Lek Sloopwerken: “4PS Construct en WhiteVision werken fantastisch met elkaar”

Over Lek Sloopwerken

Opdrachten waar geen concurrent zich voor in durft te schrijven, dáár krijgen ze bij Lek Sloopwerken energie van. Zoals in één weekend vijf viaducten weghalen. Dat is complex, gebeurt onder enorme tijdsdruk en gaat gepaard met hoge boetes als je het niet redt binnen de aangegeven tijd. De planning van al het werk dat daarna volgt komt anders in de knel en dat kost al snel miljoenen. Ook zijn ze bij Lek Sloopwerken zoals ze zelf zeggen ‘van de korte klappen’. Dat merkten 4PS toen ze er eind vorig jaar voor kozen om te gaan werken met 4PS Construct, waarbij de implementatie slechts 3.5 maand duurde. 4PS sprak hierover met Robert Jan Huizinga, de financiële man van het bedrijf.

Eigenlijk maakte Lek Sloopwerken al in 2015 de overstap van Excel naar een ERP-systeem. Dat ging echter mis. Het ERP-systeem dat men koos liep achter, werkte niet zoals men wilde en gaf geen inzicht en overzicht. Werken met dit systeem kostte het bedrijf zelfs meer tijd dan alles bijhouden in Excel. Vorig jaar viel de beslissing: zo kon het niet langer. Lek Sloopwerken vroeg opdrachtgevers en partners naar hun ervaringen met ERP-software en na een eerste selectie bleven twee opties over. Na een tweede selectie viel de keuze op 4PS Construct, gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV.

Op het lijf geschreven

Robert Jan: “Dat 4PS er met de buit vandoor ging kwam door de goede communicatie tijdens het selectieproces en omdat 4PS Construct een heel duidelijk programma is. 4PS Construct is ons op het lijf geschreven. We zijn een jong, groeiend bedrijf en dan heb je altijd struggelingen met je structuur. De software helpt ons hierbij omdat die heel duidelijk maakt wat er moet gebeuren. Als je die bescherming standaard hebt ingebouwd, scheelt dat een hoop controlewerk. We hebben nu bijvoorbeeld een module ingebouwd met een automatische fiattering. Onze werkvoorbereiders kopen voor een klus wel eens iets in, maar niet iedereen is bevoegd bepaalde bedragen uit te geven. Dat is nu in het systeem gewaarborgd. Voorheen hadden we die begrenzing niet en werd niemand gealarmeerd. Dan liepen we wel eens tegen bonnen aan die nooit uitgeschreven hadden mogen worden.”

“4PS Construct en WhiteVision werken fantastisch met elkaar. Doordat ze steeds synchroniseren besparen we enorm veel tijd.”

Totaalaanpak bij sloopwerkzaamheden

Lek Sloopwerken werd opgericht in 2009 en sindsdien is het bedrijf ieder jaar gegroeid. Wat heel kleinschalig begon met twee medewerkers en veel samenwerkingen met onderaannemers, is nu uitgegroeid tot 40 medewerkers en veel eigen materieel. Er zijn ook diensten bijgekomen. Robert Jan: “De visie was vanaf het begin al om een totaalpakket te kunnen bieden. Het komt bijvoorbeeld voor dat we ergens een strook asbest vinden. Als je dan eerst zes prijzen op moet vragen loop je geheid uit met de planning. Asbestsanering hebben we dus sinds 2012 in eigen huis. Zaag- en boorwerk in beton beheersten wij niet, maar kunnen wij nu ook zelf.”

De gesprekken over de implementatie van 4PS Construct begonnen in november 2017. Op basis daarvan deden wij bij 4PS het voorwerk en in januari startten we met de gezamenlijke implementatie. Binnen Lek Sloopwerken werden projectgroepen gevormd voor CRM, Materieel, Projecten en Financieel. Samen gingen we aan de slag met het aanmaken van opdrachten en proefdraaien. In april, slechts 3,5 maand later, ging Lek Sloopwerken live met 4PS Construct.

Robert Jan: “Wij zijn zelf van de korte klappen en werken snel. Maar ik kan oprecht zeggen dat dit implementatietraject zo kort duurde omdat 4PS de begeleiding fantastisch heeft aangepakt. Twee consultants met ieder hun eigen kwaliteiten namen het voortouw in onze projectgroepjes. Er werden duidelijke afspraken gemaakt en doelen gesteld. Wij hebben ons vervolgens aan die doelen gehouden. Dat ging niet altijd zonder slag of stoot maar iedereen pakte het op. We wisten allemaal: we moeten automatiseren, we moeten verder. We willen niet meer al die verschillende excel-bestanden en standaarden gebruiken. We willen volledig inzicht voor iedereen en een professionele uitstraling.”

Slimme koppeling met WhiteVision

“15 mensen bij ons bedrijf werken nu ongeveer twee maanden met het nieuwe ERP-systeem. Het gaat hartstikke goed. Het is wel echt anders, maar onze mazzel is dat de lay-out en werking lijken op Microsoft Office. Heel veel spreekt daardoor voor zich en je kan via veel verschillende routes komen waar je wilt zijn.” “We hebben ook koppelingen gemaakt, zoals met WhiteVision. Een inkoopfactuurverwerkingsprogramma waarmee we inkomende documenten snel en makkelijk digitaal kunnen verwerken. 4PS Construct en WhiteVision werken fantastisch met elkaar. Doordat ze steeds synchroniseren besparen we enorm veel tijd. Mijn collega verwerkte deze gegevens fulltime. Ze is inmiddels terug van zwangerschapsverlof en werkt nu drie dagen per week, maar krijgt hetzelfde werk  makkelijk gedaan door deze nieuwe software.”

“Een andere koppeling die wij gebruiken is die met het Ibis calculatieprogramma. Letterlijk alles wat in Ibis stond staat nu in 4PS Construct. Dat maakt goede projectbewaking veel makkelijker.”

Tip: Weten hoeveel tijd jij met WhiteVision kunt besparen? Vul dan de calculator eens in!

“Door WhiteVision verwerkte mijn collega hetzelfde aantal facturen in 3 dagen i.p.v. 5!”

Nieuw in 4PS: Grafische Resource Planning

Lek Sloopwerken werkt ook met de Grafische Resource Planning (GRP), een relatief nieuw product van 4PS. Hoe zijn de ervaringen hiermee? Robert Jan: “Het kostte even wat tijd en denkwerk, maar we kunnen nu in balkjes plannen wie met welk materieel waar naartoe gaat. Aan het eind van de week genereert het systeem vervolgens een overzicht van de gewerkte uren en wordt dat op het project gezet. Dat lukte nooit met Excel.”

“Het mooie is ook dat iedereen kan er nu in kan, en dus weet wie wat gaat doen, wie waar naartoe gaat en wie welke spullen meeneemt. Er zijn veel minder vragen. Onze buitendienst vindt het ook heerlijk om aan het einde van de dag en week een mailtje te krijgen over wat ze de volgende dag of week gaan doen. Dat sturen we nu met één druk op de knop naar ze toe.”

Meer betrokkenheid, meer controle

“De grootste winst van het werken met 4PS Construct is dat we nu veel meer inzicht hebben in wat er gebeurt en wat de status is van projecten vanaf de aanvraag tot de afronding. Dat is extra prettig binnen ons bedrijf, omdat we een relatief kleine organisatie zijn waar personen soms meerdere petten op hebben. Ik kan nu  zien wie de uitvoerder is op een bepaald project en wat de status is. Voorheen had ik dat inzicht niet. En onze projectleiders kunnen bijhouden of facturen zijn verstuurd en of die al betaald zijn. Dat iedereen dat inzicht de hele tijd heeft doet ook veel met de betrokkenheid. Er is meer controle mét elkaar. We doen het nóg meer samen.