Effektief: “Sneller én eenvoudiger inkoopfacturen verwerken: ons goede gevoel bij WhiteVision bleek te stroken met de realiteit

Over Effektief

Panden schoonmaken: dát is de kernbusiness van Effektief. Met haar transparante structuur en no-nonsense aanpak kan de groeiende onderneming rekenen op tevreden pandgebruikers. 20 procent van de opdrachtgevers is al meer dan 10 jaar klant – een gegeven waar het bedrijf trots op is. Effektief investeert in medewerkers, zodat zij het beste uit zichzelf kunnen halen – middels ergonomische materialen, maar ook door hen persoonlijke begeleiding en een maatwerkopleidingsplan te bieden. Mét resultaat, want Effektief is inmiddels een top 10-schoonmaakbedrijf in Nederland. En de onderneming staat niet stil: met duurzaamheid als fundament innoveert zij op het gebied van techniek, producten, processen, strategie en sociale innovatie.

De behoefte

Van oudsher verwerkte Effektief inkomende en uitgaande facturen handmatig. Maar toen het aantal inkoopfacturen enorm groeide, kostte het verwerkingsproces veel te veel tijd. Medewerkers kregen regelmatig facturen op hun bureau die niet voor hen bestemd waren, maar die zij wel moesten bekijken om dat vast te stellen. Omdat dit steeds meer vertraging opleverde, ging Effektief op zoek naar een oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen.

De oplossing

Na zich te hebben georiënteerd op leveranciers van inkoopfactuurverwerkingsoplossingen benaderde Effektief diverse partijen. Alleen WhiteVision bood aan om een presentatie op locatie te geven. Na de demo zag Effektief verschillende redenen om voor WhiteVision te kiezen: het systeem bood alle gewenste mogelijkheden, de oplossing was zeer betaalbaar en het schoonmaakbedrijf had een goed gevoel over de samenwerking – tijdens de presentatie én achteraf, toen WhiteVision de tijd nam om alle resterende vragen te beantwoorden. Effektief hakte de knoop door: met deze oplossing zou het bedrijf aan de slag gaan.

“Tijdbesparend, gebruiksvriendelijk, toegankelijk en betaalbaar: dát is WhiteVision in een notendop. Ik zou de oplossing absoluut aan andere bedrijven aanbevelen!”

De voordelen van WhiteVision

1. Tijdwinst door papierloos werken en een efficiënte roulatie van facturen
2. Snelle periodeafsluiting met behulp van WhiteVision
3. Vlotte accordering van inkoopfacturen middels de WhiteVision Workflow
4. Soepele implementatie en snelle, prettige support
5. Zeer betaalbare oplossing die geheel gelijkwaardig is aan duurdere varianten

“WhiteVision heeft ons tijdwinst en efficiëntie opgeleverd,” vertelt Jack Suiveer, financieel directeur van Effektief. “Onze administratie hoeft inkomende facturen niet meer uit te printen, dus we gebruiken minder papier. Daarnaast krijgen mensen alleen nog de facturen die voor hen bestemd zijn, waardoor het proces veel sneller verloopt.” Onder andere tijdens de periodeafsluiting is dat merkbaar: “De druk is dan vrij hoog, want we willen zo snel mogelijk weten hoe de periode voor ons is geweest. Het WhiteVision-systeem helpt ons daarbij. Alles is snel geboekt op de juiste grootboekrekening en het juiste project.” Dat goedkeurders tweemaal per dag een reminder ontvangen via de WhiteVision Workflow, draagt ook bij aan het versnelde factuurverwerkingsproces: “Zo’n reminder attendeert hen erop dat er facturen klaarstaan om te worden geaccordeerd. Tegelijkertijd heeft WhiteVision ervoor gezorgd dat niemand wordt platgegooid met zulke berichten – je kan zelf instellen hoe vaak reminders uitgaan!”

“We verwerken inkoopfacturen nu binnen dagen in plaats van weken”

In het verleden was het verwerken van inkoopfacturen een omslachtig proces bij Effektief. Jack: “Na het boeken gingen de facturen in een map met 5 schutbladen – 1 per bv. Iedere factuur moest worden gecontroleerd door 3 of 4 mensen. Dat kostte veel tijd, want mappen bleven vaak her en der liggen. Nu hebben we dat probleem niet meer. Facturen komen binnen in onze inkoopfacturenmailbox en worden automatisch naar WhiteVision gesleept, waar ze direct worden ingelezen. Het systeem herkent alle gegevens die op de factuur staan: van het crediteurennummer tot het btw-bedrag. Vervolgens ontvangt de goedkeurder de factuur via de workflow. Via een link komt hij terecht op een pagina waarop hij 3 mogelijkheden heeft: accorderen, niet accorderen óf een aanvullende vraag stellen.” Het resultaat van deze werkwijze? “Facturen worden nu niet meer binnen een paar weken, maar binnen een paar dagen verwerkt!”

“Dat we het uitstekende supportteam weinig nodig hebben, is een goed teken”

De implementatie van WhiteVision verliep enorm soepel. “Eerst hielp WhiteVision ons om de details boven water te krijgen: wat was onze werkwijze en welke veranderingen konden we het beste doorvoeren? WhiteVision adviseerde ons om leveranciers op te voeden. Zij moesten hun facturen voortaan naar de juiste mailbox sturen in het juiste formaat – een belangrijke efficiëntieverbetering, want wij hebben meerdere bv’s. Vervolgens hielp WhiteVision ons met de inrichting. Na anderhalve dag konden we met de oplossing aan de slag.” Jack’s collega’s op de crediteurenadministratie werken inmiddels dagelijks met het systeem en zijn hier zeer tevreden over. “De overstap naar WhiteVision is eenvoudig geweest. Natuurlijk hadden onze mensen weleens vragen over hoe bepaalde zaken precies werkten, maar WhiteVision schoot altijd snel te hulp. Wij ervaren de support als zeer prettig. Maar eerlijk gezegd hoeven we hier niet vaak een beroep op te doen, omdat de oplossing gewoon prima werkt. Dat is een goed teken!”

Weten hoeveel tijd jij kunt besparen met WhiteVision? Vul dan onze calculator in!

“Nieuwe koppeling met NoCore en waar voor je geld”

De afgelopen tijd heeft Jack veel contact gehad met WhiteVisions directeur, Frank de Wit. “Toen we besloten met WhiteVision in zee te gaan, was er nog geen koppeling met NoCore, ons ERP-systeem. Eigenlijk was dat een voorwaarde voor ons, maar we hadden zo’n vertrouwen in WhiteVision dat we tóch voor deze oplossing hebben gekozen. WhiteVision is er dan ook direct mee aan de slag gegaan. Tijdens het proces zijn we uitstekend op de hoogte gehouden van de status en ontwikkelingen – en enkele weken nadat wij de overeenkomst hadden getekend, gingen WhiteVision en NoCore óók de samenwerking aan. Binnenkort gaan we dus wederom een grote efficiëntieslag maken!”. Ter afsluiting wil Jack benadrukken wat WhiteVision voor Effektief heeft betekend: “Door de begeleiding van WhiteVision zijn we soepel overgestapt op een digitale oplossing voor inkoopfactuurverwerking, waardoor we zéér snel een enorme tijdwinst hebben ervaren. Bovendien is WhiteVision gelijkwaardig aan duurdere partijen. Je krijgt dus ontzettend veel waar voor je geld!”

Download hier de hele klantcase

Bereken jouw tijdbesparing!

Wil je weten hoeveel tijd jij kunt besparen door WhiteVision i.c.m. NoCore? Vul dan middels onderstaande button onze calculator in en zie direct resultaat.

bereken je tijdbesparing!