AC Borst Bouw: “Inkoopfacturen verwerken met meer gemak, snelheid en efficiëntie: wij zijn gewoon heel tevreden met WhiteVision”

Over AC Borst Bouw

AC Borst Bouw is een traditioneel familiebedrijf dat reeds 105 jaar bestaat. Renovatie, onderhoud en herstel van maatschappelijk vastgoed en woningen: dáár houdt AC Borst Bouw zich dagelijks mee bezig. Het bedrijf zet alles op alles om bestaand vastgoed op een duurzame manier nieuw leven in te blazen. Opdrachtgevers zijn organisaties in de sectoren wonen, werken, winkelen, onderwijs en zorg. AC Borst Bouw zet diverse instrumenten in om hen optimaal te bedienen, maar tegelijkertijd staan de eindgebruikers bij het uitwerken van plannen voorop: hun wensen en eisen vormen de inspiratie. Deze aanpak leidt keer op keer tot een kwalitatief resultaat.

De behoefte

AC Borst Bouw werkte met een oplossing voor digitale facturering, maar die bleek niet alle gewenste gemakken te bieden. Zo werden alle inkomende facturen naar een overzeese locatie gestuurd, waar ze handmatig werden overgetikt. AC Borst Bouw ontving de overgetypte versies vervolgens zo’n 48 uur later. Dat kon en moest sneller. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een meer efficiënte oplossing voor inkoopfactuurverwerking.

De oplossing

Via Kraan Bouwcomputing en het eigen netwerk kwam AC Borst Bouw al gauw uit bij WhiteVision. De aanbevelingen deden het bedrijf besluiten om een demo aan te vragen. Na het zien hiervan ging het balletje gauw rollen. De oplossing bleek efficiënt, snel en eenvoudig. Daar wilde AC Borst Bouw graag mee aan de slag gaan. Het bedrijf koos in eerste instantie voor de scan- en herkenoplossing van WhiteVision. In het voorjaar van 2018 nam het ook de module Regelherkenning in gebruik zodat ook factuurregels automatisch verwerkt worden.

“Drie voordelen van WhiteVision? Meer efficiëntie, sneller werken en een kleinere foutgevoeligheid bij het inlezen van inkomende facturen.”

De voordelen van WhiteVision

• Specialisten van WhiteVision laten je de werking zien icm Kraan
• Eenvoudig XML-, pdf- en papieren facturen verwerken
• Minder foutgevoeligheid door herkenning van crediteuren
• Facturen snel terugvinden op één centrale opslagplek;
• Inkoopfacturen (grotendeels) automatisch inlezen en boeken
• Naadloze aansluiting op KRAAN

“De oplossing van WhiteVision biedt heel veel gemak,” vertelt Rob van Essen, controller bij AC Borst Bouw. “Wij waren al gewend aan digitaal factureren, want onze oud-directeur is de initiator en een grote kartrekker geweest van Sales in de Bouw. Als bedrijf zijn wij dus al vroeg op dat spoor meegetrokken. We werken al 25 jaar met alle pakketten van Kraan Bouwcomputing. Maar onze voormalige oplossing voor digitaal factureren kon echt beter.” Kraan raadde AC Borst Bouw aan om WhiteVision eens te bekijken. En de oplossing bleek een succes: “De scan- en herkenfunctie voor inkomende facturen heeft ons veel tijdbesparing en efficiëntie opgeleverd. Voor ons is dit dus een hele praktische oplossing!”

“XML, pdf of papier: met WhiteVision verwerken we elke factuur snel”

“Vroeger ontvingen we alleen papieren facturen, die allemaal op een bureau lagen ter verwerking,” zegt Rob. “We moesten stempels op de documenten zetten en allerlei handelingen verrichten om ze te verwerken. Na goedkeuring en betaling borgen we ze op in mappen. Dat was een lang en foutgevoelig proces.” Inmiddels krijgt het bedrijf facturen op 3 manieren binnen – en WhiteVision heeft voor elk formaat een oplossing. “Een XML-bestand kunnen we inlezen zonder hier iets voor te hoeven doen. Ontvangen we een inkoopfactuur in pdf-bestand, dan moeten we deze alleen even naar het systeem slepen. Af en toe komen er ook nog papieren facturen binnen. Deze scannen we in, waarna we het resulterende pdf-bestand snel kunnen verwerken.” De inkoopfacturen worden vervolgens – grotendeels automatisch – ingelezen en geboekt in het financiële pakket van Kraan.

Weten hoeveel tijd jij kunt besparen met WhiteVision? Vul dan onze calculator in!

“Met één centrale opslagplek vinden we facturen gemakkelijk terug”

Rob noemt de vermindering van foutgevoeligheid een groot voordeel van de oplossing van WhiteVision: “Vroeger werd een inkoopfactuur nog weleens verkeerd ingelezen, bijvoorbeeld wanneer twee firmanamen op elkaar leken. Maar als we nu een factuur inlezen, staat deze op naam van de crediteur. Het systeem herkent deze direct.”
Daarnaast vindt AC Borst Bouw het prettig dat alle facturen op één centrale plek terug te vinden zijn. “Wij groeien en krijgen steeds meer facturen, dus het is belangrijk voor ons om tijd te besparen. Wanneer we nu een factuur willen terugvinden, zijn we niet meer tergend lang bezig met het doorzoeken van alfabetisch geordende mappen. WhiteVision heeft ervoor gezorgd dat alle inkoopfacturen op één plek staan opgeslagen.”

“WhiteVision biedt een goed, stabiel product én neemt ons serieus”

Inmiddels werkt AC Borst Bouw bijna 3 jaar met WhiteVision. Binnen die periode heeft Rob het systeem als stabiel ervaren. “Het is een goed product en de koppeling met Kraan is functioneel. Wij vinden het ook een gebruiksvriendelijk systeem.” De implementatie verliep soepel en redelijk snel. Sindsdien heeft het bedrijf enkele keren de supportafdeling ingeschakeld. Dit heeft eveneens goede ervaringen opgeleverd: “Wanneer we contact hebben met WhiteVision, worden we goed geholpen. En geven we aan dat iets beter kan, dan neemt WhiteVision dat serieus. We kunnen zaken echt met elkaar ontdekken. Kortom, wij zijn gewoon tevreden!”
Rob ziet de toekomst dan ook zonnig tegemoet: hij denkt absoluut te blijven werken met WhiteVision. Daarnaast heeft AC Borst Bouw de oplossing inmiddels aanbevolen aan 3 andere bedrijven: “Zij zijn WhiteVision gaan gebruiken door onze aanbeveling. Vraag het maar bij hen na. Of bij WhiteVision zelf, dat ons een heerlijke taart heeft gestuurd!”

Download hier de hele klantcase