Tijdsbesparing tips?

OCR-software voor het onderwijs: tijdbesparing, meer structuur en minder typewerk

Lees meer

Slimme software

voor de onderwijsbranche:

cruciale voordelen

 

Speciaal voor de onderwijssector biedt WhiteVision slimme software die is voorzien van handige functies. Daarmee wordt het verwerken van
inkomende facturen en andere documenten nóg gemakkelijker! Moet de financiële administratie vaak uitzoeken bij welke vestiging of afdeling een bepaalde factuur
hoort? En besteed je veel tijd aan het overtypen van factuurgegevens? Onze speciale software voor het onderwijs herkent en verdeelt facturen aan de hand van enkele
kenmerken. Het resultaat: minder uitzoek- en typewerk, meer tijd en structuur.

Branchefocus

Door onze branchefocus weten wij wat de uitdagingen in het onderwijs zijn. Onze OCR-oplossing speelt hier goed op in met geavanceerde functies zoals workflow en transitorisch boeken. Als organisatie profiteer je van geavanceerde koppelingen, diepgaande branchekennis en optimale integratie met verschillende ERP-systemen waaronder AFAS.

Verschillende soort documenten

Wil je naast inkoopfacturen ook andere documenten zoals Hr- en personeelsdossiers digitaliseren en digitaal archiveren? Met WhiteVision doe je dit in een handomdraai. Door de automatische herkenning heb je geen overtyp werk meer en kun je de documenten later eenvoudig terugvinden in je digitale archief.

Razendsnelle herkenning

Inkomende documenten worden automatisch ingelezen vanuit je mailbox en zaken als de crediteur, het factuurnummer en de factuurdatum worden direct herkend en verwerkt in je ERP-systeem. Je profiteert van de kennis van de gebruikerscommunity  waardoor je meteen een hoge herkenningsgraad hebt. Geen gedoe met templates en extra kosten, maar een zelflerende OCR -oplossing.

Specifieke functies

voor de onderwijsbranche

 

Werk je in het onderwijs dan heb je te maken met verschillende uitdagingen en diverse processen. Van het laten goedkeuren van facturen per individu tot het werken op verschillende locaties. Daarom wil je alles zo efficiënt mogelijk inrichten en werken met één centrale administratie. Vanaf welke locatie jij of je collega’s ook werken. WhiteVision biedt complete oplossingen zodat je veel minder administratieve handelingen hoeft te verrichten en altijd het overzicht behoudt. Functies die zijn toegespitst op de onderwijsbranche?

  • Tijdens het scan-en-herken-proces houdt de oplossing van WhiteVision rekening met het feit dat onderwijsinstellingen niet btw-plichtig zijn, waardoor je de gegevens achteraf niet onnodig hoeft aan te passen;
  • Onze software voor het onderwijs start de juiste workflow direct op met behulp van verfijnde herkenningstechnieken. Daardoor komt de factuur rechtstreeks terecht in het goede fiatteringsproces en bij de juiste beoordelaar;
  • Is er een vaste budgetverantwoordelijke verbonden aan de combinatie grootboek + kostenplaats, dan herkent de software van WhiteVision deze. Als gevolg daarvan komt de factuur niet alleen in de aangewezen workflow, maar ook bij de juiste beoordelaar terecht. Daarnaast wordt het correcte budget aangesproken;
  • Hr- en personeelsdossiers digitaliseren en digitaal archiveren doe je in een handomdraai. Je hoeft dergelijke documenten vervolgens niet meer op papier te bewaren en je kunt ze later eenvoudig terugvinden in je digitale archief.

“Het grootste voordeel van WhiteVision
is de zeer goede herkenning”

André de Weerd, senior medewerker financiële administratie
bij de Jacobus Fruytier scholengemeenschap
.

 

bekijk klantcase

Voordelen

Voor de onderwijsbranche

Werken met onze gebruiksvriendelijke software voor het onderwijs heeft diverse voordelen:

  • Inkoopfacturen worden volledig automatisch en op de juiste wijze verwerkt in je AFAS-software — inclusief pdf.
  • Er zijn diverse handige functies beschikbaar, zoals het automatisch uitlezen van de mailbox, slimme trainingsfuncties, regelherkenning en administratieherkenning.
  • Tijdbesparing en een efficiëntieboost, omdat inkomende facturen binnen enkele minuten worden verwerkt.
  • Snel en voordelig starten door een korte implementatietijd.
Administratieve processen optimaliseren in het onderwijs?

In dit whitepaper biedt WhiteVision nuttige, praktische tips voor het efficiënter werken van inkomende documenten. Na het lezen ervan kun je direct stappen nemen om je administratieve processen te optimaliseren.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Partners waarop wij koppelen
binnen de onderwijsbranche

 

WhiteVision koppelt met onderstaande ERP systemen om inkomende documenten snel digitaal te verwerken. Werk eenvoudiger en bespaar tijd met WhiteVision.
WhiteVision sluit aan op de diverse administratieve systemen.

Wil jij je administratie digitaliseren om efficiënter te werken?

 

Benieuwd wat onze scan- en herken-software kan betekenen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Sven Coenen – accountmanager

contact opnemen