Hoppenbrouwers Techniek
In de afgelopen 100 jaar is Hoppenbrouwers Techniek uitgegroeid tot een modern installatiebedrijf. Wat in 1918 een eenmansbedrijf was, is nu een totaalinstallateur met ruim 1.000 medewerkers. De organisatie ontwerpt, installeert en onderhoudt elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties. Zij biedt integrale oplossingen en is actief in een zeer brede markt. De missie van Hoppenbrouwers Techniek: de beste partner zijn voor medewerkers, klanten en scholen. Daarbij staan medewerkers op de eerste plek. Werkplezier staat voorop, want alleen daarmee kan Hoppenbrouwers Techniek de bedrijfsambitie verwezenlijken: de beste en duurzaamste installateur van het land worden.
De behoefte
Hoppenbrouwers Techniek groeide als organisatie. Daardoor stroomden er steeds meer inkoopfacturen binnen. Het handmatig invoeren en verwerken daarvan kostte enorm veel tijd. Een oplossing was geen optie, maar een noodzaak. Het bedrijf móest stappen nemen op het gebied van efficiëntie. Daarom ging het op zoek naar een partij die een oplossing kon bieden voor het inlezen en digitaal verwerken van inkomende facturen.
De oplossing
De slimme OCR-oplossing van Whitevision bood uitkomst: inkoopfacturen zouden vrijwel geheel automatisch terechtkomen in het systeem, waar factuurgegevens direct konden worden overgenomen. Een perfecte oplossing voor de groeiende financiële afdeling van Hoppenbrouwers Techniek: het softwarepakket van Whitevision kon de medewerkers dusdanig ondersteunen dat het bedrijf geen nieuwe mensen hoefde aan te nemen om het vele invoerwerk af te handelen. Nieuwe medewerkers konden zich focussen op andere taken.
De voordelen van Whitevision
- De crediteurenadministratie kan zich toeleggen op andere taken dan invoerwerk
- Mogelijkheid om meer facturen te verwerken met hetzelfde aantal FTE
- Trainen van het zelflerende systeem zorgt voor nóg meer tijdwinst en efficiëntie
- Het Whitevision-team heeft diepgaande kennis van het ERP-systeem en biedt uitstekende ondersteuning
- Whitevision is betrouwbaar en denkt goed mee
“Tijdbesparing en efficiëntie: dát heeft Whitevision ons opgeleverd,” zegt Rick Vermeer, controller bij Hoppenbrouwers Techniek. Zo’n vijf jaar geleden ging hij aan de slag voor het bedrijf, dat toen nét bezig was met de implementatie van Whitevision. Hoe hij de oplossing vindt werken? “Het proces verloopt hartstikke goed. De medewerkers op de crediteurenadministratie hoeven de basisgegevens op facturen niet over te typen, waardoor zij zich kunnen wijden aan andere taken. Daardoor kunnen we met hetzelfde aantal FTE méér facturen aan. De gegevens worden ingelezen zonder dat daar ‘extra handjes’ aan te pas komen. Whitevision heeft dat heel goed voor ons opgelost.”
“Bij ons komen facturen voornamelijk binnen per mail,” vertelt Rick. Hoppenbrouwers Techniek heeft een apart e-mailadres aangemaakt waar leveranciers facturen naartoe kunnen mailen. “Nadat de facturen in dat postvak zijn verwerkt, worden ze uitgelezen. Vervolgens wordt het pdf-bestand aangeboden aan Whitevision. Het systeem leest de gegevens uit, waaronder de crediteur, de datum, het factuurbedrag, het factuurnummer en het btw-nummer. Daarvan wordt een bestand gemaakt dat we kunnen inlezen in ons ERP-systeem. Dit doet Whitevision voor alle facturen die wij ontvangen.”
Dat Whitevision een zelflerend systeem is, vindt Rick erg handig: “We kunnen de oplossing slimmer maken met behulp van de trainingsmodule. Heel praktisch, want als het systeem iets niet goed heeft ingelezen (bijvoorbeeld bij een gewijzigde lay-out of een nieuwe leverancier), kunnen wij de factuur inzien en de juiste elementen aanklikken. Dan herkent het systeem de gegevens de volgende keer wél. In het begin kost het trainen misschien even wat tijd, maar daar pluk je écht de vruchten van!”
De koppeling met Syntess, het ERP-systeem dat Hoppenbrouwers Techniek gebruikt, is erg goed. Rick: “WhiteVision heeft het systeem zó ingesteld dat het volledig voldoet aan de eisen van ons ERP-systeem. De Whitevision-consultant die bij ons langskwam om de implementatie te verzorgen, kende Syntess door en door. Hij kon ons heel goed helpen. Daardoor kunnen we nu zonder problemen inkomende facturen inlezen.”
Ricks ervaring met andere leden van het Whitevision-team is net zo positief. “Als we een supportvraag indienen via het klantportaal, neemt Whitevision dezelfde dag contact met ons op. De communicatie is goed en snel. Dat vinden wij erg waardevol, want een systeem voor inkoopfactuurverwerking moet natuurlijk blijven werken. Als een probleem niet wordt opgelost, kun je facturen immers niet betalen – en dan ontvang je geen spullen meer. Gelukkig beseft Whitevision dit heel goed. Wanneer onze IT-afdeling met het supportteam schakelt, worden issues vaak dezelfde dag opgelost. Dat maakt Whitevision tot een betrouwbare partner.”
Hoppenbrouwers Techniek profiteert nog steeds van het feit dat Whitevision zo goed heeft meegedacht bij het inrichten van de oplossing. “Wij zijn tevreden met dit systeem en willen het zeker blijven gebruiken,” zegt Rick. “Wellicht zullen we in de toekomst ook andere oplossingen van Whitevision implementeren. Daar staan we zeker voor open.”
Dat Rick Whitevision zou aanbevelen staat vast: “Je wordt heel goed geholpen, maar je bent niet alleen afhankelijk van het Whitevision-team óf van de software. Je hebt immers zelf de mogelijkheid om de oplossing te trainen. Daardoor kun je het proces eigenhandig de goede richting uitsturen. Dat werkt erg prettig!”.
