Wat is een UBL-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

Wat is een UBL-factuur?

UBL staat voor Universal Business Language. Financiële systemen gebruiken deze standaard om UBL-facturen in te lezen en te versturen. In een ideale wereld zou iedereen facturen verzenden en ontvangen in UBL-formaat – oftewel, werken met een type xml-bestand waarin een afgesproken structuur is vastgelegd. Maar zover zijn we nog lang niet. De realiteit is dat er diverse UBL-versies bestaan, zoals UBL 1.0, UBL 2.0 en het door de overheid gehanteerde SI-UBL. Er is zelfs een partij, UBL Ketentest, die diensten levert waarmee je kunt bekijken of pakketten aan de standaard voldoen.

Kortom, er zit heel wat variëteit in de zogenaamd simpele UBL-factuur. Daardoor doemen er nieuwe uitdagingen op. Welke zijn dit precies?

Wat zijn de uitdagingen bij het verwerken van een UBL-bestand?

UBL-facturen verwerken brengt de nodige vraagstukken met zich mee. Houd in ieder geval rekening met de volgende punten!

1. Hoewel de UBL-standaard al enige tijd bestaat, hebben niet alle financiële systemen deze geadopteerd. Een UBL-factuur wekt de illusie dat je volledig digitaal kunt werken, maar meestal zal je tóch de nodige handmatige werkzaamheden moeten uitvoeren om een UBL-factuur om te zetten naar een goede boeking én de pdf aan de boeking te koppelen.
2. Na het inlezen van een UBL-factuur ben je verre van klaar. Je moet handelingen verrichten om het UBL-bestand om te zetten naar een daadwerkelijke boeking in je systeem. Om een goede vastlegging in je systeem te waarborgen is het essentieel om inkoopfacturen te verdelen over meerdere grootboekrekeningen of kostenplaatsen. Wanneer je een UBL-factuur ontvangt, geschiedt dit nog steeds handmatig.
3. De UBL-standaard is niet altijd een standaard te noemen, omdat er verschillende versies van zijn. Zelfs als je de mogelijkheid hebt om een UBL-factuur digitaal in te lezen, kan dit soms betekenen dat je correcties alsnog handmatig moet doorvoeren in de boeking.
4. Lang niet alle facturen komen digitaal en/of met een UBL-bestand binnen. Houd hier dus altijd rekening mee: zorg dat je ook een werkwijze hebt om deze stroom aan inkomende facturen te verwerken. En vergeet bijlages zoals bonnen niet.
5. Om een UBL-factuur op een goede manier te verwerken, moet je niet alleen de data inlezen. Ook het plaatje van de factuur (het pdf-document) wil je eenvoudig kunnen terugzien in je financiële systeem. Maar niet alle ERP-oplossingen gaan hier even gemakkelijk mee om.
6. Zorg voor een goede workflow. Als je UBL-facturen digitaal verwerkt, is het erg bewerkelijk om deze handmatig per e-mail rond te sturen zodat ze een fiatteringsproces kunnen doorlopen (en uitprinten is helemaal uit den boze). Een digitaal fiatteringssyteem – oftewel, een workflow – is in dit geval eigenlijk onmisbaar.

Hoe ga je ‘UBL-uitdagingen’ te lijf?

Begin met het creëren van een stevige basis: richt je systeem zó in dat het de mogelijkheid biedt om niet alleen UBL-facturen, maar ook niet-UBL-facturen digitaal te verwerken. Oftewel, zorg dat je per post ontvangen facturen kunt scannen en per mail binnengekomen pdf-inkoopfacturen kunt aanbieden aan je OCR-oplossing. Laatstgenoemde moet de UBL-standaard voor je kunnen toevoegen. Kortom, stel poorten in om papieren, pdf- én UBL-facturen in te lezen.

Zoek daarnaast naar een methode waarmee je digitaal ontvangen facturen snel en overzichtelijk kunt omzetten naar een boekingsvoorstel dat past in jouw financiële systeem. Oftewel, zorg voor een eenvoudige oplossing die je helpt regels te verbijzonderen, te matchen met een inkooporder of transitorisch te boeken voor de juiste bewaking. Investeer ook in een workflowoplossing waarmee je digitaal ontvangen niet-UBL- én UBL-facturen efficiënt en gemakkelijk voorlegt aan de juiste fiatteur, zodat deze de factuur plus voorstelboeking kan accorderen.

Efficiënte verwerking van UBL-facturen én alle andere inkoopfacturen

UBL is een standaard die globaal goed werkt, maar op detailniveau voor veel organisaties nog tekortschiet. Ontvang je regelmatig een UBL-factuur, dan is de eerste stap om te onderzoeken hoe je deze kunt inlezen in je financiële systeem. Afhankelijk van de hoeveelheid facturen die je binnenkrijgt, de complexiteit van je boekingen en het aantal toeleveranciers dat je hebt, kun je beoordelen of de standaardfunctionaliteit van je bestaande systeem voldoende is. In sommige gevallen zal dit zeker zo zijn. Maar vaak kunnen specifieke oplossingen zoals die van Whitevision je helpen om een nóg grotere efficiëntieslag te maken.

Hoe? Middels bepaalde functies, zoals het herkennen van regels en het matchen daarvan met de openstaande ontvangsten van een inkooporder, het automatisch verrijken van een UBL-bestand met boekingsregels, het automatisch uitlezen en voorsorteren van inkomende facturen (met Whitevisions E-mailhandler) en het koppelen van ontvangstbonnen.

Wil je met deze functies aan de slag om het verwerken van een UBL-factuur een stuk gemakkelijker te maken? Of leest jouw systeem (nog) geen UBL-facturen in, maar heb je wél de behoefte om facturen digitaal te verwerken? Whitevision biedt oplossingen die integreren met diverse financiële systemen. Neem gerust eens contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je!