Chassé Theater “Tijdbesparing en een efficiëntieboost: door WhiteVision kunnen wij ons meer richten op andere taken”

Over Chassé Theater

Het Chassé Theater presenteert en bevordert een grote diversiteit aan podiumkunsten en artistieke films. Bezoekers kunnen er terecht voor toneel, dans, musical, muziek, cabaret en films. De verscheidenheid van het programma maakt het theater een unicum in Nederland: geen enkel ander theater biedt grote Broadway-musicals, uitheemse volksmuziek, klassiek ballet en postmoderne films in één enkel gebouw. Dat het Chassé Theater een grote bedrijvigheid kent, moge duidelijk zijn: het presenteert circa 500 theatervoorstellingen en 3.400 filmvertoningen per seizoen, waar gemiddeld ruim 400.000 bezoekers op afkomen. Zij worden verwelkomd door gastvrije, betrokken medewerkers. Het Chassé Theater onderscheidt zich dan ook niet alleen door zijn programmering, maar ook door zijn kwalitatieve dienstverlening en ambiance.

De behoefte

Circa anderhalf jaar geleden had het Chassé Theater de meeste leveranciers al zover gekregen om facturen per mail aan te leveren. Maar het inkoopfactuurverwerkingsproces kon nog een flinke optimalisatieslag gebruiken. De financiële administratie wilde graag dat inkomende facturen direct in het boekingssysteem terecht zouden komen. Tijdbesparing en een efficiëntieboost stonden namelijk hoog op de prioriteitenlijst. Daarom ging het Chassé Theater op zoek naar een oplossing die facturen zonder tussenkomst van personen in boekhoudprogramma AFAS zou kunnen zetten.

De oplossing

Via AFAS kwam het Chassé Theater in contact met WhiteVision en enkele andere leveranciers. Omdat het theater niet een extreem ingewikkeld verwerkingsproces heeft, zocht het een oplossing die een optimale verhouding zou bieden tussen mogelijkheden en resultaten. Een demonstratie van WhiteVision op locatie gaf de doorslag: deze oplossing sloot verreweg het beste aan op de wensen van het Chassé Theater.

De voordelen van WhiteVision

“Met WhiteVision besparen wij tijd en werken we efficiënter,” zegt Arjan van den Kieboom, financieel administratief medewerker bij het Chassé Theater. Hij is onder andere medeverantwoordelijk voor het boeken van inkoopfacturen. “Vroeger scanden we een inkoopfactuur in, waarna we deze als dossier achter een boeking plakten. Vervolgens moesten we de factuur fysiek inboeken. In combinatie met de juiste instellingen in AFAS worden regels nu vrijwel allemaal automatisch gemaakt.” Wat dit voor Arjan en zijn collega betekent? “Veel minder handmatige werkzaamheden. En daardoor kunnen wij ons meer richten op andere taken!”

“De kracht van eenvoud komt overal terug bij WhiteVision”

“Wanneer een factuur binnenkomt, leest WhiteVision de e-mail uit,” vertelt Arjan. “Vervolgens genereert het systeem een XML-bestand van de factuur, dat wordt ingelezen door ons boekhoudprogramma AFAS. De crediteur wordt herkend, bijvoorbeeld aan de hand van een bankrekening- of KvK-nummer.”

Daarop rondt Arjan de boeking eenvoudig af, waarna de budgethouder de factuur kan goedkeuren. “Nadat de factuur is betaald, kunnen we deze in AFAS terugzien met een pdf als bijlage. Dat is heel mooi, want dit betekent dat we facturen altijd gemakkelijk kunnen opzoeken. WhiteVision heeft dus ook gezorgd voor een goed en overzichtelijk digitaal archief.”

Dat WhiteVision en AFAS naadloos op elkaar aansluiten, draagt bij tot een positieve gebruikerservaring. “Aan de voorkant werkt het allemaal heel simpel,” licht Arjan toe. “Dat is de kracht van WhiteVision: eenvoud.”

Dit aspect kwam ook terug tijdens het implementatieproces. “Dat verliep erg soepel. Via een inbelsessie gaf WhiteVision ons uitleg over de werking van de oplossing. Dat duurde niet lang, omdat het systeem makkelijk in gebruik is. Wij konden er snel mee aan de slag.”

Sindsdien heeft het Chassé Theater het supportteam van WhiteVision vrijwel niet ingeschakeld. “Het is natuurlijk een goed teken dat wij WhiteVision nagenoeg geen vragen hoeven te stellen. Maar de enige keer dat dit wel nodig was, nam WhiteVision ons zeer serieus. Het supportteam pakte ons vraagstuk over facturen zonder standaardopmaak direct op en handelde dit goed af. Dat was prettig.”

“Dit is absoluut een duurzame samenwerking”

Als Arjan WhiteVision zou moeten samenvatten in één term, is dat ‘simpel’. Dit bedoelt hij in de meest positieve zin van het woord: “WhiteVision is niet moeilijk. Het is een gebruiksvriendelijke oplossing die doet wat je verlangt en die daarom aan alle verwachtingen voldoet. Er komt weinig poespas bij kijken en daardoor hebben wij er vrijwel geen omkijken naar.” Over de toekomst kan Arjan dan ook duidelijk zijn: “Als het aan mij ligt, blijven wij zeker met WhiteVision werken!”

Dat de samenwerking duurzaam is, blijkt ook uit het feit dat WhiteVision onlangs heeft besloten om het Chassé Cultuurfonds te sponsoren. Met dit initiatief wil het theater blijvend investeren in de producties, de makers en het publiek van de toekomst middels educatie, een onderscheidende programmering en talentontwikkeling. WhiteVision steunt het Chassé Cultuurfonds om het talent van de toekomst te helpen groeien en hoopt dat alle basisschoolkinderen in Breda door dit initiatief in contact komen met theater.

“We zitten allebei in Breda en het is best fijn om elkaar op lokaal niveau te ondersteunen in het bedrijfsleven,” zegt Arjan hierover. “Sterker nog, dit was een van de vele redenen waarom wij voor WhiteVision hebben gekozen!”

download hier de hele klantcase