GWS dé schoonmaker
Schoonmaak gemakkelijk maken en waarde toevoegen voor de organisaties van klanten: dat doet GWS dé schoonmaker. Het familiebedrijf, dat al sinds 1984 bestaat, gelooft dat het draait om de juiste mensen op de juiste werkplek. Omdat GWS dé schoonmaker het belangrijk vindt dat medewerkers onder fatsoenlijke omstandigheden kunnen werken, volgt elke medewerker (intern) de basisopleiding schoonmaak. Ook biedt het bedrijf groeimogelijkheden, zodat medewerkers met kennis en plezier kunnen werken en kwaliteit kunnen leveren. Daarnaast wil het regionale, betrokken en duurzame schoonmaakbedrijf van betekenis zijn voor zijn relaties en omgeving.
De behoefte
GWS dé schoonmaker vond het hoog tijd om het inkoopfactuurverwerkingsproces te verbeteren. Het bedrijf zocht een manier om efficiënter en sneller te werken en de foutmarge te verminderen. In dat kader wilde het inkomende facturen scannen en inlezen in het ERP-programma. Het probleem: ERP-pakket Nocore had geen ingebouwde scan- en herken-optie. GWS dé schoonmaker ging op zoek naar een oplossing.
De oplossing
GWS dé schoonmaker won informatie in bij diverse scan- en herken-partijen. Toen Nocore meldde dat het in gesprek was met WhiteVision over een koppeling, vroeg GWS dé schoonmaker een demo aan. Deze was zo goed dat het bedrijf het niet nodig vond om verder te kijken. De keuze was gemaakt: GWS dé schoonmaker wilde de oplossing van WhiteVision inzetten om het proces van inkoopfactuurverwerking te optimaliseren.
De voordelen van Whitevision
- Meer tijd en gemak, minder menselijke fouten.
- Helder proces waarbij inkoopfacturen direct goed worden geboekt en gearchiveerd.
- Facturen automatisch rondsturen ter fiattering met workflow-software.
- De Whitevision-consultant biedt goede begeleiding tijdens de implementatie,
waarna een accuraat supportteam vragen snel en prima afhandelt. - Focus op innovatie en continue doorontwikkeling om de oplossing almaar nóg beter te maken.
“Whitevision heeft ons tijdwinst en gemak opgeleverd én voorkomt menselijke fouten,” zegt Gaby Westelaken, directeur van GWS dé schoonmaker. Het bedrijf gebruikt de oplossing sinds maart 2020 en is er erg tevreden over.
“De oplossing zorgt ervoor dat inkoopfacturen meteen goed worden geboekt in ons boekhoudprogramma. Het proces is helder. Een factuur komt digitaal binnen, waarna het systeem de factuurdata herkent — van btw-nummer en gegevens van de leverancier tot factuurbedrag en kostenplaatsen. Omdat wij ook de Whitevision Workflow gebruiken, kunnen we de factuur automatisch rondsturen langs goedkeurders. Wanneer de laatste persoon akkoord heeft gegeven, wordt de factuur automatisch gearchiveerd. Voor ons is dit heel handig!”
Facturen kwamen voorheen al digitaal binnen bij GWS dé schoonmaker, maar het verwerkingsproces was een stuk omslachtiger: “We moesten ze printen, voorzien van een stempel, inscannen in het CRM-systeem, de juiste personen om een akkoord vragen en een handmatige boeking doen,” legt Gaby uit. “Dat was erg arbeidsintensief. En wanneer medewerkers op vakantie waren, werd het allemaal nog lastiger. Met Whitevision verlopen handelingen die voorheen tijdrovend waren automatisch. Ook hebben we altijd een back-up. Dat werkt veel gemakkelijker!”
De implementatie ging niet zonder slag of stoot, want deze moest middenin de coronacrisis plaatsvinden. Gaby: “Het was tijdens de lockdown, dus alles ging op afstand. Dat was best even wennen. We liepen tegen enkele vragen aan, maar die heeft Whitevision heel goed opgepakt. Onze Whitevision-consultant heeft ons prima begeleid.”
Ook met het vervolgproces is Gaby blij: “Als we een vraag hebben, neem het supportteam van Whitevision deze direct in behandeling. De medewerkers lossen alles op snelle, weldoordachte wijze voor ons op. De communicatie is erg prettig, dus ook daar ben ik tevreden over.”
Wat Gaby ook fijn vindt, is dat Whitevision altijd bezig is de oplossing nóg beter te maken. In het kader daarvan staat het bedrijf ook open voor suggesties van klanten: “Wij willen bijvoorbeeld graag transitorische boekingen kunnen ingeven. Dat heeft Whitevision nu op de lijst gezet. Het is prettig dat het bedrijf naar zulke klantverzoeken luistert en deze — waar mogelijk — oppakt.”
Gaby concludeert dat het hele systeem aan de verwachtingen voldoet: “Uitdagingen worden omgezet in oplossingen. Daardoor kunnen wij beter, sneller en efficiënter werken. Ik zou Whitevision dan ook zeker aanbevelen aan anderen.” Aan overstappen moet GWS dé schoonmaker niet denken: “Wij zouden dat alleen doen als de oplossing niet deugt. En mijn ervaring met Whitevision is gewoon heel goed. Ik vind het ook mooi dat Whitevision in beweging blijft door continue doorontwikkeling. Die focus op innovatie past uitstekend bij onze filosofie!”
