Facturen scannen en boeken: hoe werkt een koppeling met je ERP-systeem?
Facturen scannen en boeken met een goede automatiseringsoplossing bespaart je veel tijd. Maar je bent pas écht efficiënt bezig als deze oplossing koppelt met je ERP-systeem. Wat moet je je hier precies bij voorstellen?
De gouden combinatie: techniek, branche-expertise en partnership
Het is belangrijk om te beseffen dat een technische koppeling alléén je niet voldoende oplevert. Als je op zoek gaat naar een goede scan- en herken-partij, kijk dan of deze kennis heeft van de markt en jouw branche. Ga ook na of de leverancier een hecht partnership heeft met je ERP-leverancier. Als de samenwerking diep gaat, verloopt deze heel soepel — en daarvan pluk jij de vruchten. Facturen scannen en boeken in je ERP-systeem wordt zo namelijk een stuk eenvoudiger. Raadpleeg bij twijfel altijd even je ERP-leverancier. Deze kan je vertellen welke partij een goede koppeling biedt!
Vóórdat je aan de slag gaat met facturen scannen en boeken: het implementatieproces
Als het partnership tussen je scan- en herken-partij (ook wel ‘leverancier van OCR-software‘ genoemd) en je ERP-leverancier solide is, nemen beide partijen je mee in de implementatie. Met een goede koppeling kun je erop rekenen dat het implementatieproces heel soepel verloopt. In principe hoef jij niets zelf te regelen. Dát is de kracht van een stevig partnership.
Is de aansluiting minder goed, dan moet je vaak zelf de handen uit de mouwen steken: je dient beide partners op de hoogte te stellen van de integratie. Daarnaast moet je de mogelijkheden nagaan bij je ERP-leverancier. Een stuk omslachtiger, want zo ben jij degene die het hiaat tussen beide partijen moet dichten. En eigenlijk wil jij je slechts met één ding bezighouden: facturen scannen en boeken!
Wat houden een verregaande koppeling en een goed partnership in?
Wat doet een scan- en herken-partij die een verregaande koppeling met je ERP-systeem biedt? We zetten de belangrijkste punten voor je op een rij! Een goede scan- en herken-partij:
- Overziet de volledige keten. Vanuit het partnership bekijkt de leverancier nauwkeurig welke zaken hij op welke plekken moet realiseren.
- Slaat de handen ineen met de ERP-leverancier om samen klanten te ontzorgen.
- Zorgt ervoor dat jij weet bij wie je moet zijn om eventuele problemen op te lossen. Hierover heeft de scan- en herken-partij namelijk hele goede afspraken gemaakt met je ERP-leverancier.
- Levert de tooling en software waarmee de juiste informatie op het juiste moment bij jou terechtkomt. Een solide scan- en herken-oplossing laat het proces zoveel mogelijk geautomatiseerd verlopen, maar geeft ook tijdig een signaal bij afwijkingen die jouw aandacht nodig hebben.
- Is een ervaren expert die kennis heeft van jouw vakgebied en ERP-systeem. Daardoor weet je zeker dat zowel de scan- en herken-partij als de ERP-leverancier jouw taal spreken.
Waarom zijn deze zaken zo belangrijk? Simpel. Jij wilt facturen scannen en boeken op een snelle, efficiënte, eenvoudige manier. Werk je met een goede scan- en herken-partij, dan word je ontzorgd. Zo kun je documenten als inkoopfacturen en serviceorders heel soepel verwerken. Als er sprake is van een goed partnership, hoef jij je geen zorgen te maken over het aan elkaar knopen van losse eindjes. Alles is zo optimaal mogelijk ingericht. Wel zo makkelijk!
