LenGo
LenGo Automotive Group richt zich op de totale dienstverlening in de bedrijfswagenbranche. De Nederlandse tak heeft 6 vestigingen, die samen zorgen voor de verkoop, het onderhoud en de reparatie van (onderdelen van) bedrijfswagens. Klantgerichtheid staat hierbij voorop. Het bedrijf beschikt over een uitgebreid servicenetwerk met moderne werkplaatsen. LenGo Automotive Group wordt gekenmerkt door een hoog professionaliteitsgehalte, maar ook door een familiaire, gemoedelijke sfeer. Dit maakt het bedrijf vakbekwaam én betrouwbaar.
De behoefte
LenGo Nederland maakte al geruime tijd gebruik van een oplossing voor het verwerken van inkoopfacturen én van een digitaal accorderingssysteem. Toen het bedrijf overstapte op ERP-systeem incadea.dms, bleek dat de toenmalige leverancier hier niet goed op aansloot. Het creëren van een speciale koppeling werd een lastig, kostbaar en tijdrovend proces. Daarom ging LenGo Nederland op zoek naar een oplossing die gebruiksgemak én een aansluiting op incadea.dms kon bieden.
De oplossing
Al gauw kwam LenGo Nederland terecht bij WhiteVision, dat naadloos bleek aan te sluiten op incadea.dms. De oplossing bood alle functionaliteiten waarnaar het bedrijf op zoek was. Het systeem werkte prima: het inkoopfactuurverwerkingsproces en de digitale accordering, die zou plaatsvinden via de Whitevision Workflow, waren eenvoudig in gebruik. De beslissing was snel genomen: per 1 januari 2018 nam het bedrijf de oplossing in gebruik.
De voordelen van Whitevision
- Perfecte aansluiting op ERP-systeem incadea.dms
- Inkoopfacturen automatisch uitgelezen uit mailbox
- Altijd inzicht en overzicht in de factuurstatus, zonder papierwerk
- Gestroomlijnd verwerkings- en accorderingsproces
- Eenvoudig, gebruiksvriendelijk systeem
- Meedenkend, snel en flexibel team
“Het was prettig dat we met ons nieuwe ERP-systeem de manier van werken konden hanteren waaraan we gewend waren,” vertelt Peter Habraken, controller bij LenGo Nederland. “Daarnaast is Whitevision een heel makkelijk systeem om mee te werken. De knoppen staan op de juiste plekken, waardoor je eenvoudig een overzicht hebt en behoudt. Je weet precies wat je moet doen.” Dat er op aangeven van LenGo Nederland een aantal functies zijn toegevoegd aan de standaard oplossing van Whitevision, vindt Peter positief: “Met de oplossing van Whitevision en incadea hebben we onze inkoopfacturen óók in onze boekhouding voordat deze het accorderingsproces ingaan via de Whitevision Workflow. Zo hebben we de kosten en crediteurenpositie te allen tijde inzichtelijk. Dat is handig, zeker wanneer een factuur bijvoorbeeld een tijd bij één persoon blijft hangen die geen akkoord geeft.” Het inbouwen van deze functie heeft voor nóg meer duidelijkheid gezorgd binnen LenGo Nederland: “Met Whitevision weten we altijd waar we aan toe zijn!”
“Inkoopfacturen die per mail binnenkomen, worden nu geautomatiseerd ingelezen vanuit de mailbox,” legt Peter uit. Het verwerkingsproces verloopt zeer gestroomlijnd: “Wij coderen een factuur en zetten deze in de boekhouding. Vervolgens komt zij via de Workflow terecht bij degene die de factuur moet accorderen. Soms zijn dit meerdere mensen. Wanneer de goedkeuring is gegeven, verandert de factuurstatus in onze boekhouding naar ‘te betalen’. De uiteindelijke betaling vindt plaats via incadea.dms. De twee systemen werken dus optimaal samen.”
Wat de oplossing van Whitevision heeft opgeleverd? Voor Peter is dit duidelijk: “De facturen komen op één plek binnen en worden centraal verwerkt. Daardoor zit je niet meer met papieren factuurstromen, waarmee je gemakkelijk iets kwijtraakt of niet behandelt. We kunnen op afstand het inzicht behouden. Ook zien we in één oogopslag wie welke facturen momenteel heeft en wat ermee is gedaan. Dat is de grote winst van een oplossing als Whitevision. Belt een leverancier over een factuur, dan zoeken we in een handomdraai op wat hiermee aan de hand is – óók wanneer deze nog niet is geaccordeerd door een collega. Zo kunnen we meteen antwoord geven. Het systeem is dus erg open en transparant, wat voor ons ontzettend fijn werkt.”
LenGo Nederland had een goede eerste indruk van Whitevision: “De directeur, Frank de Wit, is bij ons langsgekomen om een presentatie te geven. Zijn uitleg van het systeem was heel helder. Ook had hij een duidelijke visie over wat Whitevision ook op de langere termijn kon leveren aanvullend aan ons financieel-administratieve pakket incadea.dms. Dit sloot zeer goed aan bij wat wij zochten op het gebied van een digitaal verwerkings- en accorderingssysteem.” En daar bleef het niet bij, want toen LenGo Nederland besloot om met de oplossing te gaan werken, heeft Whitevision alles in het werk gesteld om de gewenste startdatum te halen, zelfs met de toevoeging van een aantal nieuwe functies: “Wij namen vrij laat het besluit dat we met Whitevision aan de slag wilden gaan. Het was tegen het einde van het jaar en we wilden een goede start maken in 2018. Whitevision heeft toen alle zeilen bijgezet om dit voor elkaar te krijgen. Niet alleen onze consultant, die enorm bereidwillig is geweest en tijd heeft vrijgemaakt om onze verzoeken in te willigen, maar ook andere mensen binnen het team. Hun inspanningen hebben geloond: op 1 januari werkten we met de oplossing!”
Kortom, Peter is tevreden. Hij beveelt Whitevision dan ook zeker aan bij andere bedrijven: “Het is gewoon een heel goed systeem om het verwerken van inkomende facturen mee te automatiseren.” LenGo Nederland peinst er dan ook niet over om een andere oplossing te proberen. “Zolang wij met ons systeem werken zeg ik: wij blijven bij Whitevision!”
