit.

schrijf je in

De voordelen van WhiteVision

1. 60% tijdbesparing door een winst van 0,9 FTE
2. Minder repeterend werk resulteert in meer tijd voor kwalitatievere taken
3. Enkel nog controlewerk en eenvoudige fiattering van facturen nodig door de OCR-software en workflow.
4. Zeer snel en efficiënt implementatieproces
5. Naadloze koppeling met AFAS en uitstekende support

“Met WhiteVision hebben wij meetbare resultaten behaald,” vertelt Ron Peters, concerncontroller bij Munckhof. “Ten opzichte van de oude situatie hebben we 60% tijdbesparing gerealiseerd. Voordat we de oplossing van WhiteVision gebruikten, besteedden we in totaal 1,5 FTE aan inkoopfactuurverwerking. Nu hebben we hier nog maar 0,6 FTE voor nodig. Dat is een winst van 0,9 FTE. De bewuste administrateurs hebben we niet naar huis gestuurd – zij werken nu aan andere, kwalitatievere taken.” Ron werd heel blij van deze cijfers: “Daarmee kon ik goed aan mijn directie tonen wat WhiteVision heeft opgeleverd!”

Volgens Ron is het automatisch verwerken van inkoopfacturen met WhiteVision een soepel proces: “Wij hebben onze leveranciers gevraagd om facturen in pdf-formaat naar een speciale facturenmailbox te sturen. De OCR-software van WhiteVision herkent de factuur en leest hem in. Vervolgens hoeven wij alleen nog even een korte controle uit te voeren.”

Deze controle markeert het eerste moment dat de administrateurs met een factuur bezig zijn. “Of de beoordeling van een factuur nu 10 seconden of langer duurt, we hoeven de factuur enkel na te lopen en te accorderen. Daarna neemt het systeem het weer over: het genereert automatisch een boeking. Vervolgens wordt de workflow geactiveerd. Daardoor kunnen alle verantwoordelijken de factuur eenvoudig controleren en goedkeuren.”

“De klant is echt koning bij WhiteVision”

Over het implementatieproces is Ron zeer tevreden. “Dat verliep ontzettend efficiënt en snel,” vertelt hij. “Wij hadden ons zeer goed voorbereid, waardoor we gericht op ons doel afgingen. Onze WhiteVision-consultant speelde daar prima op in. Daardoor was de oplossing in no time geïmplementeerd.” Omdat Munckhof al vrij lang met Profit van AFAS werkte, had het specifieke zaken opgezet binnen het ERP-systeem. Deze vereisten wat sleutelwerk: “Het ging om zo’n 10%. WhiteVision heeft dat gedeelte zeer goed opgepakt. We hebben precies gekregen wat we wilden.”

Dat WhiteVision en AFAS naadloos op elkaar aansluiten, merkte Munckhof snel in de praktijk. “De koppeling werkt top. De enkele keer dát er iets aan de hand is, neemt Munckhof contact op met het supportteam van WhiteVision. De communicatie verloopt prima. Zo hebben wij eens een extra beveiliging aangezet voor onze mailbox, waardoor we WhiteVision per ongeluk de toegang tot de facturenmailbox ontzegden. We hebben toen heel snel kunnen schakelen met WhiteVision. Ik gaf aan dat ik hulp nodig had en daar reageerde het supportteam zeer vlot op. De klant is echt koning bij WhiteVision – net als bij ons. Daarom passen we ook zo goed bij elkaar.”

Hoewel de toekomst nooit te voorspellen is, is Ron ervan overtuigd dat Munckhof WhiteVision op de lange termijn zeker nodig zal hebben. “Ik ben erg blij met wat de oplossing van WhiteVision ons allemaal heeft opgeleverd. Tijdbesparing en meer efficiëntie zijn een feit. Ik heb het gevoel dat WhiteVision en Munckhof elkaar versterken en dat we daar allebei de vruchten van plukken.”

Of Ron WhiteVision zou aanbevelen aan anderen? Op die vraag geeft hij een kort en krachtig antwoord: “Jazeker!”

Download de hele klantcase

Meer weten?

Wil je graag meer informatie over deze case of weten wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan contact met me op.

Joost van Hensbergen, accountmanager

contact opnemen