BasisBuren:

De behoefte

BasisBuren verwerkte inkomende facturen handmatig. Het boeken van een factuur in het financiële systeem nam daardoor veel te veel tijd in beslag. De organisatie wilde graag een efficiëntieslag maken. Daarom ging zij op zoek naar een oplossing voor het digitaal verwerken van facturen.

De oplossing

WhiteVision wekte het enthousiasme van BasisBuren, omdat het de felbegeerde efficiëntieboost bleek te kunnen realiseren. Het systeem zag er gebruiksvriendelijk uit en zou de organisatie helpen tijd te besparen. BasisBuren was overtuigd van de voordelen en besloot met WhiteVision te gaan werken.

Met WhiteVision werken we efficiënter en sneller,” zegt Han Bisselink, controller bij BasisBuren. “Daarnaast ligt de foutgevoeligheid een stuk lager, omdat we geen last meer hebben van overtypefouten. Natuurlijk moet je altijd even controleren of het scan- en herken-systeem alle factuurgegevens goed heeft herkend, maar eigenlijk is dat vrijwel altijd het geval.”

En de enkele keer dat dit niet zo is, kan je het systeem trainen. Han: “Wij hebben de software geleerd op welke grootboekrekening en kostenplaats een factuur moet worden geboekt. Daarnaast hebben we nog een dimensie: de kostendrager. Met de trainingsfunctie geef je eenvoudig aan dat het systeem dit soort zaken ook moet herkennen. De volgende keer gaat de herkenning dan helemaal goed. Zeer handig!”

Sinds BasisBuren inkoopfacturen verwerkt met WhiteVision, verloopt het proces een stuk vlotter en efficiënter. Han licht dit graag toe: “Wanneer facturen binnenkomen in onze facturenmailbox, slepen we ze naar een aparte map. Vervolgens kunnen we de facturen inlezen in WhiteVision. Daar hoeven we ze alleen even aan te klikken. Het systeem herkent de factuurgegevens, waarna wij eventueel een codering aangeven of een goedkeurder opgeven. Is dit gebeurd, dan verwerk ik de factuur als boeking in onze administratie. En daarmee is het proces afgerond!”

Dat WhiteVision en AFAS een solide partnership hebben, merkt Han in de dagelijkse praktijk. “De koppeling met AFAS werkt heel goed,” vertelt hij. “Wanneer ik een factuur volledig heb verwerkt in WhiteVision, maakt het systeem de koppeling om haar automatisch in ons ERP-systeem te zetten.”

Dit voorbeeld illustreert goed hoe gebruiksvriendelijk WhiteVision is: “Toen ik bij BasisBuren kwam werken, moest ik leren werken met WhiteVision. Dat ging heel soepel. Natuurlijk zitten er allerlei mooie functionaliteiten in die je gaandeweg ontdekt. Maar de basis van het systeem heb je zeer snel onder de knie — zeker als je in de financiële administratie werkt.”

Over het support van WhiteVision is Han heel tevreden. “WhiteVision werkt snel en houdt je altijd op de hoogte,” zegt hij. “Laatst had ik bijvoorbeeld een klein probleem. Hoewel het niet echt urgent was, kwam WhiteVision snel met een antwoord. De kwestie werd binnen een mum van tijd netjes afgewikkeld.”

Volgens Han worden vragen op zeer gestructureerde wijze afgehandeld: “Je logt in op het klantportaal van WhiteVision, waar je je vraag indient. Vervolgens gaat WhiteVision aan de slag. Soms krijg je een terugkoppeling via het portaal. Maar als het nodig is, neemt een supportmedewerker telefonisch contact met je op. De communicatie is uitstekend.”

Al met al heeft Han alleen maar positieve woorden over WhiteVision te zeggen: ” Als je een waardevolle aanvulling op je financiële processen zoekt, moet je bij WhiteVision zijn. De oplossing is gebruiksvriendelijk en werkt erg goed. Ik zou haar zeker aanbevelen!”