Hollander Techniek
In ruim 45 jaar is Hollander Techniek uitgegroeid tot totaalinstallateur en system integrator. Het familiebedrijf gelooft in de kracht van samenwerken en het aangaan van langetermijnrelaties. Deze filosofie vertaalt zich in duurzame technische totaaloplossingen die zowel bij klanten als in de samenleving voor toegevoegde waarde zorgen. Hollander Techniek heeft kennis van primaire klantprocessen en neemt verantwoordelijkheid voor het eindresultaat. ‘Duurzaam ondernemen’ is een sleutelterm: het bedrijf wil de samenleving verrijken en stelt aandacht voor het milieu centraal. Samen met klanten werkt het aan innovatieve duurzame oplossingen die het milieu niet belasten.
De behoefte
Hollander Techniek begon al in een vroeg stadium met het scannen en herkennen van inkoopfacturen. Maar naarmate de tijd verstreek en het bedrijf steeds meer facturen per jaar ontving, bleek de stabiliteit van een OCR-oplossing cruciaal te zijn voor een vlot, efficiënt factuurverwerkingsproces. Hollander Techniek besloot dat het tijd was om over te stappen op een OCR-systeem dat de groeiende stroom aan inkomende documenten — óók met het oog op de toekomst — zou aankunnen.
De oplossing
Toen Hollander Techniek aanklopte bij 4PS, raadde de ERP-leverancier partner Whitevision aan. Na een bezoek te hebben gebracht aan een Whitevision-klant om te zien hoe de oplossing in de praktijk werkte, nodigde Hollander Techniek Whitevision uit om een demo te geven. Daarbij keek Whitevision naar de huidige werkwijze, de beste inrichting van de oplossing en de mogelijke impact van de overstap. Whitevision bleek stabiliteit én een perfecte koppeling met Navision te bieden. Hollander Techniek was overtuigd: het bedrijf ging met Whitevision in zee.
De voordelen van Whitevision
- Zeer stabiele oplossing die uitstekend koppelt met Navision.
- Focus op constante innovatie.
- Sneller en efficiënter werken met SMART-OCR, workflow en matching.
- Soepele implementatie als aftrap van een duurzame samenwerking.
- De klant staat op nummer een.
“Whitevision biedt een zeer stabiele oplossing en kijkt altijd verder,” zegt Petra Greiner, administratief medewerker bij Hollander Techniek. “Omdat onze organisatie óók constant bezig is met verbeteren, kunnen we onze wensen goed bij Whitevision kwijt. En eigenlijk krijgen we vrijwel nooit te horen dat iets niet kan. Die focus op innovatie spreekt ons erg aan.”
Daarnaast levert Whitevision de nodige voordelen op voor de financiële administratie: “We werken nu veel sneller en efficiënter. Vroeger verwerkten we circa 40.000 facturen met twee fulltime krachten en één stagiaire. Het aantal inkomende facturen is sindsdien gegroeid, maar met Whitevision kunnen één fulltime en één parttime medewerker deze documentenstroom samen verwerken. De oplossing heeft bij ons dus gezorgd voor tijdwinst. Wij zijn enorm enthousiast over Whitevision!”
Met de zelflerende OCR-oplossing van Whitevision maak je onder andere gebruik van de kennis van de gebruikerscommunity. Hollander Techniek profiteert hier aanzienlijk van. Petra: “Regelmatig ontvangen we facturen van een leverancier die reeds bekend is bij Whitevision, omdat een andere klant facturen van deze leverancier met de OCR-software heeft verwerkt. Het systeem herkent de gegevens dan direct. Dat scheelt veel tijd.”
Wanneer Hollander Techniek projectfacturen verwerkt, biedt de software eveneens uitkomst: “We leren het systeem één keer welke projectleider bij welk project hoort. Vervolgens herkent het de facturen die daarbij horen en doet het automatisch een voorstel. Wij hoeven dit alleen nog te controleren.”
Zo’n 10% van de facturen gaat na het accorderen van de boeking de workflow in. “Dit komt doordat wij vooral met inkooporders werken, die we vooraf goedkeuren middels matching,” legt Petra uit. “Maar wanneer we kostenfacturen ontvangen, treedt de Whitevision Workflow in werking. Deze hebben we op de achtergrond ingericht met budgetten, waarbij we limieten hebben aangegeven. Met Whitevision hebben we tevens een goedkeuringsmatrix ingesteld, waardoor ik alleen hoef aan te geven wie de eerste goedkeurder is. Vervolgens doorloopt een factuur automatisch de juiste ‘accorderingsronde’. Heel handig!”
Dat Whitevision vanaf dag één gemakkelijk in gebruik is geweest, kwam mede door het uitstekende implementatieproces. Petra: “Mijn collega werkt hier al 25 jaar en heeft alle ontwikkelingen van Navision van dichtbij meegemaakt. Hij gaf aan dat we nog nooit zo’n soepele implementatie als die van Whitevision hebben gehad. En nota bene vond deze midden in de jaarafsluiting plaats!”
Petra en haar collega’s zijn van meet af aan bij de installering van het systeem betrokken geweest. Dat werpt nu zijn vruchten af: “We weten er heel veel van, waardoor we alle opties optimaal benutten. Ook hebben we de ruimte om inhoudelijk mee te denken, bijvoorbeeld over mogelijke aanpassingen of toevoegingen. Laatst vertelde onze Whitevision-consultant dat Whitevision ook van ons leert. Dat was natuurlijk erg leuk om te horen, omdat het onze duurzame samenwerking onderschrijft.”
Volgens Petra is klantvriendelijkheid essentieel voor Whitevision: “De klant staat écht op nummer een. En wanneer wij contact hebben met Whitevision, ervaren we ook hoe hecht het team is. Ik vind dat heel prettig en denk dat het aanzienlijk bijdraagt aan de goede samenwerking. Die saamhorigheid vertaalt zich in leuke gebaren, zoals een Sinterklaaspresentje voor ons crediteurenteam. Het zijn kleine dingen, maar die geven wel goed aan hoe Whitevision is als bedrijf — heel vrolijk en attent.”
Als je het Petra vraagt, is dit een samenwerking die absoluut zal voortduren: “We hebben al afspraken met Whitevision staan om de plannen te bespreken die voor ons in het verschiet liggen.” Of Petra Whitevision zou aanraden aan andere organisaties? “Jazeker — vooral als je écht efficiënter wilt werken met een stabiel systeem dat door een betrouwbare partij wordt geleverd!”
