Keus Schoonmaak en Diensten

De behoefte

Keus Schoonmaak en Diensten verwerkte inkoopfacturen handmatig. Omdat het proces erg tijdrovend en foutgevoelig was, wilde het bedrijf zoveel mogelijk automatiseren. Een scan- en herken-oplossing moest echter koppelen met ERP-pakket Nocore. Dat was een belangrijke voorwaarde, aangezien deze software geheel is afgestemd op de schoonmaakbranche. Met deze randvoorwaarden in het achterhoofd ging Keus Schoonmaak en Diensten op zoek naar de juiste OCR-software.

De oplossing

In het verleden had Keus Schoonmaak en Diensten al eens aangenaam contact gehad met WhiteVision. Tijdens het oriëntatieproces haalde Keus Schoonmaak en Diensten de banden met WhiteVision weer aan. Ook sprak het bedrijf met een andere scan- en herken-partij. Al snel kwam WhiteVision naar voren als de beste optie: de prijs-kwaliteitverhouding was dik in orde. Keus Schoonmaak en Diensten had het gevoel écht iets terug te krijgen voor een meer dan redelijke investering — namelijk, tijdwinst meer efficiëntie én een naadloze koppeling met Nocore.

“Ons grootste probleem was dat we alle handelingen omtrent inkoopfactuurverwerking handmatig moesten verrichten — en dat heeft WhiteVision uitstekend opgelost,” zegt Anne-Grethe Stormorken, controller bij Keus Schoonmaak en Diensten. Zij geeft aan dat WhiteVision voldoet aan de verwachtingen die het bedrijf van een scan- en herken-oplossing had: “We hebben veel tijd gewonnen en we werken een stuk efficiënter. Ook is het foutgehalte omlaaggegaan, omdat WhiteVision slimme, zelflerende OCR-software biedt. Voor ons is de oplossing ideaal!”

Voor Keus Schoonmaak en Diensten is het een verademing dat het proces van inkoopfacturen verwerken nu automatisch verloopt. Anne-Grethe: “Wanneer een factuur binnenkomt per mail, zetten we deze in een speciale WhiteVision-mailbox. Dan start er vanzelf een proces waarbij de slimme OCR-software de factuurgegevens herkent: van btw-bedrag tot grootboeknummer. Wij hoeven alleen nog even een controle uit te voeren. Invoerwerk is er niet meer bij. En dat is fijn, want laten we eerlijk zijn: handmatig gegevens overtypen is gewoon strafwerk!”

Na de controle gaat de factuur het accorderingsproces in:  “Wanneer de goedkeurders de factuur hebben gefiatteerd, wordt deze klaargezet voor betaling. Nadat we het bedrag hebben betaald, gaat de factuur het digitale archief in.” Dit laatste blijkt in de praktijk heel handig: “Als we een factuur willen naslaan, kunnen we deze met één druk op de knop opzoeken en inzien.”

Volgens Anne-Grethe verliep de implementatie van WhiteVision heel goed: “We werkten met een vaste consultant die ons prima heeft begeleid en vragen vlot oppakte. Toen alles liep, werden we verwezen naar de supportdesk. Het contact met de supportmedewerkers is net zo prettig — als we een vraag indienen via het klantportaal, ondernemen zij direct actie.”

Dat de communicatie zo soepel is, vindt Anne-Grethe een zeer positief punt. “De samenwerking is erg fijn én de software werkt uitstekend. WhiteVision heeft het echt goed voor elkaar!”

Keus Schoonmaak en Diensten profiteert van het feit dat WhiteVision altijd bezig is met doorontwikkeling en innovatie. “Onlangs is bijvoorbeeld de WhiteVision-app gelanceerd,” vertelt Anne-Grethe. “Enorm handig, want wij verrichten steeds meer werkzaamheden via onze mobiele telefoons en tablets. Een innovatieve ontwikkeling als de app kunnen we dus goed gebruiken.”

Of Anne-Grethe WhiteVision zou aanraden? “Zeer zeker — in het bijzonder aan alle schoonmaakbedrijven die een oplossing zoeken voor het verwerken van inkoopfacturen. De koppeling tussen WhiteVision en Nocore werkt perfect. Op het moment dat je een factuur hebt verwerkt in WhiteVision, staat deze ook direct in je vertrouwde ERP-systeem. Bovendien werk je met een betrouwbare scan- en herken-partij die alle afspraken nakomt. Ik zou zeggen: je haalt de investering er dubbel en dwars uit!”