idverde: Tijdwinst, efficiëntie en procesoptimalisatie: “WhiteVision heeft ons veel opgeleverd”

Over idverde

idverde NL is een gevestigde naam in de groensector. Ruim 500 medewerkers werken vanuit een twintigtal locaties in Nederland en binnen de gehele idverde groep werken zo’n 8.500 collega’s. Het klantenbestand bestaat onder andere uit zorgorganisaties, sportverenigingen, kleine en grote bedrijven, projectontwikkelaars, recreatieparken, woningbouwcorporaties en diverse (semi-)overheden. idverde NL werkt aan projecten in omgevingsbeheer en -inrichting. De kennis die het bedrijf bezit en ontwikkelt geeft klanten inzicht in hun werkelijke behoefte. Daarmee verhoogt idverde de waarde van de groene omgeving — niet alleen voor zijn klanten, maar ook voor de maatschappij.

“WhiteVision heeft ons veel opgeleverd,” zegt Bouwe Mul, administratief medewerker bij idverde NL. Als key user van WhiteVision is hij verantwoordelijk voor het gehele factuurverwerkingsproces binnen het systeem. “Sinds wij de oplossing gebruiken, hoeven we factuurregels niet meer handmatig in te voeren. Daardoor zijn we veel minder tijd kwijt aan het verwerken van inkoopfacturen. Met WhiteVision werken we een stuk efficiënter — en dat is voor mij het grootste pluspunt!”

Het inkoopfactuurverwerkingsproces verloopt nu van a tot z via WhiteVision. Bouwe: “Wanneer een factuur binnenkomt per mail, wordt deze ingescand in het systeem. De slimme OCR-software herkent zaken als de leverancier, het bedrag en de datum. Klopt er iets niet — bijvoorbeeld een bankrekeningnummer — dan krijgen wij hiervan een melding. En als het systeem een bepaald factuurelement niet in één keer herkent, kunnen we het trainen door aan te klikken wat het had moeten herkennen. Het mooie is dat WhiteVision zelflerend is, waardoor het dit element de volgende keer wél zal herkennen!”

Naast de OCR-software van WhiteVision gebruikt idverde NL ook de regelherkenning-functie en de workflow-software. “Dit betekent dat het systeem factuurregels herkent en inleest én dat we facturen fiatteren via WhiteVision. De workflow hebben we samen met onze WhiteVision-consultant ingericht, zodat elke factuur langs de juiste goedkeurders gaat. Nadat zij akkoord hebben gegeven, wordt de factuur geboekt.”

Als key user heeft Bouwe af en toe contact met WhiteVision. De communicatie vindt hij soepel verlopen: “Wij kampen weleens met vragen. Wanneer ik deze indien via het klantportaal van WhiteVision, krijg ik altijd snel een reactie. En de supportmedewerkers van WhiteVision pakken de zaken adequaat en professioneel aan. Zij kijken samen met ons naar het probleem om snel tot een oplossing te komen.”

Dit betekent overigens niet dat Bouwe support zeer vaak moet inschakelen: “WhiteVision heeft veel opties en functies, maar het is een heel gebruiksvriendelijk systeem. En de koppeling met ons ERP-systeem, 4PS, is erg goed!”