Effektief

De oplossing

Na zich te hebben georiënteerd op leveranciers van inkoopfactuurverwerkingsoplossingen benaderde Effektief diverse partijen. Alleen WhiteVision bood aan om een presentatie op locatie te geven. Na de demo zag Effektief verschillende redenen om voor WhiteVision te kiezen: het systeem bood alle gewenste mogelijkheden, de oplossing was zeer betaalbaar en het schoonmaakbedrijf had een goed gevoel over de samenwerking – tijdens de presentatie én achteraf, toen WhiteVision de tijd nam om alle resterende vragen te beantwoorden. Effektief hakte de knoop door: met deze oplossing zou het bedrijf aan de slag gaan.

De voordelen van Whitevision

1. Tijdwinst door papierloos werken en een efficiënte roulatie van facturen
2. Snelle periodeafsluiting met behulp van Whitevision
3. Vlotte accordering van inkoopfacturen middels de Whitevision Workflow
4. Soepele implementatie en snelle, prettige support
5. Zeer betaalbare oplossing die geheel gelijkwaardig is aan duurdere varianten

“Whitevision heeft ons tijdwinst en efficiëntie opgeleverd,” vertelt Jack Suiveer, financieel directeur van Effektief. “Onze administratie hoeft inkomende facturen niet meer uit te printen, dus we gebruiken minder papier. Daarnaast krijgen mensen alleen nog de facturen die voor hen bestemd zijn, waardoor het proces veel sneller verloopt.” Onder andere tijdens de periodeafsluiting is dat merkbaar: “De druk is dan vrij hoog, want we willen zo snel mogelijk weten hoe de periode voor ons is geweest. Het Whitevision-systeem helpt ons daarbij. Alles is snel geboekt op de juiste grootboekrekening en het juiste project.” Dat goedkeurders tweemaal per dag een reminder ontvangen via de Whitevision Workflow, draagt ook bij aan het versnelde factuurverwerkingsproces: “Zo’n reminder attendeert hen erop dat er facturen klaarstaan om te worden geaccordeerd. Tegelijkertijd heeft Whitevision ervoor gezorgd dat niemand wordt platgegooid met zulke berichten – je kan zelf instellen hoe vaak reminders uitgaan!”

In het verleden was het verwerken van inkoopfacturen een omslachtig proces bij Effektief. Jack: “Na het boeken gingen de facturen in een map met 5 schutbladen – 1 per bv. Iedere factuur moest worden gecontroleerd door 3 of 4 mensen. Dat kostte veel tijd, want mappen bleven vaak her en der liggen. Nu hebben we dat probleem niet meer. Facturen komen binnen in onze inkoopfacturenmailbox en worden automatisch naar WhiteVision gesleept, waar ze direct worden ingelezen. Het systeem herkent alle gegevens die op de factuur staan: van het crediteurennummer tot het btw-bedrag. Vervolgens ontvangt de goedkeurder de factuur via de workflow. Via een link komt hij terecht op een pagina waarop hij 3 mogelijkheden heeft: accorderen, niet accorderen óf een aanvullende vraag stellen.” Het resultaat van deze werkwijze? “Facturen worden nu niet meer binnen een paar weken, maar binnen een paar dagen verwerkt!”

De implementatie van Whitevision verliep enorm soepel. “Eerst hielp Whitevision ons om de details boven water te krijgen: wat was onze werkwijze en welke veranderingen konden we het beste doorvoeren? WhiteVision adviseerde ons om leveranciers op te voeden. Zij moesten hun facturen voortaan naar de juiste mailbox sturen in het juiste formaat – een belangrijke efficiëntieverbetering, want wij hebben meerdere bv’s. Vervolgens hielp Whitevision ons met de inrichting.

Na anderhalve dag konden we met de oplossing aan de slag.” Jack’s collega’s op de crediteurenadministratie werken inmiddels dagelijks met het systeem en zijn hier zeer tevreden over. “De overstap naar WhiteVision is eenvoudig geweest. Natuurlijk hadden onze mensen weleens vragen over hoe bepaalde zaken precies werkten, maar Whitevision schoot altijd snel te hulp. Wij ervaren de support als zeer prettig. Maar eerlijk gezegd hoeven we hier niet vaak een beroep op te doen, omdat de oplossing gewoon prima werkt. Dat is een goed teken!”

De afgelopen tijd heeft Jack veel contact gehad met Whitevisions directeur, Frank de Wit. “Toen we besloten met Whitevision in zee te gaan, was er nog geen koppeling met Nocore, ons ERP-systeem. Eigenlijk was dat een voorwaarde voor ons, maar we hadden zo’n vertrouwen in Whitevision dat we tóch voor deze oplossing hebben gekozen. Whitevision is er dan ook direct mee aan de slag gegaan. Tijdens het proces zijn we uitstekend op de hoogte gehouden van de status en ontwikkelingen – en enkele weken nadat wij de overeenkomst hadden getekend, gingen Whitevision en Nocore óók de samenwerking aan. Binnenkort gaan we dus wederom een grote efficiëntieslag maken!”. Ter afsluiting wil Jack benadrukken wat Whitevision voor Effektief heeft betekend: “Door de begeleiding van Whitevision zijn we soepel overgestapt op een digitale oplossing voor inkoopfactuurverwerking, waardoor we zéér snel een enorme tijdwinst hebben ervaren. Bovendien is Whitevision gelijkwaardig aan duurdere partijen. Je krijgt dus ontzettend veel waar voor je geld!”