Heras Mobile Fencing:

De behoefte

Waar bevindt een factuur zich momenteel? En wat is de status ervan? Deze vragen waren niet eenvoudig te beantwoorden bij Heras. De financiële administratie liet facturen op papier rondgaan ter fiattering. Als gevolg daarvan was er een gebrek aan overzicht. Het feit dat facturen werden gearchiveerd in het archief bij de moedermaatschappij, maakte zoektochten er niet gemakkelijker op: het terugvinden van een factuur kostte doorgaans veel tijd. Dát kon efficiënter, vond het bedrijf

De oplossing

Eind 2015 koos Heras definitief voor WhiteVision. Het bedrijf was ervan overtuigd dat de software de bestaande problematiek rondom inkoopfactuurverwerking zou oplossen. Bovendien was het systeem erg gebruiksvriendelijk — een groot pluspunt in de ogen van Heras.

“Wat ik zo fijn vind aan WhiteVision is dat het ontzettend veel overzicht biedt,” zegt Danniëlle Vogels, controlling support bij Heras. “We weten nu altijd welke factuur bij wie ligt. Vroeger hielden we dit bij met een lijst, maar dat was veel werk. En hardcopy kan altijd verloren gaan. Bovendien hadden we veel fysieke opslagruimte nodig. Je moet facturen immers zeven jaar bewaren. Dat levert veel papierwerk op! In ons geval gingen de documenten ook nog eens naar het archief van de toenmalige moedermaatschappij. Naslaan was daardoor een drama: we moesten contact opnemen en de desbetreffende doos opvragen, die vervolgens doorzocht moest worden.”

Nu verloopt het allemaal een stuk gemakkelijker: “Met één druk op de knop achterhalen we waar een factuur zich bevindt en wat de status ervan is. En omdat WhiteVision een zeer gebruiksvriendelijk systeem is, weten we altijd precies waar we moeten zijn. Heel handig!”

Omdat Heras met verschillende bedrijven in diverse landen werkt, was er voorheen geen eenduidigheid binnen de organisatie. “Veel teams pakten de zaken op hun eigen manier aan,” vertelt Danniëlle. “Nadat we een digitalisatieslag hebben gemaakt, is dat veranderd. We hebben nu veel meer grip binnen de organisatie, omdat administratieve processen zeer gestroomlijnd verlopen. WhiteVision heeft daar enorm bij geholpen.”

Het verwerken van inkoopfacturen gaat nu heel soepel: “Wanneer een factuur binnenkomt, wordt deze automatisch herkend door de slimme OCR-software van WhiteVision. Dat werkt heel efficiënt en zorgt voor een lagere foutgevoeligheid. Wij hoeven alleen nog een controle uit te voeren en de factuur vast te leggen in ons boekhoudpakket. Vervolgens gaat de factuur door de workflow ter fiattering. Daarna boeken wij haar in ons financiële systeem en dan is zij direct gearchiveerd. Heel fijn!”

Dat WhiteVision een uitgebreide oplossing biedt, is volgens Danniëlle zeer positief: “In het begin moet je het systeem natuurlijk even leren kennen, maar gelukkig is het erg gebruiksvriendelijk. WhiteVision maakt het je echt gemakkelijker. Een voorbeeld: wanneer ik mijn kosten in ons ERP-systeem 4PS Navision bekijk, kan ik direct de factuur openen die erachter zit. De koppeling met WhiteVision is echt naadloos.”

Daarnaast vindt Danniëlle het prettig dat WhiteVision stabiel is: “De oplossing werkt gewoon heel goed. En áls we eens ergens tegenaan lopen, lost WhiteVision het in een handomdraai op.”

Overigens werd het tijdens de implementatie al duidelijk dat WhiteVision een klantvriendelijk bedrijf is: “De communicatie was erg fijn. WhiteVision is geen massale organisatie waar je telkens opnieuw je verhaal moet doen. De sfeer voelt heel familiair en prettig aan. Je kan altijd bij het supportteam terecht. En als je voor een tweede keer contact opneemt over een bepaalde vraag, weet het team nog waar het over gaat!”

Of Heras voorlopig met WhiteVision wil blijven werken? “Jazeker,” zegt Danniëlle stellig. “Sterker nog, ik denk dat we de oplossing in de toekomst nog wel willen uitbreiden. WhiteVision biedt daar veel mogelijkheden voor. En wij zijn zeer tevreden met de oplossing.”

Danniëlle zou WhiteVision dan ook van harte aanbevelen aan andere bedrijven: “Je werkt met een stabiel pakket, de OCR-software werkt heel goed en het support is uitstekend. Daarnaast is de WhiteVision Workflow heel handig voor mensen die vaak reizen of vanuit huis werken. Hiermee kun je facturen namelijk altijd en overal goedkeuren. Ideaal!”