Jelle Bijlsma
Al sinds 1961 is Jelle Bijlsma actief in grond-, weg- en waterbouw. Binnen de sector is het bedrijf inmiddels uitgegroeid tot een belangrijke regionale speler. Jelle Bijlsma opereert vanuit twee locaties in Friesland met circa 100 medewerkers in geheel Noord-Nederland. Daarbij hanteert het drie kernwaarden: betrouwbaarheid, kwaliteit en flexibiliteit. Door de platte organisatiestructuur is de directie nauw betrokken bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Klanten van het bedrijf kunnen rekenen op een klantvriendelijke, oplossingsgerichte werkhouding.
De behoefte
In 2019 constateerde Jelle Bijlsma dat het toenmalige ERP-systeem niet kon voldoen aan de veranderende eisen van de projectadministratie. Het bedrijf groeide sterk en daarmee nam ook de administratieve belasting toe. Er kwamen bijvoorbeeld veel meer facturen binnen. Als milieubewust bedrijf vond Jelle Bijlsma dat het hoog tijd was voor een digitaliseringsslag. Maar het scannen en herkennen van inkoopfacturen bleek lastig. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een alternatieve oplossing.
De oplossing
Uit het nodige vooronderzoek bleek dat 4PS een geschikte ERP-oplossing voor Jelle Bijlsma zou zijn. Via 4PS kwam het bedrijf in contact met Whitevision. Het nauwe partnership tussen de twee softwareleveranciers wekte direct vertrouwen. Toen Whitevision langskwam bij Jelle Bijlsma om de mogelijkheden van de totaaloplossing voor inkoopfactuurverwerking te laten zien, was het bedrijf overtuigd: het besloot om niet meer verder te kijken en met Whitevision in zee te gaan.
De voordelen van Whitevision
- Meer tijd en overzicht.
- Geen papieren documenten meer op de financiële administratie.
- Vermogen om bedrijfsgroei te managen met behulp van SMART-OCR, matching en workflow-software.
- Uitstekende implementatie en accuraat support.
- Enorme efficiëntieslag maakt dat de software inmiddels onmisbaar is.
“Whitevision heeft ons veel meer tijd en overzicht opgeleverd,” vertelt Ineke Oppewal, controller bij Jelle Bijlsma. Als hoofd van de financiële administratie heeft zij in het verleden te maken gehad met enorme hoeveelheden papier: “Wij hadden ieder jaar meters archief, maar wat betreft de inkoopadministratie zijn we nu helemaal af van papieren documenten. Bovendien raken facturen niet langer weg. En alle handelingen rondom een factuur worden vastgelegd. Je kan de geschiedenis heel gemakkelijk naslaan, waardoor je altijd het overzicht behoudt!”
Voordat Jelle Bijlsma gebruikmaakte van Whitevision, verliep het inkoopfactuurverwerkingsproces op papier. Dat werd een probleem toen het bedrijf een enorme groei doormaakte. Ineke: “Als we op dat moment niet waren overgestapt op Whitevision, hadden we met het toenmalige aantal FTE niet verder gekund. We waren in één jaar van 6.000 naar 8.000 facturen gegaan. Door Whitevision konden we deze groei op de financiële administratie managen.” Het zelflerende vermogen van Whitevisions slimme OCR-software heeft daarbij een belangrijke rol gespeeld: “Het systeem leert steeds meer, waardoor het boeken van facturen in de loop der tijd alleen maar nóg sneller gaat.”
Daarnaast zorgt de matching-module voor veel efficiëntie en tijdbesparing: “Wanneer factuur en inkooporder op elkaar aansluiten, matcht Whitevision deze documenten aan elkaar. Wij hoeven in dat geval niets meer te doen. Wordt een factuur niet geheel correct aangeleverd, dan geeft de software dit aan. Hierdoor kunnen wij leveranciers ook beter ‘opvoeden’, wat ons uiteindelijk ook meer efficiëntie in de verwerking zal opleveren.”
Een ander groot winstpunt is de snelheid en het gemak waarmee Jelle Bijlsma facturen nu kan accorderen: “Met de Whitevision Workflow verloopt het goedkeuringsproces automatisch en gestroomlijnd. Op basis van het projectnummer weet Whitevision naar welke goedkeurders het de factuur moet sturen. Als financiële administratie hoeven wij het document dus niet meer van de ene naar de andere collega brengen. Dat is héél fijn!”
De implementatie en ingebruikname van Whitevision verliepen volgens Ineke zeer prettig: “Whitevision heeft ons in de beginfase uitstekend geholpen. Onze Whitevision-consultant is aanvankelijk enkele keren langsgekomen om de oplossing in te richten en te laten zien hoe alles werkte. In het eerste half jaar hadden wij soms nog vragen. Whitevision heeft ons toen heel goed begeleid.”
Ook daarna is Jelle Bijlsma tevreden gebleven over het support: “Wanneer we tickets indienen via het klantportaal, krijgen we altijd een snelle reactie en een duidelijke oplossing. Gelukkig hoeven we dit niet vaak te doen. Maar áls het eens nodig is, zijn we heel tevreden over de service die Whitevision biedt.”
Wat Whitevision al met al voor Jelle Bijlsma heeft betekend? “Enorm veel,” vindt Ineke. “Wij zijn ons er goed van bewust dat we het zonder Whitevision niet hadden kunnen bolwerken op de financiële administratie. De software kwam precies op het juiste moment voor ons. Ik vond het daarnaast erg leuk om de efficiëntieslag te maken. Daardoor verlopen de zaken nu zeer soepel!”
Ineke ziet Whitevision inmiddels als een onmisbare oplossing binnen het bedrijf: “Wij kunnen niet meer zonder. Teruggaan naar de oude situatie is geen optie. Daarvoor heeft Whitevision ons te veel opgeleverd!”
