Orderbevestigingen

Verwerk orderbevestigingen volledig automatisch zonder deze nog langer handmatig te controleren en over te typen. Koppel deze eenvoudig aan je inkooporder.

Verwerk orderbevestigingen
volledig automatisch

 

Als je in je organisatie met bestellingen werkt, ontvang je regelmatig orderbevestigingen die je wilt vergelijken met de inkooporders. Tijdens dit proces signaleer je handmatig afwijkingen zoals prijsverschillen, onverwachte extra kosten, leverdata en aantallen. Wanneer er op de orderadministratie een afwijking wordt ontdekt is het een tijdrovende zaak dit te corrigeren in je ERP-systeem. In dat geval moet je regel voor regel controleren waar de afwijking zich precies voordoet. Een foutgevoelige klus.

De slimme oplossing van WhiteVision biedt uitkomst! Want met onze functionaliteit kun je de orderbevestigingen
inlezen, herkennen en matchen met de inkooporder. Hierbij wordt er gekeken naar de informatie op beide documenten
en of deze in overeenstemming komen. Velden zoals aantallen, prijzen, leverdata en leverlocatie worden gecontroleerd.
Is er een afwijking, dan wordt de betreffende orderregel met een kleur gemarkeerd. Bij deze controle is het ook mogelijk om informatie bij te werken naar je ERP-systeem. De regel-voor-regel controle is daarbij overbodig en je kunt direct aan de slag met de oplossing. Zo heb je tijdig inzicht in afwijkingen, houd je grip op je communicatie en planning binnen de organisatie en behoud je een betrouwbare administratie.

Orderbevestigingen

Hoe werkt het?

Met onze software kun je orderbevestigingen volledig automatisch verwerken. De slimme oplossing van WhiteVision zorgt ervoor dat de orderbevestiging uit je mail wordt herkend en uitgelezen. Tevens wordt de PDF er automatisch bijgeplaatst.

Kloppen een van de gegevens niet of is er een afwijking gevonden op het aantal, de prijs óf leverdatum? Met behulp van de automatische matching-functionaliteit zie je direct de verschillen tussen de inkooporder en de orderbevestiging. Zo heb jij real-time overzicht in projecten en kun je dit tijdig intern of met de klant overleggen.

Werk gegevens indien nodig met één druk op de knop automatisch bij en koppel de orderbevestiging aan je inkooporder. Vervolgens gaan de documenten als set het systeem in. Op deze manier worden ze ook zichtbaar in je ERP-software. Gaat het om uitzonderlijke afwijkingen? Dan stuur je de orderbevestiging de workflow in. Met het automatisch verwerken van orderbevestigingen automatiseer je ook het administratieve proces voorafgaand aan de verwerking van de inkoopfactuur. Hierdoor zijn er achteraf geen verrassingen en onnodige administratieve handelingen.

Plan je demo

Orderbevestigingen verwerken: hoe ziet je
werkproces eruit met WhiteVision?

Inlezen of scannen

Orderbevestigingen verwerken begint met het inlezen van e-mails. Papieren orderbevestigingen worden gescand.

Automatische herkenning

Je orderbevestiging wordt automatisch herkend en gelezen op basis van een vooraf ingestelde template. De orderbevestiging zelf wordt als bijlage in het juiste dossier (bij de inkooporder) gearchiveerd.

Supersnel matchen met WhiteVision

Eenvoudige, snelle digitale matching van orderbevestigingen met alle orderdata uit jouw ERP-systeem en het plaatje van de orderbevestiging.

Orderbevestigingen

De voordelen

  • Geen gegevens meer handmatig overtypen of controleren door SMART-OCR.
  • De orderbevestiging wordt als bijlage in het juiste dossier gearchiveerd.
  • De functionaliteit verkleint de foutmarge omdat verschillen direct gezien worden en indien nodig worden bijgewerkt.
    Dit gaat over aantallen maar ook over de daadwerkelijke levering.
  • Mogelijkheid om zelf nieuwe orderbevestigingen te trainen of in te leren.
  • Open architectuur: eenvoudige integratie met onderliggend ERP-systeem.
Elimineer handmatig werk rondom orderbevestigingen
kijk dit webinar terug!

Met het webinar ‘Orderbevestigingen automatisch inlezen’ demonstreren we – met behulp van onze software – het hele proces. Van het uitlezen en herkennen van orderbevestigingen uit de mailbox tot aan het automatisch signaleren van afwijkingen met de bestelling of inkooporder. Laat je gegevens achter en kijk direct terug.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

“Ik was vroeger minstens 10 minuten bezig met het controleren van een correcte orderbevestiging, laat staan als er afwijkingen waren. Met WhiteVision wordt dit volledig geautomatiseerd!”

Martin van Dorst
Magazijn Chef Techniek bij Horticoop Technical Services

Lees klantcases

Uitgelichte functies

om nóg efficiënter te werken

Matching

Automatische matching van de inkoopfacturen met de bestellingen.
Functie bekijken

Workflow

Altijd en overal uw inkomende facturen routeren, bekijken en accorderen.
Functie bekijken

SMART-OCR

De beste tekstherkenning met een zelflerend vermogen
Functie bekijken

Wil jij orderbevestigingen efficiënter verwerken?

 

Benieuwd wat onze software kan betekenen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Joost  van Hensbergen – accountmanager

contact opnemen