MOBIX “Tijdbesparing en verbetering van het interne proces: zonder WhiteVision was het nu erg moeilijk werken geweest”

De behoefte

Qua factuurverwerking werkte MOBIX op een traditionele manier. Er gingen veel papieren facturen rond, waarop soms tot driemaal toe moest worden ingetekend. Het bedrijf had weliswaar een scanningstool, maar deze was niet echt geïntegreerd in de werkwijze. De behoefte aan meer efficiëntie veranderde mettertijd in een noodzaak: op een gegeven moment móest MOBIX facturen eenvoudiger verwerken en de goedkeuringsflow automatiseren. Het bedrijf ging op zoek naar een automatiseringsoplossing.

“Met WhiteVision hebben we flinke stappen vooruit gemaakt,” zegt Wouter Denckens, controller bij MOBIX. “In het verleden werden alle facturen rondgestuurd per post. Verschillende mensen moesten hun handtekening zetten. Of dit correct gebeurde, konden we niet goed controleren. Bovendien raakten facturen weleens weg. Deze problemen hebben we met WhiteVision uit de weg geruimd: we zijn af van het papierwerk en we weten zeker dat de juiste personen facturen hebben gefiatteerd.”

Collega Alain Lodewijckx, ERP-implementator, projectleider en IT-verantwoordelijke bij MOBIX, voegt daaraan toe: “We zijn nét op tijd geweest met het implementeren van WhiteVision. Nu iedereen met de crisis aan telewerken doet, kunnen we niet zonder. Als we geen digitale inkoopfactuurverwerkingsoplossing hadden gehad, was het erg moeilijk geweest!”

“Sinds we WhiteVision gebruiken, worden alle factuurstromen correct gecoördineerd,” vertelt Alain. En dat zijn er nogal wat: MOBIX is een cluster van 5 bedrijven en heeft daarnaast een tijdelijke handelsvereniging. “Wij hebben WhiteVision voor ieder bedrijf afzonderlijk ingericht.”

Dit heeft een aanzienlijke tijdbesparing opgeleverd. Wouter: “Wanneer een factuur binnenkomt, herkent de oplossing van WhiteVision een aantal standaardvelden automatisch. Onze boekhouders hoeven deze gegevens niet meer in te vullen, waardoor inkoopfactuurverwerking veel minder tijd in beslag neemt. Wanneer de factuur in Business Central is ingeboekt, komt deze in de fiatteringsflow terecht. Het systeem zorgt ervoor dat zij naar een aantal goedkeurders wordt gestuurd. Is de factuur door iedereen goedgekeurd, dan wordt deze automatisch vrijgegeven in ons boekhoudpakket. Dit gehele proces geschiedde in het verleden handmatig. WhiteVision heeft dus een grote zorg bij ons weggenomen!”

WhiteVision heeft op veel gebieden voor voordelen gezorgd. “Ons interne proces is enorm verbeterd,” zegt Wouter. “Handtekeningen zijn veel makkelijker te verifiëren. En we kunnen een reeds goedgekeurde factuur heel eenvoudig opzoeken.”

Dat is handig wanneer er achteraf een vraag is over een factuur. Alain: “Je hoeft er geen fysieke mappen bij te pakken om de betreffende factuur en alle bijbehorende communicatie na te slaan. Alle documentatie is direct zichtbaar in ons ERP-pakket. Dit digitale archief is een groot pluspunt. Bovendien is de foutmarge veel kleiner: met overtikfouten hebben wij niet meer te maken.”

Daarnaast is het systeem ontzettend prettig in gebruik. “Ik denk niet dat WhiteVision de oplossing nóg gebruiksvriendelijker kan maken dan zij al is,” meent Wouter. Daar sluit Alain zich bij aan: “Het is zo simpel. Je geeft aan of je wel of niet akkoord bent met een factuur. Keur je een factuur af, dan geef je een reden op. Voor goedkeurders is het heel makkelijk. En dat is voor iedereen fijn, want daardoor verloopt het proces stukken sneller en gestroomlijnder.”

Over de samenwerking met WhiteVision is MOBIX ook erg tevreden. “Wat ik heel sterk vind voor een IT-bedrijf is dat de communicatie over updates en de mogelijke impact daarvan zeer open en helder is,” zegt Wouter. Daarnaast heeft hij een goede ervaring met het supportteam: “Wij hebben slechts eenmaal een beroep hoeven te doen op support. Onze vraag was niet dringend, maar werd toch binnen een hele korte tijd opgelost.”

“Wij zijn over het algemeen zeer positief over WhiteVision,” vult Alain aan. “Onze WhiteVision-consultant was altijd bereikbaar en heeft het heel goed gedaan. We zijn erg tevreden over de samenwerking én de aftercare.”

Of MOBIX WhiteVision zou aanraden aan andere bedrijven? “Absoluut,” zegt Alain. “WhiteVision is zo’n intelligente oplossing. Toen ik aanvankelijk de demo zag, kon ik niet geloven dat het systeem alle facturen écht zou herkennen. Maar in de praktijk blijkt dit wel degelijk zo te zijn!”

Download de hele klantcase