Feenstra en van Goor
Van het ontwerp en de plaatsing van een nieuwe badkamer tot de installatie van een cv-ketel of verwarming: Feenstra en van Goor is een allround installatiebedrijf dat het hele spectrum van installatiewerk verzorgt. Met circa veertig vakbekwame medewerkers en meer dan veertig jaar ervaring levert het bedrijf diensten aan een gevarieerd klantenbestand. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen speelt een grote rol binnen Feenstra en van Goor: duurzaam ondernemen en installeren is erg belangrijk. Terwijl de naamsbekendheid van het bedrijf groeit, breidt de orderportefeuille zich uit binnen utiliteit, industrie, nieuwbouw, renovatie én de particuliere sector. Als erkend leerbedrijf begeleidt Feenstra en van Goor bovendien jong talent op weg naar een vakdiploma. De visie hierachter? “Je hebt alleen maar bestaansrecht als je blijft investeren in de toekomst.”
De behoefte
Grofweg anderhalf jaar geleden merkte Feenstra en van Goor dat de hoeveelheid binnenkomende facturen groeide. Deze inkoopfacturen werden stuk voor stuk met de hand ingevoerd – een tijdrovende taak die dringend verlichting kon gebruiken. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een deskundige partij die kon helpen bij het verwerken van inkomende facturen.
De oplossing
Via BouwInfosys kwam Feenstra en van Goor in contact met WhiteVision. Na een initieel gesprek kwam er een specialist van WhiteVision langs om een presentatie van de oplossing te houden. Kort daarop was de samenwerking een feit: Feenstra en van Goor besloot om inkomende facturen te gaan verwerken met de software van WhiteVision, die geschikt is voor zowel het scannen als het routeren (workflow) van facturen. Na een vlotte implementatie kon het bedrijf de oplossing direct in gebruik nemen.
De voordelen van Whitevision
- Efficiënter werken op de administratie-afdeling
- Snellere factuurverwerking met Online OCR
- Beter en sneller overzicht van inkoop en verkoop
- Eenvoudig accorderen van facturen met de geïntegreerde Whitevision-workflow
- Zeer gebruiksvriendelijke oplossing
“Wij hebben erg veel baat bij de oplossing van Whitevision, omdat alles nu een stuk efficiënter verloopt binnen ons bedrijf,” vertelt Rienk Feenstra, directeur van Feenstra en van Goor. Dat het bedrijf meer bereikt met minder inspanning, is duidelijk merkbaar:
“Vroeger moesten we alles handmatig invoeren. Dat kostte ontzettend veel tijd. Nu komen alle gegevens netjes in het juiste project terecht – en ze staan direct waar ze moeten staan.” Daardoor is er meer mankracht over voor andere zaken. Ook verlopen interne processen gestroomlijnder en prettiger: “Voor ons is het verwerkingsproces van inkomende facturen niet alleen makkelijker, maar ook effectiever geworden. De oplossing van Whitevision geeft ons meer rust. Kortom, wij zijn er heel content mee!”
“Voor ons heeft de oplossing van Whitevision meerdere voordelen gebracht,” vertelt Rienk. Zijn bedrijf gebruikt Online OCR en de workflow van WhiteVision voor het verwerken van inkomende facturen. “We hebben één boekhoudster en drie financiële medewerkers. Zij worden aanzienlijk ontlast, omdat ze veel sneller een beter overzicht hebben van wat er wordt ingekocht en verkocht.”
Dat het intern accorderen van facturen via de Whitevision-workflow geschiedt, zorgt voor veel efficiëntie: “Vroeger hadden we een map die van A naar B ging totdat iedereen de factuur had gecorrigeerd en geaccordeerd. Nu krijgt elke betrokken medewerker netjes een melding in zijn scherm waarin alle instructies staan. Dat geeft meer overzicht.”
“Whitevision werkt goed samen met BouwOffice, het pakket dat wij al gebruikten,” vertelt Rienk. En de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing valt in de smaak bij Feenstra en van Goor. “Het implementatieproces verliep soepel. Er kwam een consultant van WhiteVision langs om alles correct te installeren.” Na een dagje implementatiewerk kon het bedrijf aan de slag.” Er was absoluut geen grote leercurve. In de gehele periode dat we de oplossing van Whitevision gebruiken, hebben we eigenlijk maar één vraag gehad. Omdat deze technisch van aard was, hebben we de supportafdeling ingeschakeld. Sindsdien weten we wat het probleem is, dus wanneer het zich voordoet, kunnen we het zelf oplossen. Whitevision heeft ons daar heel goed bij geholpen.”
De medewerkers van de administratie-afdeling die contact hebben met Whitevision, vinden dat de samenwerking professioneel en aangenaam verloopt. Rienk: “Op vragen en opmerkingen wordt snel en netjes gereageerd, zodat wij weer verder kunnen.”
Rienk’s eindoordeel over Whitevision? “De oplossing is gewoon een hele goede tool die wérkt. Als ik bekijk hoe het tot nu toe allemaal is gegaan, blijven wij er zeker mee werken.”
Andere bedrijven raadt Rienk absoluut aan om ook met Whitevision te gaan werken: “De oplossing onttrekt je een hoop arbeid en je werkt er ontzettend makkelijk mee. Uiteindelijk kan je hierdoor alleen maar efficiënter gaan werken.” En dat is natuurlijk het streven van iedere organisatie!“
