Bibliotheken Deventer, Hengelo, Hof van Twente en Oldenzaal:

Over Bibliotheken Deventer, Hengelo, Hof van Twente en Oldenzaal

De 4 Stichtingen zijn enthousiaste, eigentijdse Bibliotheken met een groot sociaal hart. Ze zijn een marktplaats voor kennis en inspiratie. De Stichtingen maken zich sterk voor de ontwikkeling van álle inwoners in de 4 gemeenten. Niet alleen door boeken en kennis uit te wisselen, maar ook door ontmoeting en inspiratie te bieden aan burgers en organisaties. De Bibliotheken geloven dat kennis en informatie voor iedereen toegankelijk moeten zijn.

“Ik ben enorm tevreden over WhiteVision,” zegt Peter Ribberink, controller bij de 4 Bibliotheek Stichtingen. Wat de oplossing de organisatie heeft opgeleverd, specificeert hij graag: “Efficiëntie, tijdbesparing, twee blije administrateurs en een blije controller. Wij halen immers allebei voordeel uit een efficiënte, nauwkeurige administratie. En dáárin heeft ons gebruik van WhiteVision geresulteerd. Je werkt sneller met de oplossing en tegelijkertijd maak je minder fouten. Het programma onthoudt de instellingen, dus er komt geen invoerwerk aan te pas. Dat scheelt echt.”

Het implementatieproces is volgens Peter zeer soepel verlopen. Hij heeft hier niets dan goeds over te zeggen: “Onze WhiteVision-consultant heeft dit uitstekend opgepakt. Onze vier Bibliotheken hebben elk een eigen administratie, maar uiteindelijk zijn de administraties identiek aan elkaar. Onze WhiteVision-consultant luisterde goed naar mijn uitleg, richtte de oplossing in naar wens en trainde onze administrateurs op zo’n manier dat zij alles snel onder de knie hadden.”

Dat de 2 administrateurs, Lidwien Jansen en Anja Striekwold, het verwerkingsproces nu veel vlotter en gemakkelijker doorlopen, ziet Peter uiteindelijk terug in AFAS. De koppeling met het ERP-systeem blijkt in de praktijk overigens écht zo naadloos te zijn als gehoopt. “Ik ben degene die de factuur als laatste onder ogen krijgt voordat deze wordt betaald. Dit betekent dat ik alle facturen in AFAS voorbij zie komen. Het valt op dat 99% in één keer correct is verwerkt: ik kan zien dat de administrateurs het hele scan- en herken-proces hebben doorlopen, dat heeft geresulteerd in een overzichtelijk plaatje van de factuur. Dit wordt automatisch opgeslagen in een digitaal archief. Heel handig!”