E-factureren

Wat is de situatie?
Tot nu toe heb je XML-bijlages altijd genegeerd. Je hebt alle facturen ingelezen met WhiteVision, ongeacht documenttype of bijlage(s). Vanuit gebruikersperspectief best logisch, want op de financiële administratie wil je een eenduidig proces hebben voor het verwerken van alle soorten documenten. Zo voorkom je dat je een factuur mét XML moet zoeken in systeem 1 en een factuur zónder XML in systeem 2. Maar gezien de ontwikkelingen in de markt wil je deze werkwijze nu herzien. De XML-bijlage bevat immers veel informatie die je kan helpen om het gehele proces (van ontvangst tot betaling van de factuur) eenvoudiger te maken. Zeker nu diverse branches in het bedrijfsleven én de overheid meer aandacht aan dit thema geven, is de tijd gekomen om dit op te pakken.

Hoe los je dit op?
De oplossing is veel dichterbij dan je misschien denkt. Want WhiteVision is er al jaren klaar voor om dit documenttype te verwerken. Door ons hele portfolio — van SMART E-mail handler tot workflow-engine — in te zetten, creëer je een optimale omgeving. Deze gebruikt de meegeleverde gegevens in een XML-bestand om jouw boekings-, verbijzonderings- of matchingproces optimaal te ondersteunen. Heb je het omarmen van facturen met XML-bijlages altijd als een grote uitdaging gezien? Als je WhiteVision inzet, is het een kleine inspanning om ook deze facturen te integreren en gebruik te maken van de rijke XML-data.

Voorbeeld uit de praktijk
Veel van onze klanten hebben dit thema nog niet opgepakt omdat zij andere prioriteiten hadden. Door recente marktinitiatieven is daar verandering in gekomen. We voeren nu volop gesprekken en hebben de eerste afspraken gemaakt. Wij merken dat de prioriteiten op dit vlak onder onze klanten aan het wijzigen zijn. Bij WhiteVision krijgen we er veel energie van om hen enthousiast te maken voor de oplossingen die we hiervoor bieden. We laten hen met plezier zien dat het helemaal niet moeilijk hoeft te zijn!

Heb jij XML ook altijd weggeschoven? Neem gerust contact met ons op om een afspraak te maken met een van onze consultants. We kunnen de integratie sneller voor elkaar krijgen dan je denkt.

Wat is de situatie?
Je administratieve systeem kan een bepaald type XML niet aan. Dat is een veelvoorkomende uitdaging op het gebied van e-facturatie, omdat ‘de standaard’ niet altijd een standaard is — standaarden die in sommige branches heel gebruikelijk zijn, zijn in andere sectoren onbekend. Dit kan resulteren in een tegenstrijdige situatie: je toeleverancier levert op de modernste manier facturen aan, die jij vervolgens op omslachtige wijze moet omzetten tot een boeking. Allerminst efficiënt en zeer tijdrovend.

Hoe los je dit op?
Je moet facturen op een universele manier verwerken. Een specifiek formaat of systeem mag jou niet belemmeren. Bij WhiteVision hebben we veel ervaring met het verwerken van verschillende bestanden. Daarom kunnen we in dit geval een oplossing bieden: een factuur met een formaat dat afwijkt voor je ERP-systeem, verwerken wij gewoon tot een boekingsvoorstel. Indien nodig kan je ook matchen met besteldata. Het is tevens mogelijk om specifieke codes (zoals de btw-code) in het XML-bestand om te zetten naar de codes die jij in je financiële systeem gebruikt.

Voorbeeld uit de praktijk
Een klant van WhiteVision was er reeds aan gewend om inkoopfacturen snel en efficiënt met onze software te verwerken — van binnenkomst in de mailbox tot boeking in AFAS. Nu kreeg het bedrijf te maken met een nieuwe uitdaging: het moest XML-facturen verrijken met projectgegevens om deze te kunnen boeken. Het financiële systeem bood niet de mogelijkheid om XML van het INSBOU003-formaat in te lezen. Daarom hebben we deze twee taken binnen WhiteVision gecombineerd. Het resultaat: een oplossing waarmee onze klant álle verschillende typen facturen kan verwerken — in een krachtige werkomgeving waarin plaatje, document en ERP-data slim gecombineerd worden tot een boekingsvoorstel.

Wat is de situatie?
Jouw ERP-pakket is goed in staat om XML-bestanden te verwerken.  Het grootste deel van de e-facturen verwerk je daarom al digitaal. Maar in je facturen-mailbox komen ook nog facturen binnen in pdf-vorm of per mail. De uitdaging: facturen met en zonder XML lopen door elkaar heen, waardoor het verwerken ervan minder efficiënt gaat dan je zou willen.

Hoe los je dit op?
Je hebt een oplossing nodig die onderscheid kan maken tussen facturen met en zonder XML. Beide moeten rechtstreeks je systeem in kunnen. WhiteVisions SMART E-mail handler biedt uitkomst. Deze handige tool herkent deze typen facturen en handelt in alle gevallen op de gewenste wijze: hij zet XML-facturen direct door naar de juiste plek en verrijkt facturen zonder XML om deze vervolgens op diezelfde plek klaar te zetten.

Voorbeeld uit de praktijk
Diverse klanten van WhiteVision maken gebruik van ERP-systemen waarin zij heel makkelijk XML-bestanden kunnen importeren. Daardoor kunnen ze veel e-facturen automatisch verwerken. WhiteVision heeft veel van deze klanten geholpen om ook facturen zonder XML-bijlage soepel te verwerken. Hoe? Middels de SMART E-mail handler, een handige tool die sorteer- en bewerktaken overneemt en alle inkomende facturen klaarzet op een plek waar het ERP-systeem ze kan inlezen.

Wat is de situatie?
Je wilt graag via de branchestandaarden (zoals de DICO-standaard) XML-facturen inlezen om deze beschikbaar te maken in de workflow én het digitale archief. Is er sprake van een mismatch van de factuur met bestelling en ontvangst, dan is het efficiënt als je je workflow-software kan gebruiken om de factuur voor te leggen aan de juiste persoon. Deze werkwijze zorgt dat je snel en eenvoudig communiceert én een compleet overzicht hebt. Bovendien hoef je zo geen apart werkproces in te richten voor deze afzonderlijke stroom aan documenten.

Hoe los je dit op?
Binnen ons standaardportfolio hebben wij oplossingen beschikbaar waarmee je deze behoefte kan vervullen. Het is mogelijk om een factuur met XML-bestand in te lezen volgens de branchestandaard en het document beschikbaar te maken in je fiatteringsworkflow. En als er geen pdf-plaatje bij de factuur zit, creëren we dit voor je. Zo veeg je alle potentiële problemen in één keer van tafel!

Voorbeeld uit de praktijk
Een aantal van onze BouwInfosys-klanten maakt al jaren gebruik van deze krachtige functie. Zij lezen reguliere én XML-facturen in via dezelfde omgeving. De XML-facturen gaan rechtstreeks het financiële systeem in, waarna ze beschikbaar zijn in de WhiteVision Workflow ter inzage en goedkeuring.

Wat is de situatie?
Je hebt een toeleverancier die jou wel XML-facturen stuurt, maar hier geen pdf-bijlage bij wil of kan voegen. Dan sta je voor een uitdaging. Want het systeem is zeer goed in staat om een databestand in te lezen, maar op de financiële administratie heb je toch echt een pdf nodig. Wij mensen zijn nu eenmaal visueel ingesteld — en één beeld zegt meer dan 1.000 woorden. Zonder plaatje van de factuur is het erg lastig om het document te controleren, boeken, fiatteren en archiveren.

Hoe los je dit op?
Een leverancier als WhiteVision — een toonaangevende speler op het gebied van inkoopfactuurverwerking — heeft natuurlijk een standaardoplossing voor dit probleem. Als wij bij het verwerken van een inkomende factuur ontdekken dat er wel een XML-, maar geen pdf-bijlage aanwezig is, creëren we een pdf voor je. Zo profiteer je van het beste van twee werelden: betrouwbare data én een leesbaar plaatje dat het ons als mens een stuk makkelijker maakt!

Voorbeeld uit de praktijk
Veel van onze klanten zijn actief op gebieden waar EDI reeds wat verder ingeburgerd is (bijvoorbeeld in de installatiebranche, waar veel bedrijven digitaal bestellen). Zij maken al jaren dankbaar gebruik van onze eenvoudige, handige standaardoplossing om elke XML mét een duidelijk plaatje van de factuur te verwerken.

Wat is de situatie?
Wanneer je XML-facturen binnenkrijgt, wil je hier een bijlage aan koppelen voordat je ze verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld een uitvoerders-, aflever-, uren- of pakbon zijn. Deze behoefte lijkt het inlezen van XML-facturen lastig of zelfs onmogelijk te maken. Want het is ingewikkeld en tijdrovend om een bijlage toe te voegen aan een document dat al in je financiële systeem zit. Tegelijkertijd is het erg jammer dat deze stap in je werkproces voor inefficiëntie zorgt — zeker omdat je door het verwerken van XML-facturen juist een optimalisatieslag zou kunnen maken.

Hoe los je dit op?
Binnen het WhiteVision-portfolio is de bonnenkoppelfunctie al jaren een belangrijke tool. Hiermee kan je bijlages snel en eenvoudig digitaal koppelen. Krijg je een XML-factuur binnen en wil je daaraan een bijlage koppelen, dan ruim je alle mogelijke struikelblokken rap uit de weg met deze krachtige functie.

Voorbeeld uit de praktijk
In de praktijk merken we dat de wens om bijlages te koppelen een belemmering kan vormen voor het omarmen van XML-facturen. Bij verschillende klanten hebben wij gezien dat onze bonnenkoppelfunctie dit euvel op effectieve wijze heeft geëlimineerd. Zij maken dan ook uitvoerig gebruik van de functie!

Wat is de situatie?
De facturen die je binnenkrijgt, bevatten veel detailregels. Denk aan lease-, brandstof- of telecomnota’s. Deze wil je graag op detailniveau boeken, óók als de informatie over vele pagina’s en bijlages verdeeld is. De SMART-OCR-engine is uitermate goed in staat om dit soort facturen te lezen en herkennen op detailniveau. Maar het is natuurlijk makkelijker om het bijgevoegde bestand (waar de data in staan) te gebruiken voor de detaillering.

Hoe los je dit op?
Binnen het portfolio van WhiteVision zijn alle middelen aanwezig om een factuur met een bijgevoegd databestand in te lezen en om te zetten tot een boeking — ongeacht het aantal regels en de mate van detaillering. Door de krachtige combinatie van plaatje, XML-data en gegevens uit je ERP-systeem wordt het boeken van complexe facturen kinderspel!

Voorbeeld uit de praktijk
Een klant van WhiteVision in België ontving een factuur met een afgedrukte Excelsheet als bijlage. Om de hoeveelheid aan gegevens enigszins behapbaar te maken, koos het bedrijf ervoor om een zeer klein lettertype in te zetten. Een gesprek met de toeleverancier wees uit dat het tevens mogelijk was om een e-factuur te ontvangen. Daarmee sloegen we twee vliegen in één klap. Er ontstond een betrouwbare omzetting van data naar een boeking en het bijbehorende plaatje was door het hele systeem beschikbaar — niet alleen tijdens het boeken en fiatteren, maar ook na archivering in het ERP-systeem.