Groenen Groep: “Overzicht en grip: door WhiteVision besparen wij tijd en kunnen we ons focussen op ons werk”

De behoefte

Groenen Groep werkt met diverse uitvoerders en zij kopen allerlei benodigdheden in bij verschillende leveranciers: van rioolspullen tot stenen, zand en grond. Omdat het inkoopfactuurverwerkingsproces van oudsher op papier verliep, zorgde dit voor veel werk. Naarmate Groenen Groep groeide, werd het onwerkbaar. De papieren stapelden zich op. Daarom besloot het bedrijf om de gehele boekhouding én de inkoop te digitaliseren.

De oplossing

ERP-leverancier Exact gaf aan een oplossing voor het verwerken van inkoopfacturen te hebben, maar al snel bleek dat de vraag van Groenen Groep hier te complex en specifiek voor was. Via een Google-zoektocht belandde het bedrijf op de website van WhiteVision, waar het direct een klik voelde. Tijdens de demo bleek dat gevoel juist te zijn: binnen 3 kwartier zag Groenen Groep dat WhiteVision precies bood waarnaar het op zoek was. Het bedrijf besloot niet meer naar andere partijen te kijken en met WhiteVision aan de slag te gaan.

“WhiteVision heeft ervoor gezorgd dat wij overzicht en grip hebben,” vertelt Mark Mertens, financieel medewerker bij Groenen Groep. Dat was voorheen anders. “Zelfs toen ik alle facturen al digitaal binnenkreeg, printte ik ze nog uit om ze te laten rondgaan. Toen wij 5.000 – 6.000 facturen per jaar ontvingen, verloren we de grip. Nu we WhiteVision gebruiken, geschieden de verwerking én fiattering geheel digitaal. Via de WhiteVision Workflow kijkt de bedrijfsleider de prijzen na, waarna hij de factuur doorzet naar mijn boekhouding. Ik beheer het gehele systeem nu volledig digitaal. Daardoor heb ik de controle terug!”

Dat het verwerken en accorderen van facturen nu veel efficiënter verloopt, legt Mark uit aan de hand van een voorbeeld. “Stel, we bestellen een vracht stenen bij de betonwarenfabriek en een dag later ontvangen we de digitale factuur. In zo’n geval sleep ik de factuur naar de bewuste bv binnen WhiteVision (wij hebben 3 werkmaatschappijen). Daar wordt de factuur ingelezen. De herkenning is direct al hoog, maar de eerste 2 à 3 keer moet je deze nog even in de gaten houden. Daarna verloopt alles prima. Als ik een vraag heb over de factuur, verstuur ik deze naar mijn collega via WhiteVision — de software staat vrijwel altijd open bij ons. De betreffende uitvoerder zet het juiste werknummer op de factuur en stuurt deze terug naar mij.”

Vervolgens treedt het fiatteringsproces in werking: “Onze bedrijfsleider kijkt binnen WhiteVision naar de factuur. Wanneer hij zijn akkoord geeft, wordt de factuur direct in onze Exact-software verwerkt. Het document heeft alle benodigde wegen bewandeld, dus ik zie het niet meer terug, tenzij ik dat wil — alle facturen worden namelijk digitaal gearchiveerd, waardoor we ze altijd heel eenvoudig kunnen terugzoeken!”

Wat WhiteVision Groenen Groep heeft opgeleverd? “Tijdbesparing, efficiëntie en overzicht,” zegt Mark. “De oplossing scheelt echt heel veel tijd. Wij zijn ook erg blij dat we niet meer met papier hoeven te werken. Toen we dat nog deden, bleven facturen soms weken liggen. Inmiddels is iedereen binnen ons bedrijf dusdanig geïnstrueerd en zijn onze mensen nu bereid om facturen snel te controleren en op te sturen.”

WhiteVision heeft een grote rol gespeeld in deze verbetering: “Vanaf het moment dat een factuur binnen is, staat zij binnen een week in de boekhouding, terwijl dit vroeger minimaal een maand duurde. Dat is een echte opluchting voor ons.”

Een enorme plus is de koppeling met Exact. “Deze werkt perfect,” zegt Mark. “Nadat een factuur is goedgekeurd, hoef ik maar één handeling te verrichten om deze te boeken in Exact. Het ERP-systeem herkent en archiveert de factuur automatisch. Echt fantastisch.”

Vanaf de eerste minuut had Mark een goed gevoel bij WhiteVision. En dat gevoel is gedurende de gehele samenwerking onderschreven: “Tijdens het implementatieproces heeft WhiteVision alles precies ingericht zoals wij het wilden. We hadden behoorlijk specifieke wensen en die heeft WhiteVision razendsnel ingewilligd. In de beginperiode konden we met vragen terecht bij onze WhiteVision-consultant, die ons bedrijf intussen goed had leren kennen. Dat was heel fijn. Maar ook nu we af en toe contact leggen met het supportteam via het klantportaal, worden we prima geholpen. WhiteVision is heel toegankelijk. Als je een bericht stuurt, krijg je altijd snel antwoord. Ik ben enorm tevreden over het bedrijf en de werkwijze.”

Of Mark denkt dat Groenen Groep voorlopig met WhiteVision zal blijven werken? “Absoluut. De oplossing is relatief gezien niet duur en je wint er zóveel tijd mee. Je kunt je focussen op je werk, want het systeem werkt geweldig. Ik wilde het digitale tijdperk helemaal niet omarmen, maar WhiteVision trok mij over de streep. En nu ben ik echt heel blij dat ik die stap heb genomen!”

download de hele klantcase