Tijdsbesparing tips?

E-factureren

Verwerk XML-bestanden met WhiteVision en bespaar tijd en kosten met snelle digitale verwerking

Hoe werkt e-factureren?
Verwerk XML-bestanden met WhiteVision

 

De termen ‘e-facturatie’, ‘elektronisch factureren’ en ‘XML’ vliegen je om de oren. Sommige bedrijven gaan met e-factureren aan de slag vanuit samenwerkingen met bepaalde leveranciers; andere vanwege initiatieven binnen de branche. Dit roept bepaalde vragen op en zorgt tevens voor de nodige uitdagingen. Als leveranciers e-facturen versturen, moet jij daar immers op de juiste manier mee omgaan. Maar hoe werkt e-factureren nu eigenlijk precies? En hoe zet je de WhiteVision-oplossing in om e-facturen te ontvangen en te verwerken op een eenduidige manier?

Elke e-factuur efficiënt verwerken

(ook als de keten nog niet helemaal gereed is)?

De belofte achter e-facturatie is een automatische uitwisseling en verwerking van bestellingen, leveringsbonnen en facturen via de ERP-systemen van leverancier en ontvanger. Dit betekent dat je veel minder handmatige werkzaamheden hoeft te verrichten. Er zijn diverse initiatieven ontstaan om standaarden te definiëren. De standaardisatie van de uitwisseling van (onder andere) facturen middels XML is een aantrekkelijk concept. De achterliggende gedachte: als iedereen zich aan de richtlijnen houdt, bespaar je samen nog meer geld en tijd en zal het aantal fouten verder afnemen.

Een mooi streven, maar in de praktijk zien wij dat hierdoor ook nieuwe uitdagingen ontstaan. E-facturatie in de keten vindt nog maar zeer beperkt plaats. Er worden vooral XML-facturen uitgewisseld (vaak via e-mail). Daarnaast maakt de diversiteit aan standaarden en initiatieven rondom e-facturatie de zaken niet per definitie inzichtelijker. XML-formaten variëren zo sterk dat je hier op een slimme manier mee moet omgaan. Veel e-facturatie-initiatieven vinden binnen branches plaats. Maar je ontvangt natuurlijk ook altijd documenten van leveranciers die in andere sectoren opereren en daarom andere standaarden gebruiken. Hoe kan je hier als bedrijf nu het best mee omgaan?

WhiteVision biedt uitkomst — nu én in de toekomst. Ons doel: organisaties helpen om inkomende documenten snel en eenvoudig digitaal te verwerken. Ook e-facturen vallen daaronder. Met onze slimme software verwerk je elke factuur in rap tempo met een nóg grotere nauwkeurigheid. Het maakt niet uit welk type document je ontvangt en in welke vorm het document binnenkomt. Wij zorgen voor een juiste interpretatie en verwerking.

E-facturatie 

met WhiteVision in een notendop

Facturen komen in allerlei formaten binnen. Leveranciers kunnen pdf-, XML- of papieren facturen versturen. En soms plakken zij een factuur simpelweg in de body van de e-mail. Jij hebt een systeem nodig dat al deze inkomende documenten op dezelfde manier verwerkt.

WhiteVision biedt een oplossing die de kop- en regelgegevens van de factuur samen met het plaatje in één scherm toont en een boekingsvoorstel creëert. Door gebruik te maken van het XML-bestand, herkennen en verwerken we facturen sneller en nauwkeuriger. Een handmatige verwerking is niet meer nodig! Dit betekent dat jij tijd en ruimte overhoudt voor andere, meer uitdagende werkzaamheden, zoals het uitvoeren van analyses, controles of procesoptimalisaties.

Plan je demo

Elektronisch factureren en WhiteVision:
verwerking in één systeem

Verwerken XML

Met de totaaloplossing van WhiteVision kan je elk XML-bestand op eenduidige wijze in je administratie verwerken. Het systeem accepteert alle XML-formaten die gangbaar zijn in het proces van e-factureren. Denk aan INSBOU 3, SALES005, UBL 2.0 en UBL 2.1. Daarnaast ondersteunen we andere XML-formaten op klant-, branche- of ERP-specifieke basis.

Automatische herkenning

Ook kan je gebruikmaken van onze automatische regelherkenning. Dit betekent dat de software de XML-regels klaarzet ter voorbereiding van de boeking. Hier hoef je verder niets voor te doen.

Workflow

Ten slotte is het mogelijk om de WhiteVision Workflow in te zetten voor het routeren en fiatteren van elke elektronische factuur. Zo geschiedt de gehele verwerking van e-facturen binnen één systeem dat naadloos aansluit op je ERP-pakket.

E-facturen verwerken

De voordelen

  • Eenduidige verwerking van alle typen inkomende documenten: het verloopt altijd via hetzelfde proces
  • Ondersteuning van alle gangbare XML-formaten
  • Sneller, eenvoudiger en nauwkeuriger
  • Visuele weergave van XML-facturen voor een betere controle
  • Mogelijkheid om e-facturen te routeren en fiatteren
  • Vertrouwde WhiteVision-werkomgeving — óók voor de verwerking van e-facturen

Use cases

Wat is de situatie?
Je krijgt facturen binnen in verschillende formaten. Een deel bestaat uit pdf-bestanden, een deel uit INSBOU003-bestanden. Als financieel-administratief medewerker wil je je niet hoeven te bekommeren om het type factuur. Jouw doel is om je administratie efficiënt en betrouwbaar te laten verlopen. Je wilt een factuur met minder handmatige handelingen in je administratie verwerken, matchen met de opdracht en ontvangsten én een solide fiatteringssysteem hebben. Want zo bespaar je werk en tijd.

Hoe los je dit op?
Je hebt een systeem nodig dat alle inkomende facturen op eenzelfde manier verwerkt — of het nu gaat om pdf-, XML-, per e-mail ontvangen of zelfs papieren documenten. WhiteVision biedt dergelijke software, die de kop- en regelgegevens van de factuur samen met het plaatje in één scherm toont én een boekingsvoorstel creëert.

Voorbeeld uit de praktijk
Omdat de oplossing van WhiteVision zeer rijk is aan functionaliteit, kunnen we specifieke zaken gemakkelijk voor onze klanten inrichten. Dat hebben we bijvoorbeeld gedaan toen een klant aanliep tegen een administratief euvel: een toeleverancier leverde XML-bestanden op een andere plek en manier aan dan de bijbehorende pdf’s van facturen. De oplossing: onze consultant richtte een andere beschikbare functie in, zodat de klant het plaatje van de factuur óók kon zien bij de boekingsinformatie. Zo losten we een significant pijnpunt met een kleine handeling op. Omdat de functie standaard beschikbaar is binnen onze software, hoefden we namelijk enkel een vinkje te zetten!

Wil je meer lezen over de ervaring van deze klant met WhiteVision?

Lees de klantcase van IP Zanten

Wat is de situatie?
Tot nu toe heb je XML-bijlages altijd genegeerd. Je hebt alle facturen ingelezen met WhiteVision, ongeacht documenttype of bijlage(s). Vanuit gebruikersperspectief best logisch, want op de financiële administratie wil je een eenduidig proces hebben voor het verwerken van alle soorten documenten. Zo voorkom je dat je een factuur mét XML moet zoeken in systeem 1 en een factuur zónder XML in systeem 2. Maar gezien de ontwikkelingen in de markt wil je deze werkwijze nu herzien. De XML-bijlage bevat immers veel informatie die je kan helpen om het gehele proces (van ontvangst tot betaling van de factuur) eenvoudiger te maken. Zeker nu diverse branches in het bedrijfsleven én de overheid meer aandacht aan dit thema geven, is de tijd gekomen om dit op te pakken.

Hoe los je dit op?
De oplossing is veel dichterbij dan je misschien denkt. Want WhiteVision is er al jaren klaar voor om dit documenttype te verwerken. Door ons hele portfolio — van SMART E-mail handler tot workflow-engine — in te zetten, creëer je een optimale omgeving. Deze gebruikt de meegeleverde gegevens in een XML-bestand om jouw boekings-, verbijzonderings- of matchingproces optimaal te ondersteunen. Heb je het omarmen van facturen met XML-bijlages altijd als een grote uitdaging gezien? Als je WhiteVision inzet, is het een kleine inspanning om ook deze facturen te integreren en gebruik te maken van de rijke XML-data.

Voorbeeld uit de praktijk
Veel van onze klanten hebben dit thema nog niet opgepakt omdat zij andere prioriteiten hadden. Door recente marktinitiatieven is daar verandering in gekomen. We voeren nu volop gesprekken en hebben de eerste afspraken gemaakt. Wij merken dat de prioriteiten op dit vlak onder onze klanten aan het wijzigen zijn. Bij WhiteVision krijgen we er veel energie van om hen enthousiast te maken voor de oplossingen die we hiervoor bieden. We laten hen met plezier zien dat het helemaal niet moeilijk hoeft te zijn!

Heb jij XML ook altijd weggeschoven? Neem gerust contact met ons op om een afspraak te maken met een van onze consultants. We kunnen de integratie sneller voor elkaar krijgen dan je denkt.

Wat is de situatie?
Je administratieve systeem kan een bepaald type XML niet aan. Dat is een veelvoorkomende uitdaging op het gebied van e-facturatie, omdat ‘de standaard’ niet altijd een standaard is — standaarden die in sommige branches heel gebruikelijk zijn, zijn in andere sectoren onbekend. Dit kan resulteren in een tegenstrijdige situatie: je toeleverancier levert op de modernste manier facturen aan, die jij vervolgens op omslachtige wijze moet omzetten tot een boeking. Allerminst efficiënt en zeer tijdrovend.

Hoe los je dit op?
Je moet facturen op een universele manier verwerken. Een specifiek formaat of systeem mag jou niet belemmeren. Bij WhiteVision hebben we veel ervaring met het verwerken van verschillende bestanden. Daarom kunnen we in dit geval een oplossing bieden: een factuur met een formaat dat afwijkt voor je ERP-systeem, verwerken wij gewoon tot een boekingsvoorstel. Indien nodig kan je ook matchen met besteldata. Het is tevens mogelijk om specifieke codes (zoals de btw-code) in het XML-bestand om te zetten naar de codes die jij in je financiële systeem gebruikt.

Voorbeeld uit de praktijk
Een klant van WhiteVision was er reeds aan gewend om inkoopfacturen snel en efficiënt met onze software te verwerken — van binnenkomst in de mailbox tot boeking in AFAS. Nu kreeg het bedrijf te maken met een nieuwe uitdaging: het moest XML-facturen verrijken met projectgegevens om deze te kunnen boeken. Het financiële systeem bood niet de mogelijkheid om XML van het INSBOU003-formaat in te lezen. Daarom hebben we deze twee taken binnen WhiteVision gecombineerd. Het resultaat: een oplossing waarmee onze klant álle verschillende typen facturen kan verwerken — in een krachtige werkomgeving waarin plaatje, document en ERP-data slim gecombineerd worden tot een boekingsvoorstel.

Wat is de situatie?
Jouw ERP-pakket is goed in staat om XML-bestanden te verwerken.  Het grootste deel van de e-facturen verwerk je daarom al digitaal. Maar in je facturen-mailbox komen ook nog facturen binnen in pdf-vorm of per mail. De uitdaging: facturen met en zonder XML lopen door elkaar heen, waardoor het verwerken ervan minder efficiënt gaat dan je zou willen.

Hoe los je dit op?
Je hebt een oplossing nodig die onderscheid kan maken tussen facturen met en zonder XML. Beide moeten rechtstreeks je systeem in kunnen. WhiteVisions SMART E-mail handler biedt uitkomst. Deze handige tool herkent deze typen facturen en handelt in alle gevallen op de gewenste wijze: hij zet XML-facturen direct door naar de juiste plek en verrijkt facturen zonder XML om deze vervolgens op diezelfde plek klaar te zetten.

Voorbeeld uit de praktijk
Diverse klanten van WhiteVision maken gebruik van ERP-systemen waarin zij heel makkelijk XML-bestanden kunnen importeren. Daardoor kunnen ze veel e-facturen automatisch verwerken. WhiteVision heeft veel van deze klanten geholpen om ook facturen zonder XML-bijlage soepel te verwerken. Hoe? Middels de SMART E-mail handler, een handige tool die sorteer- en bewerktaken overneemt en alle inkomende facturen klaarzet op een plek waar het ERP-systeem ze kan inlezen.

Wat is de situatie?
Je wilt graag via de branchestandaarden (zoals de DICO-standaard) XML-facturen inlezen om deze beschikbaar te maken in de workflow én het digitale archief. Is er sprake van een mismatch van de factuur met bestelling en ontvangst, dan is het efficiënt als je je workflow-software kan gebruiken om de factuur voor te leggen aan de juiste persoon. Deze werkwijze zorgt dat je snel en eenvoudig communiceert én een compleet overzicht hebt. Bovendien hoef je zo geen apart werkproces in te richten voor deze afzonderlijke stroom aan documenten.

Hoe los je dit op?
Binnen ons standaardportfolio hebben wij oplossingen beschikbaar waarmee je deze behoefte kan vervullen. Het is mogelijk om een factuur met XML-bestand in te lezen volgens de branchestandaard en het document beschikbaar te maken in je fiatteringsworkflow. En als er geen pdf-plaatje bij de factuur zit, creëren we dit voor je. Zo veeg je alle potentiële problemen in één keer van tafel!

Voorbeeld uit de praktijk
Een aantal van onze BouwInfosys-klanten maakt al jaren gebruik van deze krachtige functie. Zij lezen reguliere én XML-facturen in via dezelfde omgeving. De XML-facturen gaan rechtstreeks het financiële systeem in, waarna ze beschikbaar zijn in de WhiteVision Workflow ter inzage en goedkeuring.

Wat is de situatie?
Je hebt een toeleverancier die jou wel XML-facturen stuurt, maar hier geen pdf-bijlage bij wil of kan voegen. Dan sta je voor een uitdaging. Want het systeem is zeer goed in staat om een databestand in te lezen, maar op de financiële administratie heb je toch echt een pdf nodig. Wij mensen zijn nu eenmaal visueel ingesteld — en één beeld zegt meer dan 1.000 woorden. Zonder plaatje van de factuur is het erg lastig om het document te controleren, boeken, fiatteren en archiveren.

Hoe los je dit op?
Een leverancier als WhiteVision — een toonaangevende speler op het gebied van inkoopfactuurverwerking — heeft natuurlijk een standaardoplossing voor dit probleem. Als wij bij het verwerken van een inkomende factuur ontdekken dat er wel een XML-, maar geen pdf-bijlage aanwezig is, creëren we een pdf voor je. Zo profiteer je van het beste van twee werelden: betrouwbare data én een leesbaar plaatje dat het ons als mens een stuk makkelijker maakt!

Voorbeeld uit de praktijk
Veel van onze klanten zijn actief op gebieden waar EDI reeds wat verder ingeburgerd is (bijvoorbeeld in de installatiebranche, waar veel bedrijven digitaal bestellen). Zij maken al jaren dankbaar gebruik van onze eenvoudige, handige standaardoplossing om elke XML mét een duidelijk plaatje van de factuur te verwerken.

Wat is de situatie?
Wanneer je XML-facturen binnenkrijgt, wil je hier een bijlage aan koppelen voordat je ze verwerkt. Dit kan bijvoorbeeld een uitvoerders-, aflever-, uren- of pakbon zijn. Deze behoefte lijkt het inlezen van XML-facturen lastig of zelfs onmogelijk te maken. Want het is ingewikkeld en tijdrovend om een bijlage toe te voegen aan een document dat al in je financiële systeem zit. Tegelijkertijd is het erg jammer dat deze stap in je werkproces voor inefficiëntie zorgt — zeker omdat je door het verwerken van XML-facturen juist een optimalisatieslag zou kunnen maken.

Hoe los je dit op?
Binnen het WhiteVision-portfolio is de bonnenkoppelfunctie al jaren een belangrijke tool. Hiermee kan je bijlages snel en eenvoudig digitaal koppelen. Krijg je een XML-factuur binnen en wil je daaraan een bijlage koppelen, dan ruim je alle mogelijke struikelblokken rap uit de weg met deze krachtige functie.

Voorbeeld uit de praktijk
In de praktijk merken we dat de wens om bijlages te koppelen een belemmering kan vormen voor het omarmen van XML-facturen. Bij verschillende klanten hebben wij gezien dat onze bonnenkoppelfunctie dit euvel op effectieve wijze heeft geëlimineerd. Zij maken dan ook uitvoerig gebruik van de functie!

Wat is de situatie?
De facturen die je binnenkrijgt, bevatten veel detailregels. Denk aan lease-, brandstof- of telecomnota’s. Deze wil je graag op detailniveau boeken, óók als de informatie over vele pagina’s en bijlages verdeeld is. De SMART-OCR-engine is uitermate goed in staat om dit soort facturen te lezen en herkennen op detailniveau. Maar het is natuurlijk makkelijker om het bijgevoegde bestand (waar de data in staan) te gebruiken voor de detaillering.

Hoe los je dit op?
Binnen het portfolio van WhiteVision zijn alle middelen aanwezig om een factuur met een bijgevoegd databestand in te lezen en om te zetten tot een boeking — ongeacht het aantal regels en de mate van detaillering. Door de krachtige combinatie van plaatje, XML-data en gegevens uit je ERP-systeem wordt het boeken van complexe facturen kinderspel!

Voorbeeld uit de praktijk
Een klant van WhiteVision in België ontving een factuur met een afgedrukte Excelsheet als bijlage. Om de hoeveelheid aan gegevens enigszins behapbaar te maken, koos het bedrijf ervoor om een zeer klein lettertype in te zetten. Een gesprek met de toeleverancier wees uit dat het tevens mogelijk was om een e-factuur te ontvangen. Daarmee sloegen we twee vliegen in één klap. Er ontstond een betrouwbare omzetting van data naar een boeking en het bijbehorende plaatje was door het hele systeem beschikbaar — niet alleen tijdens het boeken en fiatteren, maar ook na archivering in het ERP-systeem.

Dit vinden onze klanten

Goede herkenning

Gebruiksgemak

Tijdbesparend werken

Goede ondersteuning

Aan de slag met e-facturen?

Wil je weten wat onze totaaloplossing voor jouw organisatie kan doen omtrent de verwerking van e-facturen én overige facturen? Bij WhiteVision profiteer je van een gebruiksvriendelijk systeem, nauwe partnerships met ERP-leveranciers en jarenlange ervaring. Neem gerust eens contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Joost van Hensbergen, accountmanager

contact opnemen

Veelgestelde vragen over elektronisch factureren

Hier vind je een overzicht van vragen die wij vaak binnenkrijgen over e-facturatie. Staat jouw vraag hier niet tussen? Neem dan contact met ons op.

‘Elektronisch factureren’ duidt op het versturen van facturen op basis van gestructureerde data, gekoppeld aan allerlei standaarden zoals XML. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand.

Met WhiteVision kan je facturen digitaal verwerken — op een snelle, eenvoudige en nauwkeurige manier. Dat geldt ook voor e-facturen! Onze slimme software herkent facturen in XML-formaat, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Met onze oplossing kan je tevens elke e-factuur routeren en fiatteren.

Met onze oplossing kan je het proces van e-factureren omarmen, maar ook facturen in andere formaten verzamelen, herkennen, verwerken, routeren en accorderen. WhiteVision zorgt namelijk voor een eenduidige verwerking van álle typen inkomende facturen, ongeacht de manier waarop ze je organisatie binnenkomen.

Hierdoor blijft je administratie zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk verlopen. Want je beperkt de handmatige handelingen tot een minimum wanneer je onze oplossing inzet om een factuur te verwerken en te matchen met de opdracht en ontvangsten. En je maakt gebruik van solide workflow-software voor het fiatteren van facturen. Zo houd je meer tijd over, die je kan besteden aan andere belangrijke werkzaamheden.

Jazeker. De WhiteVision Workflow faciliteert de routering en fiattering van iedere e-factuur.

Als je een volledig kloppend XML-bestand binnenkrijgt, scheelt dit je een aantal stappen. Maar er zijn diverse knelpunten waar veel organisaties niet bij stilstaan. Het ideaalbeeld is dat alle XML-facturen op dezelfde manier je organisatie binnenkomen. Maar momenteel is er sprake van verschillende formaten. Je moet bedenken hoe je al die facturen op een uniforme manier in je proces krijgt, zodat dit kan doorlopen.

En zelfs áls elektronische facturen op een dag allemaal één vorm aannemen, zal je alsnog je proces moeten optimaliseren. Uiteindelijk wil je elke inkomende e-factuur op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem verwerken. En vervolgens moeten alle goedkeurders de factuur vlot fiatteren.

Het ultieme doel is natuurlijk om álle inkomende documenten snel, efficiënt en met een zo laag mogelijk foutgehalte te verwerken — ongeacht het formaat en de manier waarop ze binnenkomen. Als WhiteVision-gebruiker hoef je je hierover geen zorgen te maken, want onze oplossing ontzorgt je in dit opzicht volledig. Heb je SMART-OCR nodig, bijvoorbeeld om een pdf te verwerken? Dan routeren we het document daarnaartoe. Gaat het om een XML-document? In dat geval halen we de informatie hieruit. Het eindresultaat is altijd een uitstekend boekingsvoorstel dat je — eventueel na goedkeuring — kan verwerken in je ERP-systeem.

De belofte van XML-facturen is dat je (inkoop)facturen sneller, nauwkeuriger en efficiënter kan verwerken. Met WhiteVision kan je op leveranciersniveau instellen welk factuurtype leidend is: pdf of XML. In de praktijk zien we dat organisaties slechts een beperkte hoeveelheid (standaard-)XML-facturen versturen en ontvangen. Vaak bevat een pdf-factuur meer informatie — en deze is simpelweg niet beschikbaar op een XML-factuur.

Dit hangt af van de manier waarop orderbevestigingen worden aangeleverd. Ontvang je ze in pdf-formaat, dan scant en herkent WhiteVision de opdrachtbevestiging om deze te matchen met een pdf- of XML-factuur. Wordt het hele proces — van offerteaanvraag tot en met factuur — volledig digitaal ondersteund middels XML-transactieberichten? Dan matcht WhiteVision orderbevestigingen en bijbehorende facturen. Waar nodig zorgt onze oplossing voor een verrijking met externe data. Vervolgens zet zij een visuele controle klaar die je kan gebruiken binnen een workflow.

Ja. Wij werken al jaren nauw samen met verschillende ERP-leveranciers. Door deze partnerships sluit onze oplossing naadloos aan op diverse ERP-pakketten. Wij bieden tevens ondersteuning voor de meest gebruikte XML-standaarden in Nederland.

Uitgelichte functies

om nóg efficiënter te werken

SMART-OCR

De beste tekstherkenning met een zelflerend vermogen
Functie bekijken

SMART E-mail handler

Automatisch splitsen, combineren en verplaatsen van bijlagen of berichten. (optioneel)
Functie bekijken

Scan en herken

Werk met een gebruiksvriendelijke, zelflerende oplossing voor 'scan en herken'
Functie bekijken

Workflow

Altijd en overal uw inkomende facturen routeren, bekijken en accorderen.
Functie bekijken

Regelherkenning

Functionaliteiten om het automatisch verwerken van facturen nóg verder te vereenvoudigen.
Functie bekijken

Matching

Automatische matching van de inkoopfacturen met de bestellingen.
Functie bekijken