Braspenning Aannemers en timmerbedrijf

De behoefte

Braspenning Aannemers en timmerbedrijf werkt met een administrateur. Deze handelt de administratie van a tot z af. Met ERP-pakket BouwOffice was het altijd al handig werken, maar de inkoopfactuurverwerking verliep omslachtig. Wanneer facturen binnenkwamen, moest Aannemersbedrijf Braspenning in een Excelbestand aangeven hoe kosten geboekt moesten worden. De administrateur las deze gegevens in, waarna hij de factuur verwerkte in BouwOffice. Uit een gesprek met de ERP-leverancier bleek dat dit proces met de juiste scan- en herken-oplossing véél efficiënter kon worden afgehandeld. Braspenning Aannemers en timmerbedrijf ging op onderzoek uit.

De oplossing

Via BouwOffice kwam Braspenning Aannemers en timmerbedrijf in contact met WhiteVision. Het vertrouwen in de oplossing was reeds vanaf het begin aanwezig, omdat WhiteVision en BouwOffice een partnership hebben. Bovendien gaf BouwOffice aan meerdere klanten te hebben die naar tevredenheid met de koppeling van WhiteVision werken. Braspenning Aannemers en timmerbedrijf nodigde een WhiteVision-consultant uit op kantoor om een demo te geven. Deze viel in de smaak. De laatste stap was een praktische: het bedrijf vroeg een offerte op bij WhiteVision. Toen bleek dat de prijs-kwaliteitverhouding óók nog eens uitstekend was, besloot Braspenning Aannemers en timmerbedrijf direct om met WhiteVision in zee te gaan.

“Met WhiteVision werken wij efficiënter, besparen we tijd en kunnen we ons beter focussen op hoofdtaken,” zegt Jos Braspenning, mede-eigenaar van Braspenning Aannemers en timmerbedrijf. “Bovendien is er minder kans op fouten. In Excel typten we alle bedragen over. Een menselijke vergissing was zó gemaakt.” Dat WhiteVision vrijwel al het papierwerk heeft geëlimineerd, vindt Jos ook fijn: “Alles wordt digitaal verwerkt en opgeslagen!”

WhiteVision creëert binnen Braspenning Aannemers en timmerbedrijf veel ruimte om te focussen op de taken die er écht toe doen. Jos: “De administratie moet goed worden afgehandeld. Dat hoort bij een business. Maar wij zijn makers, geen administrateurs! Daarom is het zo prettig dat we nu niet meer met Excelbestanden hoeven te werken.” Wat Braspenning Aannemers en timmerbedrijf nog wél doet, is een digitale stempel op elke factuur zetten: “Als wij bijvoorbeeld met 10 verschillende werken bezig zijn, willen we precies weten welke kosten bij welk project horen. Vandaar de digitale stempel. Maar deze kunnen we heel eenvoudig zetten, waarna het systeem zorgt dat de factuurkosten op de juiste plaats terechtkomen en een boekingsvoorstel doet. Zeer praktisch!”

Aanvankelijk wist Braspenning Aannemers en timmerbedrijf niet exact hoe alles werkte. Maar zowel de implementatieconsultant als het supportteam van WhiteVision traden op als redder in nood: “Wij zijn buitengewoon goed geholpen, zowel tijdens de implementatie als daarna. Onze consultant gaf een duidelijke rondleiding door het programma en legde stap voor stap uit hoe het systeem werkt. En het supportteam staat altijd voor je klaar. WhiteVision denkt met je mee en begrijpt met welke vragen je kampt. Het team pakt problemen snel op en zorgt binnen een mum van tijd voor een oplossing.”

Hoe verloopt het inkoopfactuurverwerkingsproces bij Braspenning Aannemers en timmerbedrijf nu WhiteVision geïmplementeerd is? “Facturen die binnenkomen per mail, worden ingelezen in WhiteVision en klaargezet in BouwOffice. Onze administrateur logt vervolgens in op de server om na te gaan of de OCR-software alle gegevens goed heeft herkend. Vervolgens maakt hij de boeking compleet. Door WhiteVision heeft hij een meer controlerende functie gekregen. Ook hij werkt dus een stuk efficiënter.”

Inmiddels gebruikt Braspenning Aannemers en timmerbedrijf de oplossing van WhiteVision ruim een jaar. Het oordeel van Jos: “Het programma werkt gewoon heel goed. Het doet wat het moet doen — op een begrijpelijke manier. Wij kunnen heel simpel en prettig werken met WhiteVision.”

Wat Jos betreft blijft zijn bedrijf dan ook werken met de oplossing: “Alles wordt steeds meer geautomatiseerd en WhiteVision doet aan continue doorontwikkeling. Daarmee past de oplossing prima in ons bedrijf.”

Of Jos WhiteVision zou aanbevelen? “Normaal ben ik daar eigenlijk heel voorzichtig mee. Maar WhiteVision durf ik absoluut aan te raden aan anderen!”