Gebrs. Kurvers Wegenbouw

De behoefte

Voor Gebrs. Kurvers Wegenbouw zaten er behoorlijk wat haken en ogen aan het inkoopfactuurverwerkingsproces. Het was heel complex om alles bij elkaar te houden. Medewerkers die facturen nasloegen, stopten deze vaak niet terug. Daardoor raakten facturen regelmatig weg. Dat zorgde voor problemen. Hoog tijd om het proces efficiënter aan te pakken, vond Gebrs. Kurvers Wegenbouw. Het bedrijf ging op zoek naar een automatiseringsoplossing.

De oplossing

Gebrs. Kurvers Wegenbouw vroeg aan BouwInfosys of er een manier bestond om inkoopfacturen in te scannen en direct in het ERP-systeem te krijgen. Een accountmanager raadde Whitevision aan, waarop Gebrs. Kurvers Wegenbouw een demo aanvroeg. Daarover was het bedrijf zeer positief — Whitevision bood een oplossing voor de bestaande problematiek rondom inkoopfactuurverwerking. Gebrs. Kurvers Wegenbouw hakte de knoop door en besloot met Whitevision in zee te gaan.

De voordelen van Whitevision

1. Facturen worden opgeslagen in een digitaal archief en raken daardoor nooit meer weg.
2. Goede OCR– en workflow-software voorkomen problemen, discussies en fouten.
3. Herkenning wordt almaar beter omdat het systeem zelflerend is.
4. Gebruiksvriendelijk systeem waar je heel eenvoudig mee kunt omgaan.
5. Whitevision is een zeer klantvriendelijk bedrijf met een uitstekend supportteam.

“Whitevision heeft ons veel voordeel opgeleverd,” zegt Marjo Arends, boekhoudkundig medewerkster bij Gebrs. Kurvers Wegenbouw. “Het gebruiksgemak is heel groot. Wanneer iemand een vraag stelt over een factuur, hoef ik niet meer naar de klapper in onze archiefkast toe te lopen. Ik open de factuur op het scherm en kijk deze even na. Een factuur kwijtraken kán simpelweg niet meer!” Daarnaast vindt Marjo het fijn dat fiatteringen goed verlopen via de Whitevision Workflow: “Het systeem geeft aan wie de goedkeurder van een factuur is, vraagt om een akkoord en zet de factuur na fiattering door naar mij. Ik kan in één oogopslag zien of een factuur akkoord is. Dit voorkomt problemen, discussies en fouten. Heel prettig.”

Marjo vindt dat het inkoopfactuurverwerkingsproces met Whitevision heel soepel verloopt. “Wanneer een factuur binnenkomt in onze facturenmailbox, sleep ik deze naar het postvak van een van onze vier bv’s,” vertelt zij. “Vervolgens open ik ons boekhoudsysteem, waar de facturen keurig klaarstaan om te worden verwerkt — inclusief bijlages, bonnen en andere bijbehorende documenten. We behouden altijd het overzicht en er kan nooit meer iets wegraken. Whitevision zorgt bovendien voor een gestroomlijnd proces: totdat een factuur akkoord is, wordt deze in de boekhouding geblokkeerd. Pas na fiattering kan ik haar deblokkeren, verwerken en betalen. Zo weet ik zeker dat er geen fouten worden gemaakt!”
Whitevision voorkomt ook fouten wanneer leveranciers een factuur tweemaal opsturen: “Dat pikt het systeem niet. Als een bepaald factuurnummer al eens is verwerkt, geeft Whitevision een seintje. Erg fijn, want bij handmatige verwerking zie je dit snel over het hoofd en zou je zo’n factuur per ongeluk dubbel kunnen verwerken.”

Dat Whitevision een zelflerend systeem is, is wel zo makkelijk: “Als een factuurelement eens niet in één keer wordt herkend, kun je met een simpele klik aangeven wat het systeem zou moeten herkennen. Zo gaat het de volgende keer goed!”

Naast slimme, goede OCR-software zijn ook andere aspecten van Whitevision interessant voor Gebrs. Kurvers Wegenbouw. “Wij wilden facturen graag kunnen koppelen aan de besteksadministratie en dat bleek vanuit WhiteVision te kunnen. Daarnaast werkt WhiteVision uitstekend samen met ons ERP-systeem, BouwOffice. De systemen sluiten naadloos op elkaar aan. Dat werkt erg prettig.”

Wat Marjo als een groot voordeel ervaart, is de gebruiksvriendelijkheid van Whitevision: “De leercurve is absoluut niet groot. Als je een beetje handig bent, kun je er heel eenvoudig mee omgaan. Tijdens de implementatie heeft onze Whitevision-consultant alles haarfijn uitgelegd. Dat kostte één middag en daarna konden we zelf aan de slag.”

Als Marjo toch eens een vraag heeft, kan ze bij het supportteam van Whitevision terecht: “Via het klantportaal geef je je vraag door, waarna een supportmedewerker je mailt of belt. Dat gaat heel goed — we krijgen altijd snel antwoord. Whitevision is een heel klantvriendelijk bedrijf. ”

Marjo ziet in de toekomst van Gebrs. Kurvers Wegenbouw dan ook zeker een plekje weggelegd voor Whitevision: “Al je inkoopfacturen zitten direct in de boekhouding en zijn meteen zichtbaar. Ik zou de oplossing zonder twijfel aanraden aan andere bedrijven!”