Administratieve processen verbeteren: 3 tips, 5 voordelen
Wil jij je administratieve processen verbeteren, maar lijkt dit je een flinke klus? Moeilijk hoeft het niet te zijn. En de moeite waard is het zéker. Waarom? Dat vertellen we je in deze blog. Doe je voordeel met onze 3 tips voor het automatiseren van documentverwerking en lees van welke 5 voordelen je profiteert als je je administratieve processen gaat verbeteren.
Hoe ziet documentverwerking eruit? Handmatig versus scan en herken
Werk je nog volgens een traditionele werkwijze, dan kost het verwerken van een inkomend document je behoorlijk wat tijd. Laten we bij wijze van voorbeeld eens naar inkoopfacturen kijken. Deze komen meestal binnen via de mail en post (vandaag de dag krijgen organisaties overigens steeds minder papieren facturen binnen). Maar soms moet je een factuur downloaden in het portaal van een leverancier. Nadat je (eventueel) het benodigde printwerk hebt uitgevoerd, moet je de factuur inboeken. Alle gegevens voer je handmatig in: van factuurnummer en -datum tot bedragen en omschrijving. Vervolgens geef je de factuur op papier een boekstuknummer mee, zodat zij altijd matcht met het nummer in je boekhoudprogramma. Dit maakt het makkelijker om de factuur later terug te vinden. Wanneer een collega de fysieke factuur heeft gefiatteerd, moet je deze handmatig vrijgeven voor betaling en archiveren.
Kortom, véél handelingen voor het verwerken van 1 factuur. En dan hebben we het ook nog eens over repeterende, weinig uitdagende taken. Het kan allemaal een stuk efficiënter. Wil je je administratieve processen verbeteren, dan is het slim om een goede automatiseringsoplossing in te zetten. Gebruik je scan- en herken-software, dan gaat het proces er aanzienlijk op vooruit. Papieren facturen hoef je alleen even te scannen. Facturen die per mail binnenkomen, sleep je naar je zogeheten OCR-software (of je laat het sorteren en bewerken óók over aan een slimme tool). Vervolgens herkent het systeem de facturen automatisch, wat betekent dat alle gegevens worden ingevuld. Jij hoeft ze enkel nog even te controleren. Werk je met goede workflow-software, dan kun je de factuur automatisch routeren ter fiattering, waarna zij vanzelf wordt vrijgegeven voor betaling. Administratieve processen verbeteren kan bijna niet eenvoudiger!
Aan de slag met administratieve
processen verbeteren: 3 tips
1. Kies voor slimme OCR-software
Een OCR-systeem herkent elementen als factuurnummer, btw-bedrag en crediteur en zet deze om tot een betrouwbaar boekingsvoorstel. Een slimme OCR-oplossing gaat echter een stapje verder. Deze spoort fouten op facturen actief op en is zelflerend, wat betekent dat zij mettertijd alleen maar nóg slimmer wordt. Digitale factuurverwerking verloopt zo steeds efficiënter en sneller.
2. Werk met goede, gebruiksvriendelijke workflow-software
Een digitaal workflow systeem zorgt ervoor dat facturen langs de juiste personen gaan ter fiattering — allemaal via de digitale route. Op het moment dat een document klaarstaat voor accordering, krijgen je collega’s een notificatie. Zij kunnen het document via desktop, laptop, tablet of telefoon bekijken en fiatteren. Als je een document achteraf moet naslaan, haal je het direct tevoorschijn vanuit je persoonlijke historie (een overzicht van alle door jou gefiatteerde facturen). Samengevat: wil je je administratieve processen verbeteren, dan kun je met workflow-software een enorme efficiëntieslag bewerkstelligen.
3. Ga in zee met een betrouwbare leverancier
Wil je OCR-software en/of een digitale workflow inzetten, dan doe je een langetermijninvestering. In dat kader is het cruciaal dat je kiest voor een leverancier die goed bij jou past. Een partij die thuis is in jouw vakjargon en die een soortgelijke bedrijfscultuur heeft. Bekijk ook hoeveel klanten de leverancier heeft en hoe lang het bedrijf bestaat. En schroom niet om te vragen om referenties. Een leverancier kan van alles over zichzelf vertellen, maar je wilt natuurlijk ook meer weten over praktijkervaringen. Lees daarom klantcases of regel een klantbezoek bij een referent. Ga daarnaast na of de leverancier zijn eigen software ontwikkelt. Dit biedt namelijk erg veel mogelijkheden!
Het ‘waarom’: profiteer van 5 voordelen
Het vergt best even wat uitzoekwerk: administratieve processen verbeteren. Maar wanneer je je keuze eenmaal hebt gemaakt, profiteer je van aanzienlijke voordelen. Benieuwd welke dit zijn? We zetten de 5 belangrijkste voor je op een rij:
- Meer tijd voor uitdagende werkzaamheden
Vind je het overtypen van documentgegevens een saaie, repeterende taak? Als je kiest voor een automatiseringsoplossing, hoef je je hier niet meer mee bezig te houden. Je werkt stukken efficiënter en je kunt je focussen op werkzaamheden waarvan je veel gelukkiger wordt. - Sneller boeken
Werk je met OCR-software en/of een digitale workflow, dan hoef je gegevens alleen nog te controleren. Overtypen is verleden tijd. Daardoor kun je een factuur véél sneller boeken. - Kleinere foutgevoeligheid
Ga je je administratieve processen verbeteren, dan betekent dit dat je menselijke fouten elimineert. Omdat overtypwerk niet meer nodig is, kun je cijfers bijvoorbeeld niet per ongeluk omdraaien. De documentgegevens worden automatisch herkend en ingevuld! - Pdf-versie altijd en overal inzichtelijk
Wanneer je een verwerkt document archiveert in een fysieke map, moet je altijd naar de archiefkast lopen om het na te slaan. Een tijdrovend proces dat soms ook voor logistieke problemen kan zorgen, bijvoorbeeld als je onderweg bent of vanuit huis werkt. Met een digitaal archief is de pdf-versie van het document echter altijd en overal inzichtelijk. - Nooit meer facturen kwijt
Werk je met workflow-software, dan fiatteer je documenten digitaal. Dit betekent niet alleen dat je sneller en efficiënter werkt; het is ook onmogelijk om een document kwijt te raken, aangezien je het niet fysiek rondstuurt. Het kan dus nooit meer ondersneeuwen op het overvolle bureau van een collega!
Administratieve processen verbeteren: hulp nodig?
Wil jij de 3 tips in deze blog verder verkennen en profiteren van de genoemde voordelen? Oftewel, wil je je administratieve processen verbeteren? Neem gerust contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je.
Contact opnemen
