Spring naar content

Van der Meijs

In een tijdsbestek van bijna veertig jaar is Van der Meijs uitgegroeid tot een multidisciplinair vastgoedonderhoudsbedrijf dat totaaloplossingen biedt binnen zijn vakgebied. Van planmatig en dagelijks onderhoud tot houtschade- en glasherstel: Van der Meijs is zo compleet mogelijk in zijn dienstverlening. Door continu te ontwikkelen en te innoveren biedt het bedrijf kwaliteit. Met twee timmerfabrieken, een consultancybureau voor onafhankelijk advies en totaaloplossingen in bewonerscommunicatie kan Van der Meijs het totale vastgoedonderhoud op zich nemen. Hierbij staat een plezierige samenwerking met opdrachtgevers, bewoners en gebruikers van hun panden centraal.

De behoefte

De meeste leveranciers van Van der Meijs leveren facturen digitaal aan. Omdat het invoeren hiervan op een gegeven moment te veel tijd kostte, wilde het bedrijf een oplossing implementeren die het inlees- en verwerkingsproces van inkoopfacturen zou versnellen. Daarnaast zocht Van der Meijs naar een manier om het goedkeuringsproces te digitaliseren met het oog op tijdbesparing en efficiëntieverhoging. Bovendien wilde Van der Meijs met een partij in zee gaan die aansloot op BouwWorks, het branche-specifieke pakket dat binnen het bedrijf wordt gebruikt.

De oplossing

Al snel bleek Whitevision de beste partij om in de arm te nemen. De aansluiting op de bouw-gerelateerde software en de regelherkenning die Whitevision biedt, waren de voornaamste pluspunten. Daarnaast kon Van der Meijs het goedkeuringsproces van inkoopfacturen aanzienlijk soepeler laten verlopen: facturen worden tegenwoordig digitaal naar de betreffende personen verstuurd ter goedkeuring. Het resultaat? Tijdwinst en meer waardevolle informatie omtrent inkoopfacturen.

“We werken nu ongeveer een jaar met Whitevision en we zijn erg tevreden,” vertelt Monique Willems, die verantwoordelijk is voor de administratie bij Van der Meijs. “Vanwege de naadloze aansluiting van WhiteVision op onze pakketten verliep de transitie geheel vlekkeloos.” De pragmatische aanpak van Whitevision had zich overigens tijdens het implementatieproces al bewezen. “Onze contactpersoon kwam langs om alles te installeren; wij hoefden verder niets te doen. Binnen een halve dag had de installatie plaatsgevonden én hadden we een cursus gehad, waardoor we direct aan de slag konden!”

Whitevision in drie termen? Tijdbesparing, oplossingsgerichtheid en efficiëntie!”

Van der Meijs maakt niet alleen gebruik van de standaardsoftware van Whitevision voor de slimme herkenning van facturen; het bedrijf benut ook de mogelijkheden van de extra module ‘Advanced Training’, die het mogelijk maakt om verbijzonderingsregels – waaronder grootboek en kostenplaats – te herkennen.

Op basis van deze kenmerken doet het systeem vervolgens een voorstelboeking, waardoor bedrijven nog efficiënter kunnen werken. “Als wij vroeger een factuur binnenkregen waarop vijftig artikelen stonden, zagen we één regel waarop direct het totaalbedrag vermeld stond,” legt Monique uit. “Sinds we de module ‘Advanced Training’ gebruiken, wordt zo’n factuur volledig automatisch in vijftig regels gesplitst. Dat levert heel veel tijdwinst op.”

“De module ‘Advanced Training’ zorgt ervoor dat facturen in vijftig regels worden opgesplitst.”

Vanaf het moment dat Van der Meijs Whitevision ging gebruiken, merkte het bedrijf dat de processen efficiënter werden. Monique: “We werken sneller, er is meer informatie digitaal beschikbaar en het hele proces is minder foutgevoelig.”

Dat de leercurve niet groot bleek te zijn, was even positief als het feit dat Whitevision ook uitermate geschikt is voor niet alleen de allergrootste bouwbedrijven vanwege de perfecte aansluiting op BouwWorks: “Wij zijn een schildersbedrijf dat ook bouwkundig werk verricht en een timmerfabriek heeft. BouwWorks is een pakket dat specifiek geschikt is voor onze branche, dus het is zeer handig dat Whitevision hier zo’n goede oplossing voor biedt.”

“Efficiëntere processen, minder fouten en een perfecte aansluiting op BouwWorks.”

Vanwege de heldere, effectieve aanpak in de implementatiefase en de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing heeft Van der Meijs de supportafdeling van Whitevision vooralsnog niet hoeven in te schakelen. En hoewel Monique weet dat de supportmedewerkers voor haar klaarstaan, vindt ze het erg fijn dat ze hen nooit nodig heeft gehad: “De oplossing werkt gewoon prima.”

Op de vraag of Van der Meijs naar alle tevredenheid met Whitevision werkt, heeft Monique direct een antwoord: “Zeker! Wij zullen ook absoluut met deze oplossing blijven werken. Het zou zelfs weleens kunnen dat we nog een aanvullend product gaan afnemen in de nabije toekomst. En ik zou Whitevision zeker aanbevelen bij andere bedrijven.”

 

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

maart 2024

Wat is een UBL-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

De term ‘UBL-factuur’ hoor je in toenemende mate vallen. UBL is een beweging in opkomst. Het onderwerp is begin dit jaar stevig op de kaart gezet toen de overheid toeleveranciers verplichtte om facturen digitaal aan te leveren in UBL-formaat. Wij vinden dit een heel mooi initiatief en omarmen het dan ook. Aangezien WhiteVision organisaties helpt efficiënter te werken, roept zo’n standaard ook de nodige nieuwsgierigheid bij ons op. Om onze oplossing aan te passen aan UBL hebben we ons in het onderwerp verdiept. Wat is een UBL-factuur? Met welke uitdagingen heb je te maken als je een UBL-factuur wilt verwerken? En hoe ga je deze te lijf? We vertellen het je allemaal in deze blog.
Artikel lezen
maart 2024

Workflowsysteem: werk makkelijker samen met je collega’s

Het verwerken van inkomende documenten is een omslachtige taak. Een goede samenwerking tussen personen en verschillende teams is cruciaal. Een digitaal workflowsysteem bespaart je tijd en verhoogt de efficiëntie. In deze blog vertellen we je wat dit is, welke problematiek je hierbij tegenkomt en – het allerbelangrijkst – hoe een goede workflow eruitziet.
Artikel lezen
maart 2024

Remco aan het woord

Onze medewerkers zetten zich iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Maar wie zijn zij nu eigenlijk? En hoe ervaren ze hun functie bij Whitevision? In deze blog vertelt Implementatie Consultant Remco over zijn functie binnen Whitevision. Hij legt onder meer uit hoe de leidende principes van de organisatie terugkomen in zijn dagelijkse bezigheden.
Artikel lezen