Mag je facturen digitaal bewaren?
Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan?
Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Digitaal archief voor facturen: 4 tips
Er zijn diverse wettelijke eisen waaraan je moet voldoen op het gebied van digitale factuurverwerking. Wil je facturen alléén digitaal bewaren, dan is het bijvoorbeeld – net als bij een papieren archief – verplicht om elke factuur én de communicatie daarover 7 jaar lang te bewaren. Daarbij geldt dat alle documentatie integer en goed leesbaar moet zijn. Wil je de wettelijke ins en outs weten omtrent het digitaal bewaren van facturen, lees dan deze download van de Belastingdienst. Om je vervolgens op weg te helpen geven wij je 4 tips, zodat je concrete stappen kunt nemen om een solide digitaal archief voor facturen op te zetten!
1. Kies voor een goede scan- en herken-oplossing
Wil je facturen digitaal bewaren, dan is het cruciaal om de integriteit van alle documenten te bewaken. Dat begint met slimme OCR-software. Deze zorgt voor een goede herkenning van inkoopfacturen én alle bijbehorende e-mails en bonnen. Het credo: hoe beter je scan- en herken-oplossing, hoe leesbaarder de gescande documenten. (Lees ook onze 5 tips voor het scannen van inkoopfacturen.)
2. Zorg ervoor dat alle benodigde documenten direct oproepbaar zijn
‘Authenticiteit’ is een sleutelwoord wanneer je werkt met een digitaal archief. In dat kader is het belangrijk dat je bij het verwerken van een inkoopfactuur de pdf-versie én alle bijbehorende e-mails en bonnen aan de boeking hangt. Deze bundel documenten waarborgt de authenticiteit van de pdf. Daarnaast moeten alle gegevens – van crediteurgegevens tot factuurdata – direct oproepbaar zijn. Denk hier goed over na vóórdat je een digitaal archief aanlegt. Want hoe zuiverder je alle gegevens bewaart, hoe zuiverder je processen verlopen. Een goed systeem kan je hier aanzienlijk bij helpen.
3. Bewaar alles op één plek
Wanneer je de leesbaarheid en authenticiteit hebt gewaarborgd, moet je ervoor zorgen dat je alle geboekte inkoopfacturen op 1 plek in je ERP-systeem bewaart. Je fysieke ‘opslagplaats’ (kasten vol mappen met facturen) verdwijnt, wat betekent dat de digitale variant daarop goed geordend moet zijn. Waar het om gaat is dat je alles beheersbaar houdt: moet je een inkoopfactuur en alle notities daarover vier jaar later terugvinden, dan zou dit slechts 1 muisklik moeten kosten. De meeste ERP-systemen bieden hiervoor wel opties, maar die zijn vaak beperkt of niet zo gebruiksvriendelijk. Inkoopfactuurverwerking is namelijk een randproces voor de ERP-leverancier. Wil je facturen digitaal bewaren, dan kan aanvullende software zoals die van Whitevision dit een stuk gemakkelijker maken.
4. Besteed aandacht aan back-ups
Hoe goed je beveiliging ook is en hoeveel moeite je ook doet om fraude te voorkomen en phishingmails te ondervangen, elk systeem kan crashen. Facturen digitaal bewaren kan dus alléén als je zorgt voor zeer goede back-ups. Natuurlijk kun je hier zelf allerlei maatregelen voor treffen, maar dat is vaak een complexe en tijdrovende bezigheid. Het alternatief: een cloudoplossing die alle back-ups automatisch verzorgt.
Facturen digitaal bewaren: aan de slag met een digitaal archief?
Als je de bovenstaande stappen allemaal handmatig moet uitvoeren, ben je ontzettend veel tijd kwijt. Facturen digitaal bewaren kán veel simpeler. Hoe? Met de juiste tooling. De oplossing van Whitevision legt inkoopfacturen en alle bijbehorende documentatie op een betrouwbare manier vast in je kernsysteem. Wil je hier meer over weten? Neem gerust eens contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je!
