Franssen Franken:

De behoefte

Bij Franssen Franken geschiedde de inkoopfactuurverwerking nog op papier. De financiële administratie had veel werk aan het zetten van stempels, het coderen van facturen en het laten rondgaan van facturen ter fiattering. Wanneer leveranciers belden met vragen, was het lastig om de status van een factuur te achterhalen. Toen het aantal inkomende facturen toenam, was het vechten tegen de bierkaai. Franssen Franken besloot om het proces te automatiseren.

De oplossing

Een zakenrelatie was enthousiast over WhiteVision en nodigde Franssen Franken uit om de oplossing eens in actie te zien. De scan- en herken-software en de workflow vielen in de smaak. Franssen Franken ging met WhiteVision in gesprek. De combinatie van een demo op locatie en een gunstige offerte gaf de doorslag: Franssen Franken besloot met WhiteVision in zee te gaan.

“WhiteVision heeft voor veel efficiëntie, effectiviteit en tijd gezorgd,” zegt René Haan, hoofd administratie bij Franssen Franken. “Vroeger waren we lang bezig met het inboeken van een inkoopfactuur. En als we achteraf een factuur wilden terugvinden, moesten we hiernaar zoeken in de kast. WhiteVision verwerkt facturen razendsnel en slaat deze op in een digitaal archief. Binnen twee minuten kan ik elke factuur inclusief de bijbehorende notities tevoorschijn halen. Wij hebben heel veel tijd gewonnen met de oplossing van WhiteVision.”

De vrijgekomen uren kan René goed gebruiken: “Doordat WhiteVision ons het invoerwerk uit handen heeft genomen, heb ik  meer ruimte om mij te buigen over financiële werkzaamheden waar je echt mensen voor nodig hebt. In het verleden kwam ik daar amper aan toe!”

Sinds Franssen Franken WhiteVision in gebruik heeft genomen, heeft René een controlerende functie gekregen in het inkoopfactuurverwerkingsproces: “Wanneer we een digitale factuur binnenkrijgen per e-mail, wordt deze automatisch ingelezen in WhiteVision. Wanneer ik het programma open, heeft de slimme OCR-software alle factuurgegevens reeds herkend — van crediteur tot btw-bedrag. Alle velden zijn ingevuld. Gaat het om een nieuwe leverancier, dan voeg ik even de juiste grootboekrekening aan een bepaalde regel toe. Dat hoef ik slechts één keer te doen, want het zelflerende systeem onthoudt deze handeling voor de volgende keer. Sinds we WhiteVision gebruiken, heb ik geen enkele inkoopfactuur meer handmatig hoeven te boeken.”

Nadat René een factuur heeft verwerkt, gaat deze de workflow in. “Ook hiermee wordt het verwerkingsproces geautomatiseerd. Als een bepaalde collega bijvoorbeeld altijd de facturen van een specifieke crediteur moet accorderen, kan je dit van tevoren aangeven. En de workflow-software is simpel in gebruik, dus wij werken hier graag mee!”

De koppeling tussen WhiteVision en ERP-systeem Exact werkt vlekkeloos. “De integratie is uitstekend,” zegt René. “WhiteVision gebruikt dezelfde omschrijvingen als Exact. Je kan de oplossing zien als een verlengstuk van het ERP-systeem.”

Dat WhiteVision repeterend overtypewerk vrijwel direct elimineerde, was overigens een aangename verrassing: “Ik verwachtte dat het enkele maanden zou duren voordat we van de voordelen zouden profiteren. Maar de implementatie was kort, krachtig en effectief. De leercurve bleek niet groot — als je met Exact kan werken, heb je WhiteVision ook snel onder de knie. En onze WhiteVision-consultant heeft ons prima begeleid. Daardoor hebben we in rap tempo een enorme efficiëntieslag kunnen maken.”

René ervaart de samenwerking met WhiteVison als zeer prettig. “In het begin heb ik diverse keren support ingeschakeld, omdat ik bepaalde vragen tegenkwam,” vertelt hij. “WhiteVision reageert ontzettend snel en goed. De medewerkers gaan heel oplossingsgericht te werk. Daardoor is geen enkele vraag onbeantwoord gebleven.”

Volgens René is WhiteVision in alle opzichten gefocust: “Er is niets wat niet kan. WhiteVision doet er echt álles aan om het inkoopfactuurverwerkingsproces te vergemakkelijken, zodat je meer tijd overhoudt voor cruciale taken. De oplossing is dan ook ongelooflijk efficiënt.”

Of René WhiteVision zou aanbevelen aan andere bedrijven? “Absoluut. Ik zou iedereen adviseren om het handmatige proces overboord te gooien en voor WhiteVision te kiezen. Je zal zo’n verlichting voelen qua werkdruk. Ik ben dusdanig enthousiast over de oplossing dat WhiteVision in de toekomst nog wel een grotere rol zou kunnen gaan spelen binnen onze organisatie. Wij benutten nog niet alle functionaliteiten — en we behalen nu al veel voordeel!”