“Tijdwinst, efficiëntie en groei met WhiteVision: wij verwerken tweemaal zoveel inkoopfacturen met dezelfde bezetting”
Bouwbedrijf Rijk houdt zich bezig met nieuwbouw, projectontwikkeling, utiliteitsbouw, renovatieprojecten en onderhoudswerkzaamheden voor woonstichtingen. In de afgelopen jaren is het bedrijf enorm gegroeid, zowel in omzet als in personeel. Inmiddels heeft het zo’n 55 werknemers in dienst. Samen met 25-30 vaste inleners bestaat het team uit circa 80 mensen. Bouwbedrijf Rijk is daarmee niet de grootste bouwonderneming in Zeeland, maar het mag zich wel tot de top 5 rekenen.
Twee jaar geleden stapte Bouwbedrijf Rijk over op AFAS, omdat het oude ERP-systeem niet meer aansloot bij de organisatiewensen. Het bedrijf kwam er vrij snel achter dat het verwerken van inkoopfacturen ook beter en efficiënter kon – zeker nu er sprake was van groei. Bouwbedrijf Rijk besloot de oplossing niet in uitbreiding, maar in automatisering te zoeken. Op dat gebied wilde het grote slagen maken.
Bouwbedrijf Rijk gebruikte de workflow van WhiteVision al een tijd voor het goedkeuren van facturen. Daarom was het reeds bekend met de SMART-OCR-oplossing. Het implementeren daarvan was een logische volgende stap. Zodoende ging Bouwbedrijf Rijk op zoek naar een ERP-systeem dat met WhiteVision kon koppelen. Kort daarop kwam het uit op WhiteVision-partner AFAS. De integratie en overige elementen zagen er goed uit. Bouwbedrijf Rijk hakte de knoop door: het koos voor AFAS én WhiteVisions SMART-OCR-oplossing.
7 tips om je administratieve processen in de bouw te optimaliseren
1. Naadloze aansluiting op ERP-systeem AFAS
2. Enorme efficiëntieslag door volledig automatische inkoopfactuurverwerking
3. Nóg meer tijdbesparing door de SMART E-mail-handler, die de inkoopfacturenmailbox voorbewerkt en -sorteert
4. Mogelijkheid om de standaardsoftware te verrijken met een stukje maatwerk
5. WhiteVision denkt mee en is klantvriendelijk
6. Uitstekend werkend systeem, waardoor support nauwelijks nodig is
“Qua omzet zijn we verdubbeld, maar we verwerken het toegenomen aantal facturen nog steeds met dezelfde bezetting,” vertelt Peter Vader, die nu drie jaar bij Bouwbedrijf Rijk werkt als financieel manager. Hij licht dit toe met enkele cijfers: “Vroeger verwerkten we 5.000 – 6.000 facturen per jaar; nu zijn dit er 10.000 – 12.000.
Dat proces hebben we volledig geautomatiseerd met de software van WhiteVision. Noodzakelijk, want wanneer je groeit, moet je je processen zo efficiënt mogelijk inrichten.” Bouwbedrijf Rijk plukt de vruchten van deze aanpak: “Door de SMART-OCR-oplossing van WhiteVision profiteren we van tijdwinst en efficiëntie!”
“De factuurherkenning werkt enorm goed,” zegt Peter. “Facturen komen bij ons binnen op een apart e-mailadres. De SMART E-mail-handler pakt deze facturen op en leest ze uit om ze vervolgens klaar te zetten voor verwerking. Deze zelflerende tool zorgt ervoor dat facturen in het juiste bakje worden gestopt. Betalingsherinneringen en inkoopfacturen worden bijvoorbeeld in aparte mappen gezet – en alleen de facturen worden ingeboekt in WhiteVision. Vervolgens wordt de boeking via de koppeling doorgezet naar AFAS. Van daaruit wordt de workflow opgestart. De factuur gaat dan naar de desbetreffende projectleider ter goedkeuring. Het is allemaal zó efficiënt ingericht dat wij voor dit hele proces geen handelingen hoeven te verrichten. Alles geschiedt automatisch.”
Het contrast met vroeger is dan ook groot. “Toen moesten we veel zaken nog handmatig inrichten. Door de OCR-oplossing van WhiteVision zijn we niet meer bezig met uitvoeren, maar met controleren. Zo kunnen we facturen véél sneller verwerken.”
Wil je weten hoeveel tijd jij kunt besparen door WhiteVision?
De standaardkoppeling tussen WhiteVision en AFAS bevat alle gangbare elementen, maar Bouwbedrijf Rijk had enkele specifieke wensen. “Onze WhiteVision-consultant heeft hier samen met ons naar gekeken,” vertelt Peter. “Vervolgens heeft WhiteVision onze wensen helemaal verwerkt in het systeem. Ik ben daar heel tevreden over. WhiteVision biedt standaardsoftware, maar kan toch een stukje maatwerk meegeven. Dat maakt de oplossing voor veel bedrijven toepasbaar. Zeker in onze branche – binnen de bouw hebben organisaties vaak specifieke eisen en wensen. Daar kan WhiteVision gehoor aan geven.”
Dat WhiteVision meedenkt, waardeert Peter enorm: “Vaak zeggen softwareleveranciers direct dat iets onmogelijk te realiseren is. WhiteVision is anders. Dat is ook een stukje klantvriendelijkheid. Ik ervaar dit als bijzonder prettig.” Omdat het systeem vrij vlekkeloos draait, hoeft Bouwbedrijf Rijk nauwelijks een beroep te doen op het supportteam van WhiteVision. “Wij hebben erg weinig vragen,” vertelt Peter. “Daar ben ik weleens verbaasd over.
Bij andere softwarepakketten moeten we de supportafdeling veel vaker inschakelen. Maar bij WhiteVision is dat gewoon niet nodig – en dat terwijl we het systeem dagelijks gebruiken. We hebben zo’n een à twee vragen per jaar en daarmee worden we snel geholpen. Daarnaast hebben we eens in de zoveel tijd een gesprek met onze WhiteVision-consultant om te bekijken of we nog meer efficiëntieslagen kunnen maken.”
Kort gezegd, Peter is blij met WhiteVision. Hij wil het systeem dan ook zeker blijven gebruiken. “Dat ga ik echt niet overboord gooien. De OCR-oplossing en de koppeling met AFAS werken voor ons zó goed. In de toekomst zullen we een aantal zaken veranderen in onze projectadministratie en daarbij zal WhiteVision ook weer om de hoek komen kijken. Ik ken geen partij die het beter kan. Natuurlijk zijn er andere softwareleveranciers, maar daar ga ik niet aan beginnen. Ik moet er niet aan denken. WhiteVision werkt voor mij veel te goed!”
Peter zou de oplossing dan ook absoluut aanbevelen aan anderen: “Wij kunnen er stukken sneller en efficiënter door werken. Als dat je aanspreekt, zou ik zeggen: kijk zeker eens naar WhiteVision!”
