Papierloos werken: optimaliseer je inkoopfactuurverwerking!
Anno 2020 is papierloos werken hét streven van menig bedrijf. In het kader van efficiëntie, maar ook met het oog op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Wat zijn nu precies de voordelen van papierloos werken als het gaat om inkoopfactuurverwerking? En welke concrete stappen kun je nemen om een papierloos kantoor te realiseren? We bespreken het in deze blog.
Wat zijn de voordelen van een papierloos kantoor?
Waarom zou je eigenlijk papierloos werken? Er zijn nog steeds bedrijven die zich dit afvragen. Het volledig digitaliseren van je boekhouding kan immers een behoorlijke stap zijn. Bovendien investeer je hier tijd en geld in. Is dit de moeite waard? Absoluut. Sterker nog, als je wilt bijdragen aan een betere wereld én zo efficiënt mogelijk wilt werken, is het vandaag de dag een must. Waarom? We zetten de voordelen voor je op een rij!
- Je draagt een steentje bij aan een betere samenleving. Zowel wetenschappers als burgers maken zich steeds meer zorgen over de toekomst van de planeet. Milieubewustzijn is geen hype meer, maar een noodzaak. Veel bedrijven sluiten zich dan ook aan bij de trend van papierloos werken in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.
- Eentonige, repeterende werkzaamheden zijn verleden tijd. Het overtypen van gegevens is een saaie, tijdrovende taak. Als je het inkoopfactuurverwerkingsproces digitaliseert, hoef je dit niet meer te doen. Papierloos werken zorgt er dus voor dat jij je als medewerker op de financiële administratie kunt wijden aan taken die meer waarde toevoegen voor de organisatie.
- Facturen raken nooit meer weg. Elimineer je papier uit het inkoopfactuurverwerkingsproces door het volledig te digitaliseren, dan krijg je een overzichtelijke, betrouwbare administratie. Met één druk op de knop kun je bijvoorbeeld op ieder moment bekijken waar een factuur zich bevindt.
- Het fiatteringsproces verloopt veel sneller en efficiënter. Met workflow-software zorg je ervoor dat facturen automatisch langs alle goedkeurders gaan. Het systeem verzendt reminders op vaste tijdstippen (jij kunt zelf bepalen welke dit zijn). Dit versnelt het fiatteringsproces aanzienlijk. Er komt geen stukje papier aan te pas en – nog belangrijker – jij hebt er geen omkijken naar.
- Gearchiveerde inkoopfacturen vind je in een handomdraai terug. Vergeet de kasten vol uitpuilende factuurmappen. Wie papierloos werkt, kan een reeds verwerkte factuur eenvoudig opzoeken in het digitale archief.
Papierloos werken: 3 tips
Heb jij besloten om jouw inkoopfactuurverwerkingsproces te automatiseren, zodat papierloos werken ook op jouw kantoor een feit wordt? Dan is het belangrijk om de juiste aanpak te bepalen. Als je in het begin weldoordachte beslissingen neemt, maak je een goede start met het voeren van een digitale administratie. We helpen je graag op weg met 3 praktische tips!
- Kies voor slimme OCR-software en een gebruiksvriendelijk systeem
Als je overstapt op digitale factuurverwerking, wil je hier eigenlijk geen omkijken naar hebben. Dat is mogelijk, mits je voor slimme OCR-software (Benieuwd naar de werking hiervan? Lees onze blog ‘Wat is OCR‘.) Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de virtuele drempel waar jij en/of je collega’s overheen moeten stappen. Papierloos werken betekent dat je de macht der gewoonte moet laten varen en dat is niet altijd even eenvoudig. Om de overgang te vergemakkelijken, kun je het best kiezen voor een gebruiksvriendelijk digitaal systeem. Als iedereen er snel mee kan leren werken, worden de voordelen gauw duidelijk. Daarmee ruim je eventuele weerzin binnen de kortste keren uit de weg! - Vraag je toeleveranciers om facturen digitaal aan te leveren
Papierloos werken realiseer je niet alléén. Het digitaal versturen van facturen wordt steeds meer de norm, maar er zijn nog altijd toeleveranciers die hun facturen op papier aanleveren. Wil je inkoopfactuurverwerking geheel digitaliseren, dan komt daar soms een stukje ‘opvoeding’ bij kijken. Communiceer naar je toeleveranciers dat je voortaan alleen nog per mail aangeleverde facturen accepteert. Natuurlijk krijg je vervolgens te maken met een nieuwe uitdaging: een stroom aan e-mailberichten die je moet voorsorteren en -bewerken. Maar dit stukje digitale factuurverwerking kun je óók automatiseren met een handige tool, zoals de SMART E-mail-handler. - Denk na over de inrichting van je digitale archief
Hoewel steeds meer organisaties overstappen op het digitaal boeken van inkoopfacturen, is het archiveringsproces vaak nog papiergebonden. De reden hiervoor is dat er veel vragen bestaan omtrent het opzetten van een digitaal archief. Mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Wil je papierloos werken écht goed aanpakken, verdiep je dan in wat er allemaal komt kijken bij een digitaal archief. Facturen digitaal bewaren mag, mits je aan alle wettelijke eisen voldoet. Het is absoluut de moeite waard om uit te zoeken hoe je dit moet aanpakken. Zowel het milieu als je organisatie zal ervan profiteren!
Klaar voor een papierloos tijdperk?
Wil jij de mogelijkheden omtrent papierloos werken eens bespreken? Of heb je al besloten om een papierloos kantoor op te zetten en wil je dit goed aanpakken? Neem gerust eens contact met ons op. We helpen je graag verder.
