Aalberts is een familiebedrijf met een staat van dienst sinds 1674. Samen werken 140 collega’s dagelijks aan het ontwikkelen, realiseren en in stand houden van woningen en bedrijfsmatig vastgoed. De doelstelling van Aalberts is het creëren van toegevoegde waarde voor kopers, de bebouwde omgeving én partners. Dit doet Aalberts vanuit vijf waardedrijvers die intern krachtig zijn samengevat als: passie voor perfectie.
In 2015 liep Aalberts tegen diverse problemen aan. Inkomende facturen werden gestempeld en in een map geplaatst, waarna de projectleider een kopie ontving ter goedkeuring. Dit was een lang, arbeidsintensief proces. Bovendien was het lastig om vragen van leveranciers – bijvoorbeeld omtrent de betaling – te beantwoorden. Het enige wat de administratieafdeling op zulke momenten wist was dat de betreffende factuur bij de projectleider lag. Kortom, Aalberts had weinig inzicht in de actuele status van facturen. De behoefte aan een systeem voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen was voelbaar en dringend.
Een koppeling met 4PS was een vereiste, aangezien Aalberts dit pakket reeds gebruikte. En 4PS beval onder andere WhiteVision aan. Een demo toonde goed aan van welke voordelen de administratie van Aalberts zou kunnen profiteren. Regelherkenning was bijvoorbeeld enorm wenselijk voor het bedrijf. De beslissing werd dan ook snel genomen: in juni 2016 ging Aalberts live met WhiteVision.
1. Tijdbesparing: méér inkoopfacturen verwerken met hetzelfde aantal mensen
2. Meer inzicht: je weet altijd waar een factuur zich bevindt en communiceert hierover via WhiteVision
3. Nóg meer gebruiksgemak en efficiëntie door matching en de E-mailhandler
4. Continue innovatie: ruimte om je eigen ideeën aan te dragen
5. Persoonlijke benadering: geen traditionele klant-leverancier-relatie, maar een samenwerking
“Toen we in 2015 aan ons plafond zaten, verwerkten we zo’n 18.000 facturen – en op dit moment gaan we richting de 30.000 facturen met hetzelfde aantal mensen,” vertelt Jorden Dukel, ICT-manager bij Aalberts. “WhiteVision heeft ervoor gezorgd dat we het hele arbeidsintensieve traject kwijt zijn. Een groot voordeel!” Een beslissing in 2017 droeg bij aan het verhogen van de efficiëntie: “Toen hebben we aan al onze leveranciers kenbaar gemaakt dat we geen papieren facturen meer wilden ontvangen en alleen nog pdf-bestanden accepteerden.”
“Dat namen we heel serieus. Kwamen er tóch papieren facturen binnen, dan gingen ze ongeopend terug naar de afzender met de melding dat zij deze digitaal moesten versturen.” Mirjam Wessels Kreuning, administratief medewerkster bij Aalberts, merkt dat er met deze digitaliseringsslag een last van haar schouders is gevallen: “De fiattering vindt plaats via de WhiteVision Workflow, waardoor correct vastgelegde facturen automatisch worden verwerkt. Die zie ik niet meer. En daarmee is ‘boekhouden met het licht uit’ gedeeltelijk al een feit.”
Wat WhiteVision concreet heeft opgeleverd? “Tijdbesparing,” zegt Mirjam stellig. “Ik kan nu gewoon écht op vakantie gaan. Vroeger lagen er bij terugkomst 1.300 facturen op me te wachten. Nu tref ik na mijn vakantie slechts een kleine hoeveelheid werk aan dat nog wat extra aandacht vergt.”
Jorden vindt dat WhiteVision ook voor efficiëntie en inzicht zorgt: “Op elk moment van de dag kun je nagaan wáár een factuur ligt. En je hoeft collega’s geen e-mails meer te sturen om te communiceren over facturen. Dat doe je gewoon via WhiteVision.”
Weten hoeveel tijd jij kunt besparen met WhiteVision? Vul dan onze calculator in!
Om het zichzelf nóg makkelijker te maken ging Aalberts na de implementatie van de oplossing een stapje verder. “Wanneer er tegenwoordig een e-mail binnenkomt in onze inkoopfacturenmailbox, wordt deze automatisch verwerkt in WhiteVision,” licht Jorden toe. “Daarbij maakt het systeem onderscheid tussen twee soorten documenten: orderfacturen, die worden gematcht met de bijbehorende verplichting in 4PS, en niet-orderfacturen, die de ‘WhiteVision-route’ volgen. Dit wordt mogelijk gemaakt door 2 aanvullende modules: matching en de E-mailhandler.”
Aan deze manier van matchen heeft Aalberts een flink steentje bijgedragen. Jorden: “WhiteVisions matching werkte aanvankelijk door controles uit te voeren op de regels van een factuur. Maar als bouwbedrijf matchen wij op inkoopordernummer en bedrag. Toen wij aangaven dat de module alleen zó zou werken voor ons, heeft WhiteVision dit gerealiseerd – vanuit de gedachte dat het voor alle bouwbedrijven nuttig kan zijn.” Mirjam vult aan: “Dat vind ik zo ontzettend leuk aan WhiteVision: we kunnen onze eigen ideeën inbrengen. Als ik iets aandraag, doet WhiteVision daar echt iets mee.”
Dat WhiteVision innovatief is, staat voor Aalberts buiten kijf. Maar de persoonlijke benadering en de wil om samen te werken vindt het bouwbedrijf ook erg bijzonder. Jorden: “Zat leveranciers zien je als 1 van de 1.000 klanten. Bij WhiteVision zijn we dat, maar worden we tóch gehoord.” Mirjam beaamt dit: “Wij hebben constant nieuwe ideeën. Soms denk ik: daar heb je ons weer! Maar WhiteVision is altijd geïnteresseerd. We hebben wekelijks contact met elkaar. Daarbij heb ik het gevoel dat we een soort collega’s zijn.” Hier is Jorden het volledig mee eens: “De klant-leverancier-relatie is weg. En dat is de drijvende kracht achter WhiteVision.”
Aalberts ziet zeker een langetermijnrelatie voor ogen. Jorden: “Je raakt heel snel aan de oplossing gewend. Daarmee word je ook verwend. Als ik nu kijk naar waar we drie jaar geleden stonden, kan ik zeggen dat we er echt op vooruit zijn gegaan. Ik zie Mirjam nog zitten met allerlei gele velletjes en stempels.” Mirjam kan het zich nog goed herinneren: “Ik moet er niet aan dénken om nog zonder WhiteVision te zitten.”
Wil je weten hoeveel tijd jij kunt besparen door WhiteVision i.c.m. 4PS? Vul dan middels onderstaande button onze calculator in en zie direct resultaat.
